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「プロジェクト管理」は、プロジェクトを成功させる上で必ず実施しなくてはならない仕組みの一つです。プロジェクトを計画通りに進めるためにはプロジェクトの各作業や工程、進捗を管理する必要があり、さらに成功させるためには計画に沿った管理が求められるでしょう。
当記事では「プロジェクト管理の基本知識」「管理方法」などを解説します。プロジェクトを滞りなく進行させて成功へ導くために、ぜひ最後までご覧ください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、「人・物・お金・時間・情報 」をコントロールして、計画したプロジェクトを成功させるための仕組みを指します。
プロジェクト管理なくして効率的に業務を遂行できないため、プロジェクトを発足した際は必ずプロジェクトマネージャーを中心に管理します。

プロジェクトマネージャーは、予算を使って、プロジェクトを遂行し、モノ・サービスを納期までに納品します。
それだけではなく、スケジュール管理やコスト管理、人員配置といった細かい工程まで把握してまとめあげることも求められます。

プロジェクト管理の必要性

プロジェクト管理では、プロジェクトの工程を細分化してタスクを抽出します。すべてのタスクの進捗状況を把握・管理できていないと、予算オーバーや期日遅れ、低品質のモノ・サービスを提供してしまうなどプロジェクトそのものに大きな影響を及ぼします。
また、タスクの管理不足による弊害は外部だけでなく、メンバー同士のトラブルや利益損失など内部にも悪影響を及ぼす場合もあります。
つまり、様々なリスクを回避して社内外への悪影響を及ぼさないために、プロジェクト管理は必要となります。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理には、「要件の厳守」と「利益の最大化」という2つの目的があります。
プロジェクト管理は最初に目標とした期日や予算、品質などの要件を厳守するために行われます。要件を厳守して達成するには、細分化されたタスクの進捗管理と必要に応じた見直しをすることで、プロジェクト全体の状況を常に把握しなくてはいけません。

もう一つの目的である利益の最大化とは、決められた予算内でクライアントから求められた品質のサービスを提供した上で、自社の利益の最大化を図ることです。細分化されたタスクの中で無駄を削減し、効率的にプロジェクト管理が行われれば、自然と利益は最大化する方向へ進むとされています。

プロジェクト管理を行うことで得られる効果

プロジェクト管理によって得られる効果は以下の3つです。

【 プロジェクト管理を行うことで得られる効果 】

• 品質管理が徹底できる
• コストを管理しやすくなる
• スケジュールを可視化できる

品質管理が徹底できる

プロジェクト管理を行うことで、定期的な品質チェックの実施に繋がります。品質に関する問題点を常に把握できるため、徹底した品質管理が可能になります。期日や予算通りに納品できても品質が悪いとプロジェクトの成功とは言えないため、品質を保証できるような進行管理が望まれます。

コストを管理しやすくなる

コスト管理とは、外注費や人件費などが想定以上にかかってしまわないように予算をコントロールすることです。
プロジェクトの中でかかる費用はいくつもありますが、特に外注費と人件費が多く発生しやすいです。これらのコストを最適化するためにも、プロジェクトの進行状況を把握し、関係者 の状況把握や予算管理をして、二つの費用の状況把握と軌道修正をスムーズに行えるようにしましょう。

スケジュールを可視化できる

納期までのプロセスとスケジュールを可視化できるようになります。スケジュールを可視化することで、プロジェクトのスタート時には、各タスクの関係者とスケジュールの全体像が把握できるため、最終的な着地点を見据えやすくなります。
また、プロジェクトの進行中には各タスクの進捗状況の把握ができ、期日通りにプロジェクトを完了させやすくなるでしょう。

プロジェクト管理の方法

プロジェクト管理を行う方法は、表やツールを使った手法など様々です。以下はプロジェクト管理で特によく使われる方法です。

• ガントチャート
• Work Breakdown Structure
• アジャイル
• 管理ツール

プロジェクトの規模や種類によって管理の方法を変えることで、より効率的にプロジェクトを管理することができます。
自社で取り組むプロジェクトの特性を理解した上で適切な方法を選択しましょう。

ガントチャート

ガントチャートとは表と棒グラフを用いて、大きなプロジェクトの中で細分化された各タスクの進捗状況を把握する方法です。
一般的には、左端の縦軸に各タスクや担当者を記入し、横軸に日付などを入れることで、プロジェクト達成までの開始・終了時期、進捗状況が把握できます。
さらに、タスクの中で重要なものには「マイルストーン」という小さいマークなどをつけて強調する場合や、サブタスクの記載項目をつける場合などがあります。

Work Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Structureは作業分解構造のことで、「WBS」と略すこともあります。プロジェクト全体をタスクに分け、木のような構造で表す方法です。
プロジェクトを達成するために必要な作業を洗い出し、誰がいつまでにどのタスクをどこまでに完了するかを把握できるため、ガントチャートの縦軸を作るために使用する場合もあります。タスクを細かく分けたのち、順序を設定して構造化し、すべての作業に担当者を設定していくことでWBSが作成できます。

アジャイル

アジャイルとは、プロジェクトの中のタスクを複数のステージに分割し、各ステージで関係者とコミュニケーションを取って、レビューをしながら管理をしていく方法です。ステージごとにフィードバックが得られるため、顧客のニーズに寄り添いながらプロジェクト達成に繋げることができます。
しかし、各ステージに注目しすぎると全体を通してのスケジュール感などが見えにくくなってしまう場合もあるため、プロジェクトマネージャーがしっかりと全体を把握することが大切になってきます。

