工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
工数管理は企業の利益向上を目指す上で欠かせない管理の一つです。工数管理でプロジェクトにかかる時間や、必要となる人数を把握し続ければ、自然と各メンバーのプロジェクトに対する意識が向上するでしょう。
プロジェクトを進める上で工数管理を実施すれば、時間のロスや人員の不足などで改善が必要な部分を可視化することも可能です。
効率的なプロジェクト運営を遂行するためにも、当記事で解説する工数管理の方法などを把握しておきましょう。
工数管理とは、一つのプロジェクトや事業を終わらせるのに必要となる各メンバーの作業時間を管理することを指します。
工数管理では、プロジェクトや事業ごとにかかる時間・人のコストを可視化できるため、改善点や課題点を明らかにできるのが特徴です。
工数管理は、主にプロジェクトの進捗やコストの把握、見積もり精度の向上、リソース配分の最適化を目的として行われます。予定工数と実績工数を継続的に比較・分析することで、プロジェクトを計画どおりに進めるとともに、納期遅延やコスト超過の防止につなげられます。
また、工数管理の内容は管理者だけ把握するのではなく、メンバーも含めて把握しておくとプロジェクトに対する意識が組織全体で向上しやすくなります。ですので、メンバーにも「工数管理の把握の仕方」といったものを教育しておくのがおすすめです。
この資料では、工程管理を効率化する具体的な工程管理手法のテクニックについてご紹介しています。
テクニックについては、弊社の工程管理ツール「SynViz S2」が実装している機能や特長をベースにご紹介していますが、御社が活用されているツールなどでも実現できないか、そのヒントにこの資料をご活用ください。
工数管理を行う目的は、単にメンバーの作業時間を記録することではありません。プロジェクトや作業ごとの予定工数と実績工数を把握し、そのデータを進捗管理や見積もり、原価管理、要員計画などに活用することが重要です。
工数を継続的に記録・分析することで、プロジェクトの現状を正確に把握できるだけでなく、今後の計画や業務改善にも役立てられます。ここでは、工数管理を行う主な目的とメリットを紹介します。
予定工数と実績工数を比較することで、各作業が計画どおりに進んでいるかを客観的に確認できます。予定よりも多くの工数がかかっている作業を把握できれば、遅延や予算超過の兆候にも早い段階で気づきやすくなります。
また、実績工数を人件費に換算することで、プロジェクトや作業ごとにどれだけのコストがかかっているかを把握できます。工数の増加が進捗やコストに与える影響を確認し、必要に応じてスケジュールや予算、作業方法を見直すことで、納期遅延やコスト超過の防止につなげられます。
過去のプロジェクトで発生した実績工数を蓄積・分析することで、類似する作業やプロジェクトに必要な時間と人員を予測しやすくなります。
担当者の経験や感覚だけに頼った見積もりでは、実際に必要な工数との差が大きくなり、納期遅延や予算超過につながる可能性があります。過去の実績工数を根拠として活用すれば、より現実的なスケジュールや予算を設定できます。
メンバーごとの予定工数と実績工数を把握することで、誰がどの作業を担当し、どの程度の負荷がかかっているかを確認できます。特定のメンバーに作業が集中している場合は、ほかのメンバーへの再配分やスケジュールの見直しを行うことで、負荷の偏りを抑えられます。
また、想定以上に時間がかかっている作業や、繰り返し発生している手戻りを特定し、業務手順の見直しや作業の標準化につなげることも可能です。このように、人員を適切に配置するとともに、非効率な作業を改善することで、プロジェクト全体の生産性を高められます。
工数データを継続的に蓄積することで、業務改善の前後で作業時間がどのように変化したかを比較できます。たとえば、業務手順の変更やツールの導入後に実績工数が削減されたかを確認すれば、取り組みの効果を客観的に判断できます。
一方で、期待した効果が得られていない場合は、その原因を分析し、改善方法を改めて見直すこともできます。工数管理を一時的な状況把握で終わらせず、計画、実行、振り返り、改善を繰り返すためのデータとして活用することが重要です。
工数管理はしっかりと可視化して、管理者だけでなく各メンバーも簡単に把握できるような仕組みにしておく必要があります。
そのため、工数管理を実施する場合は統一した方法で取り組むことをおすすめします。
