工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
機能別に組織が分かれている場合、組織内の各部門でプロジェクトが1本だけ走っているということはほとんどありません。
例えば製造業においては「設計」部門は常に設計に従事し、次から次へと新たなプロジェクトを引き受けます。そして複数のプロジェクトが同時並行で進行していることでしょう。これは「製造加工」「製造組立」「製品検査」でも同じです。
特定のプロジェクトに一貫して関わることのできるのは、プロジェクトリーダ・マネージャーなど一部の人に限られます。では各部門は、次から次へと受け渡される複数のプロジェクトにおいて、自部門内の工程をどのように確認していけばいいのでしょうか。
今回は、複数のプロジェクトの工程表から自部門が関わる工程を、どのように管理するのかにフォーカスします。
小規模なシステムや短期間の工事などのプロジェクトなら、1枚の工程表全体を俯瞰し、自分の作業分を見つけることが容易です。
しかし、これが大規模になると、プロジェクトは細分化され、その細分化されたプロジェクトごとに工程表が作成されることになります。
大規模プロジェクトではなくても、たくさんのお客様から注文を受けて仕事を行うような企業では、数多くのプロジェクトが並行して走っています。このような状況においては、プロジェクトに関係なく、自部門が関わる工程だけを見たいと言ったケースがあります。
プロジェクト別の工程表ではなく、プロジェクトをまたいだ自部門が関わる工程のみの工程表です。しかし、「プロジェクトをまたいだ自部門の工程表」はプロジェクトの数が多くなると、いちいち抜き出して管理するのは大変な作業です。
複数のプロジェクトが並行して流れている場合、Excelで別ファイル・別シートで管理をしていると、複数プロジェクトの工程表が変更になるたびに、プロジェクトをまたいだ自部門の工程表も変更しなければなりません。
プロジェクトにはどうしても計画変更が発生しがちです。こういった計画変更に柔軟に対応するには、「プロジェクトに関係なく、自部門の工程は今後どうなっているのか？」を即座に確認しなければなりません。
その上で、計画変更が受け入れられるのかどうか、受け入れた場合、他の別プロジェクトへの影響はどのくらいでるのか？を確認し、影響範囲を特定後、関係者に共有しなければなりません。
上記は計画変更の影響を受ける場合ですが、逆のことも発生します。例えば、自部門内での突発的な遅延です。急な出張が入った、スタッフが病気になった、子どもが熱を出した……。マネージャーやチーフは突然起きるリソース不足への対応を迫られます。
このような場合、自部門において現状プロジェクトがどのように進行しており、事故の発生により、どのプロジェクトにどのような遅延が発生し、他のプロジェクトや工程にどのような影響が発生するか……。これら全体を俯瞰して確認できなければ重大な影響を全社的に与えてしまうことになります。
プロジェクトは幾筋もの川の流れのようなものです。それぞれがゴールを抱えており、前後にあるいは左右に影響を与えながら、ゴールを目指して流れています。しかしながら従来の工程表は1本のプロジェクトの管理に終始し、その流れの中での調整が限界でした。
これに対し、工程管理システム「SynViz S2」は複数のプロジェクトをまとめて管理し、関係する部署の工程のみを抽出することができます。
プロジェクトが計画どおりに進行していれば問題ありませんが、「上流で遅延が発生した」「部材の入荷が遅れた」「お客様から急ぎの指示が出た」などの変更があった場合、調整が求められます。これが数本のプロジェクトならば、それぞれの工程表を確認して、対応できるかもしれません。しかしその本数が増えてくると、工程表の確認だけでも膨大な手間となります。変更は自部門内から発生することもあります。
急にリソースが足りなくなった場合も、現状抱えている作業を一覧して調整しなければなりません。そこで用意されたのが「アクティビティチャート」です。担当している複数プロジェクトを横断して、自部門の工程のみを一覧できます。
アクティビティチャートで工程の変更を行った結果は、プロジェクト別の工程表にも反映され、逆も同様です。
これにより各部門毎にアクティビティチャートを用意する事で、関係者との共有を有効に行う事が可能です。数百ものプロジェクトが互いに関連しあった場合でも、矛盾することなく調整して、遅延の影響を最小限にすることができます。
このように、工程管理システム「SynViz S2」では、プロジェクトをまたいだ自部門の工程表を管理することが可能です。
プロジェクト別の工程表とプロジェクトをまたいだ自部門の工程表の双方をみながらの工程管理が可能となります。
※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
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