プロジェクト管理ツール「SynViz S2」

プロジェクト管理ツール「SynViz S2」とは、弊社が開発した工程管理・プロジェクト管理業務を効率化するソリューションです。
ガントチャートをさらに使いやすく且つ効率化したツールで、誰でも使いやすいという特徴があります。
Excelを利用して管理している場合でも、「SynViz S2」は「Excelのような使いやすさ」がメリットでもあるため、Excelからの移行でも抵抗感なく導入できます。

また、「SynViz S2」を利用すれば「プロジェクト情報の収集」「業務の標準化」「工程遅れの改善」を効率的に行えます。
現在、プロジェクトの管理が円滑に進まない、プロジェクトマネージャーの負担が大きすぎる、といった悩みを解決する には「SynViz S2」がおすすめです。

プロジェクト管理を成功させるポイント

プロジェクト管理をする上で欠かせない重要なポイントがいくつかあります。
それらを押さえておくことでプロジェクトの成功確率は確実に高まります。

【 プロジェクト管理を成功させるポイント 】

• スケジュール管理の徹底
• 適切なコストマネジメント
• 情報共有
• 素早いコミュニケーション
• ツールの有効活用
• 関係者全員の方向性の統一

プロジェクト管理を成功させるためには人や時間などの管理が必要不可欠です。
そのため、関係者とのコミュニケーションや情報共有を素早く正確に行わないといけません。プロジェクトはチームで動くからこそ、プロジェクトマネージャーだけでなく全員で管理に対する意識を持ちましょう。

スケジュール管理の徹底

一連のプロジェクトを細分化すると、各タスクをこなすことに目を向けがちですが、全体のスケジュールを把握し・進捗に合わせてタスクをコントロールしないと、ただ作業しているだけの状態になってしまいます。プロジェクトがスタートする時には、それぞれのタスクはいつまでに完了すれば良いのか、どの順番で行えば良いのかなどを綿密に計画・管理しましょう。

適切なコストマネジメント

プロジェクト管理の目的の一つに「利益の最大化」があり、高品質のモノ・サービスを期日通りに納品しても利益が少なければプロジェクトの目標達成、またはプロジェクトが成功した とは言えません。
コストマネジメントでは、プロジェクトスタート時の正確な予算設定が重要です。過去のデータを参考にしながらなるべく正確な見積もりを出して予算を設定しましょう。また、進行中はプロジェクト全体を把握しながら、最終的に適切なコストになるよう、予算をコントロールすることも求められます。

情報共有

多くの人が関わるプロジェクトでは、関係者全員での情報共有が重要です。共有する情報はスケジュール、プロジェクトの進捗状況、計画遅延といった問題点、計画変更の履歴や理由、各工程での成果物など様々な項目があり、一人一人がこれらの項目を理解しておけばスムーズなプロジェクト進行に繋がります。
また、プロジェクトマネージャーは作業の進捗状況だけでなく、作業関係者それぞれの心身の状況なども把握しておきましょう。
結果としてプロジェクトの進行スピードを左右するのはメンバー自身であるため、メンバーの細かな情報が共有できていればより良い結果に繋がります。

素早いコミュニケーション

関係者との情報共有やコミュニケーションをとる時にはスピード感が重要です。プロジェクトは常に進め続けなくてはいけないため、素早い連絡や報告ができないと進行が停滞してしまいます。
各タスクの遅延による納期遅れを発生させないためにも、素早いコミュニケーションを意識して問題の早期発見、対処を意識してプロジェクトの管理に取り組みましょう。

ツールの有効活用

細分化された各タスクの管理や全体のスケジュール・予算・進捗状況の把握など、多大な労力を要するプロジェクト管理はミスが発生しやすいです。しかし、プロジェクト管理ツールを有効活用すれば作業を効率化できるだけでなく、管理における負担も大幅に軽減できるでしょう。
近年クラウド型の管理ツールも普及しており、在宅ワークでもプロジェクト管理が可能になっています。どういったプロジェクトを取り扱うのかによって適したツールが変わるため、自社の傾向を元にツールを検討しましょう。

関係者全員の方向性の統一

プロジェクト成功の基本は、関係者全員が同じ目標に向かって各タスクに取り組むことです。同じ目標に向かって取り組むには、関わる人全員がプロジェクトの目標を理解している必要があります。なぜなら、各担当がプロジェクトの目標をもとに方向性を決めて、タスクに対してどのように取り組むかによって品質は大きく変化するからです。
つまり、プロジェクトマネージャーは自身がプロジェクトの目標・方向性を把握するだけでなく、プロジェクトメンバー全員に目標・方向性を認識させることも重要な業務になります。

プロジェクト管理に役立つ資格

プロジェクト管理の効果をより高めるためには、プロジェクトマネージャーが様々な知識やスキルを身に着けておく必要があります。
なかでもおすすめの資格を以下の表にまとめました。下記は本記事執筆時点の情報です。
詳しい内容は各資格の公式サイトなどをご確認ください。

プロジェクト管理の業務に資格は必須ではありませんが、資格の取得を通じてノウハウを学び、実務に活用することは非常に有効です。
知識や経験、スキルが証明される資格は、あらゆるシーンで武器となるため持っておいて損はないでしょう。

まとめ

プロジェクト管理は「人・物・お金・時間・情報」をコントロールして、計画したプロジェクトを成功させるための仕組みです。
管理は「要件の厳守」と「利益の最大化」を目標としており、プロジェクト管理がきちんと行われていないとそれらの目標は実現しません。

以上のことを踏まえて、プロジェクトを統括するプロジェクトリーダー、またはプロジェクトマネージャーは、ガントチャートや管理ツールなどプロジェクトに合った方法を駆使して成功に導くことが求められます。また、方法と合わせて情報共有のスピードやコストマネジメントなど、管理に重要なポイントも押さえておけばプロジェクトの成功は確実に近づくでしょう。

※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

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