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Hitachi

日立ソリューションズ東日本

株式会社吉田システム 様

工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」 

■ お客様インタビュー メニュー

株式会社吉田システム 様

システム開発の予算オーバーが、裁判などのトラブルになるケースが珍しくなくなった。赤字プロジェクトの解消や納期厳守、導入システムの品質保証は、システム開発における永遠の課題である。進捗管理を徹底して行えばこれらの課題を解決できるとして、プロジェクト管理ツールの導入が進められている。すでにOSSも含めて、多彩なツールの入手が可能になっている。それでは、どのようなポイントでプロジェクト管理ツールを選択すればいいのだろうか。
青森県八戸市のシステム開発ベンダーである株式会社吉田システム(以下、吉田システム)様ではプロジェクト管理の基本機能はもちろん、導入スピードとサポート体制を認め日立ソリューションズ東日本の工程管理・プロジェクト管理ツール『SynViz S2』を採用した。導入して3年を経過し、進捗状況の見える化や負荷の平準化を実現。予算オーバーや納期遅れがほぼなくなったと、高い評価をいただいている。

導入のポイント

  • 開発部門の若手社員から進捗状況と負荷を見える化して欲しいと要望が上がった
  • 営業部門からSEの営業支援が評価対象となるよう求める声が上がった
  • プロジェクト管理ツールの導入検討が開始されツールの選定を開始
  • 試行環境で作成したデータをそのまま流用できるスピード構築とエクセルライクな操作性が評価

導入の効果

  • 開発部門40数名をユーザ登録し、営業担当者と進捗状況を共有
  • 年間150~200本の全プロジェクトを登録
  • 大型ディスプレイを設置し、全社員に進捗状況を公開
  • 実績データを出力し、開発SEの評価に活用
  • 営業とSEの一体化した活動で、予算オーバーや納期遅れを撲滅

お話を伺った方

■ 株式会社吉田システム 営業本部 営業部 部長 高松 宣明 氏
■ 株式会社吉田システム 営業本部 開発部 PKG推進課 課長 秋元 実 氏

ITを通じて地元の発展に貢献

高松様
高松 氏

吉田システム様は、青森県八戸を地場とする吉田産業グループのシステム開発ベンダーである。吉田産業から1983年に独立し、次の4つを主な業務としている。まずは、システムの受託開発。地元企業・官公庁・団体などの基幹システムや業務システムの開発を請け負っている。次に、システムに必要なハードウェア環境やネットワーク環境の用意と構築。システム導入後はその保守・運用・メンテナンスにも対応している。さらに、データセンターを保有しており、ホスティングやハウジングサービスを提供している。

--「オールインワンの体制を整え、地元の発展に貢献しています」と営業本部 営業部 部長 高松 宣明 氏は強調する。
「システムの一部を請け負うのではなく、企画・設計・開発から導入・保守・運用・サポートまで、システムのライフサイクル全般を提供しています」と説明する。

従業員満足度もおろそかにはしていない。例えば、まだ取り組む企業が少なかったころからフレックスタイム制や時間給の給与体系を導入して、柔軟で働きやすい環境を実現している。1年に一度の10連休や、仕事とはまったく異なることに取り組む「リフレッシュ研修」も制度化している。社員食堂も美味しいと若手社員から人気だ。

--「社屋が緑に恵まれており、会社の中庭で社員の家族をお招きしバーベキューパーティもやっています」と、営業本部 開発部 PKG推進課 課長 秋元 実 氏も紹介する。

全プロジェクトの負荷と進捗状況を確認したい

秋元様
秋元 氏

今回の日立ソリューションズ東日本の『SynViz S2』導入の件も、若手社員からの業務改善要求がきっかけであった。

--「誰が何の作業にかかっていて、どのぐらいの負荷なのか分からない。これでは仕事に追われている同僚を助けることができない、という声が上がりプロジェクトの進捗状況や負荷の見える化に取り組むことになりました」と、秋元氏は経緯を説明する。

進捗管理は管理職の仕事とされていた。現場の担当者から報告を受けて個々に把握しているものの、全プロジェクトの横断した管理はされておらず、現場との情報共有もされていなかった。これに対し、進んでいるすべてのプロジェクトをオープンにして欲しい、誰もが確認できるようにして欲しいという要望であった。

時を同じくして、営業部門から開発SEの営業支援に関する実績の蓄積とその正当な評価をしてもらえないかという声も上がっていた。営業がお客様のもとに通って、相談事や悩み事を聞き出すわけだが、システム開発の詳細な内容になると開発部のサポートが必要になる。しかし営業支援は開発部にとって正式なプロジェクトとして認められておらず、評価の対象外であった。

