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工程表を作成し工程管理を行うのは「プロジェクトマネージャー」の業務です。プロジェクトマネージャーが作成した工程表は、メンバー(現場のリーダーも含む)全員が確認し、自分の作業内容、チームの作業内容の把握に活用されます。
その際に、どのくらいの作業があるのかの作業量の集計や、各作業を行う上で必要なドキュメントの管理、そして各作業で生み出される成果物の管理においては、「メンバー毎の作業量の集計が難しい」「最新版のドキュメントがどこにあるのかわからない」など様々な悩みがあります。
このような悩みは、生産性の低下や場合によっては品質の低下を招きます。そこで、本ページでは、プロジェクトのメンバー全員が一丸となって、生産性を向上させる工程管理の手法についてご紹介します。

現場から聞こえてくる工程表・日程表の不満

御社で活用中の工程表は、メンバー全員にとって利用しやすい工程表でしょうか？
プロジェクトのメンバーからみれば、下記のような悩み、課題はないでしょうか？？

チームや自分の作業量がわからない！

全体を俯瞰して見るプロジェクトマネージャーとは異なり、チームリーダーは自分のチームの状況把握や作業遂行が職務です。
しかし、そのチームに与えられている作業はさまざまです。設計であったり、開発であったり、テスト・検証などなど...。
それらの、単位の異なる作業を集計し、チームの作業量を把握するのは、非常に大変な作業です。
また、作業量の把握については、チームリーダーだけでなく、現場の担当者にもいえることです。当日あるいは今週の作業内容を確認し、それらを単位別にまとめてTODOとして遂行しなければなりません。

どれが最新の成果物なのか？

プロジェクトの各工程では、ドキュメントが成果物となります。ドキュメントを作成し、そのドキュメントの確認や検証、更新をすることで、「成果物」となって保存されます。これらのドキュメント(成果物)が工程表と連動していないとひどく面倒です。
「工程表は工程管理システムによって管理される」「ドキュメントはメールで配信される」という2系統ではドキュメントが埋没してしまいます。ドキュメントを探すのに時間がかかりますし、それが最新でないと作業ミスに直結します。

現場目線の計画の見込みを共有できない

工程表はプロジェクトマネージャーが中心となって作成して、現場に展開されます。ほとんどの場合、現場のチームリーダーが勝手に工程表の変更を行う事は許されていません。勝手に変更してしまうと、プロジェクト全体が予定通り遂行されなくなってしまいます。
しかし、プロジェクトマネージャーが作成した日程が、「計画通りに実行できるのか？」というとそうではないケースもあります。
例えば、作業Aをプロジェクトマネージャーは4日で終わると見込んだとしても、実際、現場のメンバーがみれば、4日もかからないということもあれば、逆に4日では完了しないということもあるでしょう。つまり、プロジェクトマネージャーを含むメンバー全員で、タスクの完了見込みを共有する必要があるのです。これをメールや報告書ベースで行なっていると、日程の調整が雑になり、作業遅延の原因につながります。

必要な情報がメンバー全員に伝わる工程表・日程表を作成できる工程管理システム「SynViz S2」

工程表は一部の限られたメンバーだけが活用するものではありません。メンバー全員が活用し、効率よく工程を進めるという効果を生み出さなければなりません。そのためには、メンバー全員が一丸となって工程を進めていく仕組みが必要となります。
これを実現するのが、工程管理システム「SynViz S2」です。ここからは、工程管理システム「SynViz S2」の機能を紹介しましょう。

1.工程表・日程表上で作業量の単位別集計

プロジェクトの各工程では、単位の異なる多種類の作業が発生し、プロジェクトマネージャーはそれらを念頭に置きながら、全体の作業量を調整し、工程表を管理します。工程管理システム「SynViz S2」では、単位の異なる多種類の作業を、作業単位毎に自動で集計できます。
例えば、設計、レビュー、修正の量を作業単位でまとめて確認などです。さらに、予定作業量、見込み作業量、実績作業量の確認もできます。
このため、プロジェクトマネージャーは、サブプロジェクトも含めた全作業量を作業単位別に確認することができます。
さらに、チームリーダーはチームの、メンバーは自分自身の作業量を作業単位別に確認できます。異なる単位で発生する作業工程を自動で一覧にすることができるため、集計と調整の負荷を大幅に軽減できます。

2.工程表・日程表上でドキュメント（成果物など）を共有

工程管理システム「SynViz S2」では工程表とドキュメント(成果物など)を連携して管理し、プロジェクトのメンバー全員で最新のドキュメントを共有できます。そのため、工程ごとに発生するドキュメント(成果物など)を、工程表からマウスクリックで簡単に管理することができます。
さらに、ドキュメント(成果物など)の変更履歴も管理できます。このような成果物の管理により、どれが最新の成果物なのか？で迷う必要もなく、無駄な時間の削減が可能となります。

3.工程表・日程表に日程の「見込み入力」

工程管理システムは現場への指示を伝えるだけのものではありません。現場からの情報収集も求められます。
このため、「SynViz S2」の工程表には見込み入力の機能を用意しました。チームリーダーやメンバーは、指示された作業の進捗報告のみならず、計画と乖離しそうな場合は見込み日程として入力・報告できます。
プロジェクトマネージャーはこれらギャップをタイムリーに把握することで、柔軟なスケジュール調整が可能となります。メールに頼っていたコミュニケーションを「SynViz S2」に集約することで、プロジェクトの生産性をさらに向上することができます。

工程管理システム「SynViz S2」の詳細

このように、工程管理システム「SynViz S2」では、作業量、成果物、見込み日程をメンバー間で共有することができます。
これにより、さらに効率の良い工程管理が実現するのではないでしょうか？

次回のコラム

• 第6回 工程管理の手法「工程表・日程表をメンバーに合わせて見やすくする方法とは」

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