ワークフローシステム3つの運用課題
データ共有・文書管理・ルール設定

ワークフローシステムを導入しワークフローを構築・運用しても、うまく運用できていない現場も見受けられます。その主な理由が下記の3つです。

１　データの共有・活用が困難

ワークフローシステムが社内の様々な業務で活用され、その業務において様々なデータがワークフローシステムに流れますが、そのデータの多くは一過性のものになっています。これでは他の業務での再活用もできず、データの共有・活用を行うことがきません。

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２　文書管理・ドキュメント管理をワークフローと同時に行えない

ワークフローでは各業務に関連する文書・ドキュメントが添付されることがあります。それらの文書・ドキュメントが管理されていなければ、過去のドキュメントを再利用したり検索することもできません。これでは業務効率も向上しません。

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３　きめ細かなルールを設定したいが、ツールの制約でできない

紙でワークフローを流す場合は、きめ細かなフローの変更・ルールの変更ができていましたが、システム化するとツールの制約でできないことが発生しがちです。そうなると、業務改善の妨げになり、社内にツールがなじみにくくなります。

これらを解決しないとどうなるか？

ワークフローシステムは社内の様々な業務を効率化するためのツールです。そのため、上記の3つの運用課題がある状態では、本来意図した業務改善・効率化の実現は難しいかもしれません。