以下は当記事がご紹介する工数管理の方法2種類です。
Excelで管理する場合は自社のフォーマットを作成し、それをもとに各プロジェクトで管理します。管理ツールは便利ですが、コスト的に導入しづらい場合にはExcelでの管理がおすすめです。Excelでの管理には以下のようなメリット・デメリットがあります。
【 Excelで管理するメリット 】
【 Excelで管理するデメリット 】
お手軽に導入できて、誰でも編集できる点はExcelの大きな魅力と言えます。ですが、機能では管理ツールほどの能力は発揮できませんし、あまりこだわりすぎると全員が使えなくなる点は、Excelで管理する上での大きなデメリットと言えるでしょう。
そのため、Excelで管理する場合は誰でも利用できるような簡易的な作りを目指して、なるべく必要とする機能は最小限にするのが重要になってきます。また、ファイル管理はプロジェクトの責任者ごとに管理したり、専用のファイル管理場所を設けたりして、きっちり管理することが求められます。
工数管理ツールは、プロジェクトにかかる工数を効率よく管理できるシステムです。Excelよりも効率的な管理が行えるようになるため、生産性の向上に大きく役立ちます。プロジェクトを多く抱え、Excelに限界を感じている企業は導入がおすすめです。導入を検討している方は以下のメリット・デメリットを把握して導入価値を見定めてください。
【 工数管理ツールを使用するメリット 】
【 工数管理ツールを使用するデメリット 】
工数管理ツールは非常に便利ですが、導入コストがかかる上にそれを覚えるためのコストも許容する必要があります。序盤は大変ですが、慣れてしまえば効率的な工数管理が実現するでしょう。
工数管理ツールは1種類ではありません。様々な企業が開発をして提供しているため、自社に最適なツールを選ぶ必要があります。
以下で紹介する工数管理ツールの選び方を参考に、最適な工数管理ツールを導入しましょう。
【 工数管理ツールの選び方 】
工数管理ツールは自社の運営スタイルに合わせて、提供形態や機能が最適なものを選び、なるべく簡単にメンバーが扱えるものを選択しましょう。機能が豊富でも使いづらければ組織全体に浸透しにくくなりますし、作業効率の低下を招く可能性もあります。各項目に対して自社が求めるものを明確にして、最適なツール選びができるようにしておきましょう。
工数管理ツールはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はインターネットを経由してサービスを利用するタイプで、オンプレミス型はPCやサーバーなどに直接インストールするタイプのツールです。
それぞれのメリット・デメリットを把握して、自社に最適な方を選択しましょう。
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メリット |
デメリット |
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クラウド型 |
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オンプレミス型 |
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社内でのみ活用するのであれば、メンバーが使いやすいようにカスタマイズできるオンプレミス型がおすすめです。ただ、コストがかかるためそれなりの初期投資が必要となる点は覚悟しておく必要があるでしょう。
クラウド型はどこからでもアクセスができるため、リモートワークを導入している企業におすすめと言えるでしょう。ただ、提供しているサービスの運営方法に合わせていくことになるため、自社に最適なものを複数のサービス同士で比較しながら選ばないといけません。
工数管理ツールは操作性が良くないと、長期的な運用が難しくなります。継続的に入力が求められるため、操作性が悪くて入力工程に負担がかかりすぎると、メンバーのモチベーションを落とすことにも繋がりかねません。そのため、クラウド型を利用する際は操作性が優れたサービスを選び、オンプレミス型の場合はメンバーが操作しやすいようにカスタマイズするように意識しましょう。
初めて工数管理ツールを導入する方は、無料プランや無料デモを活用するのも一つの方法です。導入した結果、操作性が悪くて継続的な運営が実現しなければ本末転倒なので、無料プランなどを活用してなるべく導入におけるリスクを排除してから導入してみてはどうでしょうか。
