在庫管理は企業の部門を超えた調整能力が必要です。生産部門、営業部門、購買部門など様々な部門が絡み合い在庫管理するためです。
「欠品は許されない」「過剰在庫はよくない」とわかってはいても「それぞれの立場で主張があって在庫の調整ができない！」というのは在庫管理の現場でよく聞く話です。

そこで今回のコラムでは、在庫管理や需給調整において、欠品、過剰在庫が発生してしまう要因とその解決策についてご紹介します。

なぜ欠品や過剰在庫が発生してしまうのか？

欠品、過剰在庫が発生する要因は様々ですが、今回は主に下記の４つについて詳しくご紹介します。

（１）品目数が多すぎてエクセルだけでは管理しきれない
（２）在庫数・在庫推移を数字で管理していてわかりにくい
（３）業務が属人化している
（４）売れない製品を淘汰したいが営業が納得しない

在庫管理の課題１「品目数が多すぎてエクセルだけでは管理しきれない」

在庫管理で欠品や過剰といった問題が発生する要因の1つに、「品目数が多すぎてエクセルだけでは管理しきれない」があります。
「うちはキチンと管理している」とおっしゃるかもしれませんが、その管理の方法は、多くの場合はエクセルを活用しています。
エクセルで数千、数万というような品目の在庫を管理できるでしょうか？
ここが問題点です。
重要品目のみ管理している場合、目の届かないところで、問題在庫が発生しているかもしれません。

在庫管理の課題２「在庫数・在庫推移を数字で管理していてわかりにくい」

エクセルで在庫管理を行う場合、下図のような表で在庫を管理することが多いです。

このような「数字の表」で管理すると、在庫推移が見えず、問題があるのかどうか、判断がしづらいです。
さらに、この在庫管理表も「タイムリーかどうか？」という問題もあります。

この在庫管理表を準備するのに時間がかかると、タイムリーな在庫推移を把握できません。
問題在庫の発見に気がついた時には、すでに遅いというような事態にもなりかねません。
今のタイムリーな在庫に対して、問題を即座に発見でき、すぐに対処できるようにしなければ意味がないのです。

在庫管理の課題３「業務が属人化している」

エクセルでの在庫管理においては、業務の属人化が発生します。その理由は2つあります。

1つ目は、エクセルのスキルの差です。
関数やマクロなどを使いこなせる担当者とそうでない担当者とでスキルの差が発生し、担当者しか分からない固有の在庫管理表となり、業務が属人化します。

2つ目は、勘と経験による在庫管理です。
エクセルの数字を眺めならが、こうしようと判断をするため、「なぜそうなのか？」がわかりません。
さらに、業務は経験豊富な担当者に集中してしまいます。

このような状況だと、業務が集中している担当者に負荷がかかり、在庫管理のタイムリー性がますます低下してしまいます。

在庫管理の課題４「売れない製品を淘汰したいが営業が納得しない」

営業はとりわけ欠品を恐れます。
欠品により、お客様が他社製品に乗り換えると、取り戻すことが難しいからです。
欠品は決して許されないと教え込まれている在庫担当者も多く、過剰に在庫を持ちたがります。
この結果、なかなか売れない製品の在庫を淘汰しようとしても、反対されることになります。
「もしかしたら売れるかもしれない・・売りたい時にないと困る」と営業は考えているわけです。

このような4つの課題から、問題在庫（欠品や過剰）が発生します。
それではこれらの課題を解決する方法をご紹介しましょう。

在庫管理の4つの課題を解決する「SynCAS PSI Visualizer」

これら課題を解決する第一歩となるのが、生販在調整・在庫可視化ソリューション『SynCAS PSI Visualizer』です。
そのサムネイル画面では品目あるいは拠点ごとの在庫推移を画面いっぱいに一覧表示できます。しかも、「グラフ」の状態で表示できますので、品目数が多くても、すべてグラフで在庫推移が可視化できます。