--「評価されない仕事に一生懸命取り組んでとお願いしても無理がある。営業担当だけでヒヤリングすると、手戻りが多かったり、品質の低いシステムになったりして、信頼性が損なわれてしまいます」と、高松氏は補足する。

営業と開発部門が一体となって動き、それが実績として評価される仕組みが欲しいという要望が上がっていたのである。

導入のスピードで『SynViz S2』を採用

開発部では2020年4月から解決のためのプロジェクトチームを発足させ、それまで管理職が利用していたツールでは限界があるとして、案件管理、進捗管理、実績管理等のできるプロジェクト管理ツールの検討と調査を開始した。必要な機能と予算枠を決定し、OSSも含めて3つに絞り込み詳細な検討に入り、最終的には2つの製品を試用してみた。この結果、採用されたのが『SynViz S2』であった。

--「前提としてはこちらの求める基本機能が揃っていること、そして予算の枠内であること。これに加えて決め手となったのは3つあります。素早い導入、丁寧なサポート、優れた操作性です」と、採用の理由を秋元氏は語る。

『SynViz S2』は試行環境で作成したデータをそのまま本番環境で使用することができる。クラウドで提供されるため、プログラム開発もサーバ構築も必要がない。
--「稼働開始は2020年10月から。スムーズに導入でき、即戦力として役立ちました」(秋元氏)

もう一つは丁寧なサポート業務。試用期間に分からないことがあっても、問い合わせると回答が丁寧で素早い。
--「これで日立ソリューションズ東日本は信頼できるベンダーであると分かりました」(秋元氏)

そして、エクセルライクで使いやすい操作性。
--「操作の習得が容易で、スムーズに導入することができました。使い勝手がいいと現場から支持されています」(秋元氏)

納期遅れや予算オーバーがほぼなくなる

『SynViz S2』は開発部門40数名の社員がユーザとして登録され、毎日の作業に活用している。システム開発案件など1年以上にわたる長期プロジェクトからセットアップなど短期間のものまで含め、年間150から200本ほどを『SynViz S2』で管理している。
実績データを蓄積し、SEの作業すべてが評価の対象となる。

--「営業支援も評価の対象となるので、受注活動のために営業と開発SEがいいチームワークで作業できるようになりました。システムの信頼性も上がって、納期遅れや予算オーバーがほぼなくなりました」と高松氏は笑顔を見せる。

すべての進捗状況は大型モニターに分岐され、全社員が確認できるよう、事務所に大型モニターを設置し『SynViz S2』の画面を投影している。まさにオープンにされているのである。

--「見える化はもちろん、見られていることの効果も期待できると思います」と、秋元氏は語る。

業務の平準化とは作業量を均等に与えることではない。能力や経験に応じて作業量を割り振り、正当に評価すればいいのである。担当者単位やプロジェクト単位で負荷が見える化され、互いに助けやすい働きやすい環境となった。
また、実績データをエクスポートして、他のツールで分析している。

--「社内でコンテストがあるのですが、開発部門内ではそのランク付けの評価が曖昧でした。しかし『SynViz S2』が入ってからは公正に評価でき、社員の励みにもなっていると思います」(秋元氏)

『SynViz S2』を全社へグループ各社へ

--「システム開発とはいえ、欲しいアプリケーションや必要なハードウェアが決まってから相談に乗るのではなく、お客様が漠然と抱えている不満をキャッチして提案するコンサルテーションをSEと営業が一体化して提供しています。それをさらに強化し、お客様の満足度を向上させていきたい」と高松氏は抱負を語る。

『SynViz S2』の活用は3年目となり、開発部内で活用ノウハウも溜まってきた。

--「導入はまだ開発部内に留まっていますが、他の部門からも相談があって横展開を検討しています」と秋元氏は抱負を語る。

親会社の吉田産業様は、北海道の一部から東北を商圏とする建設資材専門商社であり、100年以上の歴史を持つ老舗企業だ。吉田システム様はグループ各社と協業して業務を請け負うこともある。

--「『SynViz S2』をグループ各社に紹介してみようかと考えています」と高松氏も語る。

お客様には納期遅れや予算オーバーをなくし、システムの信頼性を向上させている。社内で正当な評価と互いに助け合う働きやすい環境を実現している。吉田システム様の事例はプロジェクト管理ツールの理想的な成功例となっており、その横展開が進められている。

お客さまプロフィール

社名

株式会社吉田システム

設立

1983(昭和58)年6月1日

本社

〒039-2245
青森県八戸市北インター工業団地1丁目3-64

資本金

1,000万円

従業員数

85名 (2022年4月1日現在)

事業内容

・システムの受託開発
・オリジナルパッケージソフトの開発・販売
・IT機器の販売
・ネットワークインフラの構築
・自社データセンターによるハウジング・ホスティングサービス

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