工数管理ツールはクラウド型・オンプレミス型問わず、様々な機能が存在します。ツールの種類ごとに備えられている機能が違うので、導入する際に自社が求める機能が無いといったミスを起こさないようにしましょう。
必要な機能を見定めるには、まず自社の「工数管理ツールを利用する目的」を明確にしておく必要があります。「工数をどのように分析したいのか」「チームごとの範囲で管理したいのか、組織全体でみて管理したいのか」などを明確にして、必要とされる機能を決めましょう。
工数管理ツールには、主に以下のような機能があります。
工数管理ツールはどれだけ機能が充実しているかではなく、どれだけ自社が求める機能を備えられているかが重要となるため、機能数が豊富と謡っているサービスに惑わされて、必要な機能が備えらえているツールを導入するという本質を見失わないようにしましょう。
工程管理・プロジェクト管理システムの比較表を作成するためのフォーマットです。導入検討時に評価・比較すべきポイントを6つに分類し、網羅的にまとめています。導入製品を選定するための社内資料を作る際にご活用ください。
工数管理はツールを導入したり、効果的なExcelフォーマットを作成したりするだけでは、工数管理を成功させることはできません。
成功させるには、それらを効果的に利用する人材がいて、プロジェクト遂行に最大限活かせるように工夫することが大切です。
以下で紹介する、成功させるポイントを把握して工数管理を効果的に実施できるようにしておきましょう。
【 工数管理を成功させるポイント 】
工数管理を実施する場合は、工数管理の責任者を決めましょう。工数管理は「一定のルールに基づいて入力を行う」という作業が大切です。
各メンバーによって入力方法が変わったり、工数を測る基準が変わったりしてしまっては管理ツールの正確性が保てません。
ですので、工数管理をする場合には責任者を設けて、各メンバーに対してルールに沿った入力を厳守するように促しましょう。
そうすれば工数管理に正確性が生まれて、プロジェクト管理の質が向上します。
工数の入力は基本的に毎日行うようにしましょう。そうしないと、万が一遅れが発生した場合などの把握が遅れてしまいます。
さらには毎日入力しないことで、小さな遅れだったものが入力した時には大きな遅れになっていたなんて事態にもなりかねません。
プロジェクトの遂行度合いを正確に把握するためにも、必ず工数のデータ入力は毎日行うようにしましょう。
責任者を設けていれば、こういったルールの遂行も円滑になる期待が見込めます。
工数管理している内容はプロジェクトに関わるチーム全体で共有するようにしましょう。工数管理では、成果が見える化するだけでなく、作業量の負担の偏りも把握できます。これにより、管理者はメンバーの成果を客観的に評価することに繋がりますし、作業量のムラを改善することも可能になるでしょう。
プロジェクトの成果をチームで共有できるようになれば、各メンバーのプロジェクトに対する意識も向上して生産性の向上に期待が持てます。
工数を共有することは、極端な遅れや成果不足が発生していない限りは基本的にプラスな影響しか与えないのでおすすめです。
工数管理を行うことで、プロジェクト全体の進捗やコストを適切に管理できるだけでなく、見積もり精度や生産性の向上にもつながります。
ただし、管理するドキュメントが複雑化すると属人性が生まれやすいため注意が必要となります。その点、管理ツールなら初めての人でも使いやすいように工夫されており、属人性が生まれにくいので、これから工数管理に取り組もうとしている方にはおすすめです。
もし、管理ツールの導入を検討しているのであれば「SynViz S2」というツールがおすすめです。「SynViz S2」なら、Excelのような使用感で利用できるため、ツールを導入したとしても抵抗なく利用していくことができるでしょう。
また、「SynViz S2」は工程全体を可視化することに長けており、実績や人材ごとの負担といった情報を素早く把握できます。そのため、正確に工数管理を実施でき、業務の平準化が目指せるとともに効率化を実現できます。
※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
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