グラフの形を見るだけで、生産と販売のバランスが維持されているかがわかります。
過剰に積み上げられている品目も、しばしば欠品を出している品目もわかります。長く停滞している品目も把握可能。
気になったグラフをクリックすることで拡大でき、課題を明確にできます。

可視化による効果「問題在庫の発見率が格段に向上する」

数値情報を可視化したらどのような効果が生まれるのでしょうか？その効果を弊社にて調査しました。
調査方法は、弊社の在庫管理セミナーに参加してくださったお客様に対し、「数値だけの在庫データ」と「グラフ化された在庫データ」を示し、不良在庫を制限時間内でどれだけ発見できるか？を調査しました。

その結果、問題在庫発見の正解率はなんと2倍の開きに。
数値のみの場合、不良在庫の判断は32.8％ですが、可視化されると61.5％に跳ね上がります。この結果、在庫の「可視化」が非常に大切であることがわかります。

このように、在庫データを可視化することで、在庫管理業務に詳しくない方でも問題在庫発見が瞬時に可能となります。さらに、SynCAS PSI Visualizerには、可視化だけでなく、様々な機能を実装しており、在庫管理の4つの課題を解決することができます。

リアルタイムな在庫管理を実現できる

『SynCAS PSI Visualizer』は日別に在庫推移を可視化できます。
月末在庫の棒グラフではなく、日別の増減をグラフ化できます。
下図は日用品製造業A社の事例。同社では月1回の在庫会議でしたが、これでは激しく変わる市場に即応できないと判断し、『SynCAS PSI Visualizer』を導入しました。以降10日に1回の在庫会議で、生産計画を調整しています。生産や購買のブレーキとアクセルをきめ細かく指示できるようになりました。

上図では、月末在庫だけではわからなかった在庫の動きが、日別にすることで、過剰在庫になっていること、欠品になっていること、滞留していることが瞬時に判断できるようになっています。

こういった在庫の動きを瞬時にグラフ化できるため、タイムリーな判断が可能となり、過去の在庫データではなく現時点の在庫データに対して的確な判断ができるようになります。

アラート機能で問題在庫をタイムリーに把握可能！レポート機能を使えば会議資料作成も楽々

『SynCAS PSI Visualizer』はグラフ化した在庫データをそのまま会議で説明することもでき、タイムリーなデータでの会議が可能です。
また、エクセルやパワーポイントなどに貼り付けすることができるため、レポートとして出力できます。
会議用の資料を作る時間も大幅に短縮されます。
また、『SynCAS PSI Visualizer』にはアラート機能があります。
問題在庫の条件を設定しておけば、その条件を満たす在庫があると、色を変えて教えてくれる機能です。

上図のように、色に分けることで、問題在庫を瞬時に発見できるようになります。
これで問題在庫の発見も属人化することはありません。

『SynCAS PSI Visualizer』の可視化の効果

このように、『SynCAS PSI Visualizer』で在庫を可視化することで、欠品、過剰在庫といった問題在庫が発生する下記の４つの課題を解決することができます。

（１）品目数が多すぎてエクセルだけでは管理しきれない
（２）在庫数・在庫推移を数字で管理していてわかりにくい
（３）業務が属人化している
（４）売れない製品を淘汰したいが営業が納得しない

数字で見るのではなく、グラフ化（可視化）して在庫を管理することで、品目数が多くても問題在庫を発見しやすくなります。さらに、アラート機能を活用すれば、経験と勘に頼らず問題在庫を発見できますし、他部門との問題点の共有もしやすくなり、部門を超えた調整も行いやすくなります。

次回のコラム

第2回「在庫管理・需給調整コラム「新製品の需給調整・需要予測の具体策」

『SynCAS PSI Visualizer』の詳細資料

ご紹介した『SynCAS PSI Visualizer』の詳細な資料は下記よりダウンロードできます。可視化して在庫削減に成功した企業の事例などもございますので、ぜひお気軽にお申込みください。