ワークフローシステムの3つの
運用課題の解決策

前のページでご紹介した3つの運用課題を解決するには下記のような仕組みが必要になります。

１　蓄積したデータを活用できる仕組みが必要

ワークフローシステムのデータベースで蓄積されたデータを「APIで再活用できる仕組み」が必要です。この仕組みがあればワークフローシステムからデータを取り出し、様々な業務で再活用できます。例えば、ワークフローシステムに添付したドキュメントの情報を再利用し、ボタン一つで新しいワークフローに入力できるようになれば、更なる業務効率化も期待できます。

２　文書管理と一体化したシステム

ワークフローにおいて文書管理は、切っても切り離せない重要な機能の一つです。そのため、ワークフローと一体化した文書管理ができる仕組みが理想です。一体化させることで、ワークフローの情報項目管理と添付ドキュメントの情報を同期させて管理することが可能です。過去文書の再利用やトレーサビリティの確保も可能になります。

３　多様なビジネスプロセスを定義できる仕組み

ワークフローは1つの部門だけで完結するシンプルなものもあれば、複数部門、複数拠点、場合によっては外部パートナーも絡んだ複雑なプロセスになることもあります。そういった場合では、きめ細かいルールを定義し、様々なシステムとも連携できる仕組みが必要になります。