工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
工程管理は納期があるモノ・サービスを取り扱う業種では必ず取り組まれます。工程管理が疎かになると、効率的に製造が行えなくなるだけでなく、納期や品質にも影響を及ぼします。納期のある仕事は基本的に「納期を守って当たり前」「品質は基準を満たしていて当たり前」という考えが根強くあり、それらを損ねた場合は大きく信頼を落とすことになるでしょう。
当記事では工程管理の基本と工程管理表の作成ポイントを解説します。顧客の信頼を損なわないためにも工程管理の詳細を押さえておきましょう。
工程管理とは、Quality(品質)・Cost(コスト)・Delivery(納期)を最適化し、プロジェクトを成功に導く考え方のことです。
ビジネスの遂行の多くは、共同作業である「プロジェクト」の形で進められています。企業を横断するような大きなプロジェクトがあって、それらが細分化されて個々のプロジェクトとなり、複雑に絡み合ってゴールへと向かいます。
これらプロジェクトには納期があり、その納期から逆算して必要となるタスクを調整してスケジューリングし、その進捗を監視・制御します。
納期だけではありません。コストの上限も定められており、それを超えることは許されません。品質もプロジェクト開始の段階で定められています。納期やコストを守りながら、一定の品質を維持しなければなりません。
だからこそ、Quality(品質)・Cost(コスト)・Delivery(納期)を最適化し、プロジェクトを管理しなければならないのです。
工程管理は主に下記の3つの理由からその重要性が向上しています。
工程管理の基礎や重要性については、下記のコラムで詳しく解説しています。併せて参照ください。
工程管理は一般的に工程表を使います。工程表を使うことで案件全体を可視化できるだけでなく、関係者全員に齟齬なく工程の全体を認識してもらうことができます。工程表と一言で言っても種類は様々で、それぞれ特徴が異なります。
【 一般的に利用されることの多い工程表3種 】
以下で解説する各工程表の特徴を把握して、実際に取り入れるならどの工程表が最適か吟味してみましょう。
バーチャート工程表はExcelなどで作成した表の中で項目ごとの作業期間を管理する工程表です。
作成が容易で、誰でも簡単に把握しやすい特徴があります。縦軸は作業項目、横軸は日付を記載して管理するのが一般的ですが、項目を変えて自社に合わせても問題ありません。バーチャートは日付を意識した工程管理であれば非常に使いやすいですが、各作業同士の関係性は把握できない欠点があります。そのため、補足として関係性を記載する欄を作るなどの工夫が必要になる場合もあるでしょう。
ガントチャート工程表は各作業項目の進捗度合いを管理する工程表で、縦軸に作業名、横軸に進捗率を記載します。
バーチャート工程表と同様に簡単に作成でき、各作業の把握も容易です。ガントチャートは、ヘンリー・ガントによって考案されたチャートです。バーチャートに関連線や進捗率、WBSを加えたもので、より高度なプロジェクト管理を実現するために考案されました。
視覚的に進捗度合いを把握しやすい特徴があり、案件全体の中でどの作業が遅れているかなどをすぐに確認できます。
SynViz S2 画面例
グラフ式工程表は、縦軸に進捗度合い、横軸に工期を記載した工程表です。
グラフ式工程表では、各作業の進捗状況と作業間の関連性がわかる特徴があります。作業間の関連性がわかることで、ある作業が遅れている場合に、その作業が他のどの作業に影響を及ぼすかなどが確認できます。
工程表を作成する際は、はじめに案件に最適な工程表を選択します。最適な工程表を選択したら、特徴に則って日付や進捗度など工程表に必要な情報を記載していきましょう。バーチャートなら作業項目と日付、ガントチャートなら作業名と進捗率、グラフ式なら進捗率と工期を初めに記載しておきます。
ゼロから作るのが難しい場合は、テンプレートを検索してダウンロードするなどして、既存の出回っているものから工夫して作り上げていくのも一つの方法です。また、工程表を作る際には以下のポイントを意識して作成すると、より使いやすい工程表が完成します。
【 工程表作成時のポイント 】
工程管理を行う際は各工程・作業の区分を正確に分けることが重要です。各工程を正確に分けられないと、工程表の記載が曖昧になったり進捗度合いが把握しづらくなったりしてしまいます。例えば、ガントチャートを使用する際に工程が正確に分かれていないと、塗りつぶした期間が重なってしまい工程が把握しづらくなることもあります。
もし、塗りつぶした期間が重複するなど工程管理に支障をきたす不具合が発生した場合は、作業を再度細分化してみましょう。
把握する工程が増えてしまいますが、その分だけより正確に工程を管理できるようになります。
工程表は管理者が把握するためだけのものではありません。各工程に関わる全ての人が工程を把握することで、効率的な業務遂行が実現します。
だからこそ、工程表は誰がみてもわかりやすいように作成しましょう。
具体的には、表に細かく数値を記載したり、色分けしたりするのがおすすめです。全ての人がじっくりと工程表を眺めることができない可能性も踏まえて、視覚的にわかりやすい表を作りましょう。
工程表は管理者だけが利用するわけではありません。現場の担当者も工程表を確認して各現場の作業にあたるため、確認しやすいように印刷するケースも多いです。このような時に印刷後のデザインがおかしいと、現場の担当者も工程を確認しづらいといった事態にもなりかねないでしょう。
例えば、横に長く作りすぎて全体の文字が小さく印刷されてしまう、何枚にもわたって印刷されるため確認するのに時間がかかる、などが挙げられます。現場の担当者が確認しやすい工程表を作成することを意識することが重要です。
工程管理は案件の数だけ必要となるため、取り扱う案件が多いほど管理の負担が大きくなります。工程管理をする人材が十分に配置されているのであれば問題ありませんが、そうでなければ管理ツールを利用するのもひとつの方法です。
工程管理システム「SynViz S2」は工程管理・プロジェクト管理業務を効率化するソリューションで、Excelとの連携や、Web APIによる他システム連携が可能なツールです。「SynViz S2」を導入すれば工程管理における「面倒な情報収集」「工程上の負荷の偏り」「工程の計画の遅れ」といった課題を解決できます。
工程管理は工程表を利用して行うのが一般的で、どんな種類の工程表があるのか把握したうえで、自社の案件に適したものを使うことが重要です。さらに、当記事で解説している「作成方法とポイント」を参考にすれば、工程表の活用効率はさらに向上するでしょう。
工程表が多すぎて管理しきれないといった場合は、工程管理システム「SynViz S2」のようなツールを活用し、工程表の管理業務を効率化しましょう。
※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
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