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製品開発のフェーズゲートで開催される「デザインレビュー(DR)」。
デザインレビューごとに膨大な量のドキュメントが発生し、それらドキュメントがデザインレビューの主役となります。

紙のままではハンドリングが困難ですし、保管スペースも必要です。電子化して共有フォルダを用意したとしても、部門毎やレビュー毎に管理方法が異なり、レビューの都度文書の整理・管理には悩まされます。ドキュメント管理ツールを導入したとしても、それだけではデザインレビューの進捗や工程との関連付けが課題になります。

デザインレビューに適したドキュメント管理の方法はあるのでしょうか。

デザインレビューのドキュメント管理の3つの課題

デザインレビューの課題1「きちんとドキュメントを共有したい!」

デザインレビューでは、おびただしい量のドキュメントを準備する必要があります。
紙では収集も配布も大変ですし、その後の管理も手間となります。かつては全てキャビネットいっぱいにドキュメントを保管しており、参照したいドキュメントを探し出すのも困難でした。

現在ではドキュメントは電子化され、メールで送受信できるるようになっているとしても、結局レビュー単位に共有フォルダに保存されているのみで、担当者しかそのフォルダやドキュメントの中身は分からなくなってはいませんか?
他部門のドキュメントはセキュリティ的に見えなくなっていたり…

デザインレビューの課題2「製品開発に使った全ドキュメントを公式文書として一括管理したい!」

ISOなどの監査が入ると、該当するドキュメントを速やかに提出しなければなりません。しかし、前述のような管理状態では、過去のメールの添付ファイルや共有フォルダなどに散在されたものから、実際にレビューで利用されたもののみを抽出するのは大変です。なぜなら、デザインレビューで利用した書類の承認と押印作業は、デザインレビューを行った後のタイミングになるからです。押印時の書類が、実際にデザインレビューで利用した資料と同一かどうか、本当に確認できているでしょうか?

デザインレビューの課題3「見たいドキュメントにすぐにアクセスしたい!検索したい!」

レビューの生産性を上げるため、過去のドキュメントを再活用したいケースがあります。しかし、どこに何があるのかを探すのに時間がかかっては、過去のレビューノウハウを活用することができず、生産性も上がりません。

「そういえばあの時にこんなドキュメントがあった」のをすぐに探せる環境が必要です。単なる共有フォルダでは探すのも大変です。

デザインレビューのドキュメント管理を効率化「デザインレビューソリューション」

「AppSQUARE」と「SynViz S2」を融合し、デザインレビューのドキュメント管理の課題を解決するのが「デザインレビューソリューション」です。

デザインレビューの課題解決1「デザインレビュー単位にドキュメントを一覧、アクセスもできる」

デザインレビューの役割は、その時点で最新のドキュメントを集め、製品の品質を審議するものです。ドキュメント管理を人手に頼っては大変な手間になりますし、間違いも発生します。部署ごとの文書管理では共有もままなりません。

このドキュメント管理を一気に解決するのがデザインレビューソリューションです。
議事録にドキュメントを登録することで、自動的に文書管理システムに登録され、デザインレビュー単位に確認したいドキュメントを簡単に探し出すことができるようになります。

デザインレビューの会議を進めることで、自動的にドキュメントが体系化されて、蓄積されていきます。
これにより、効率的なドキュメント管理を実現します。

デザインレビューの課題解決2「製品や事業所単位に全ドキュメントを公式文書として管理できる」

デザインレビューソリューションでは、デザインレビューで使用した資料はそのままワークフローで流れ、決裁後に公式文書として登録されます。これによりデータの完全性が保証され、トレーサビリティも確保されます。システム化されているので、誤って別のバージョンが混入する事もありません。
管理された文書はデザインレビュー単位はもちろん、製品単位に全ドキュメントを参照することが可能です。
事業所単位に参照することも可能です。

DR文書の体系化例

デザインレビューの課題解決3「キーワード、テーマ、更新者、バージョン、サイズなどで検索、全文検索も可能!」

デザインレビューソリューションでは文書の検索機能も強力です。
検索キーワードやテーマで自在にドキュメントを抽出可能です。更新者やバージョンを指定して絞り込むこともできます。さらに全文検索で、関連するドキュメントを一覧できます。

デザインレビューソリューションはドキュメントの参照、更新、活用を強力に支援します。

全文検索の結果例

ドキュメント管理の課題を解決「デザインレビューソリューション」

このように「デザインレビューソリューション」を活用することで、ドキュメントを共有・管理し、活用を支援します。

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