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理由1:ワークフローでは様々な情報が山積してしまう。どうやって管理する?

そもそも帳票で管理すべき情報と、添付のドキュメントで管理している情報が別々になっていることが多く散在しています。ひとつのワークフローで管理する情報が200から300項目ぐらいになるとますます散在し情報を探し回ることになります。ワークフロー自体がデータベースになってくれれば理想的ですが・・ツールの制約でできないこともあります。こうなるとデータの共有・活用は困難になります。

理由2:ワークフローで使った各種資料を共有フォルダに入れたいけど、後からだと忘れちゃう!

ワークフローで使った各種資料を関係者と共有する場合、共有フォルダに入れて共有することがあります。しかし、うっかり共有フォルダに入れるのを忘れることや、入れても、メールで場所を連絡する手間やメール連絡を忘れるといったことが発生します。さらに、フォルダ内にファイルが無数にあると探し出すのも大変です。