工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
工程表・日程表の作成はプロジェクトマネージャの必須の業務。工程表・日程表の作成ならExcelでも自在に作成でき、使い慣れている方も多いことでしょう。しかし、Excelでも「計画変更への対処」をするときは非常に手間がかかります。
工程表の変更にはリソース(要員や設備)の現在の作業量・負荷の把握が不可欠ですが、そのリソースの動きが工程表だけでは見えないのです。
そこでこのページでは、要員のタスクや負荷の状況を把握し、スムーズに計画変更を実現する方法についてご紹介します。
工程計画に変更はつきもの。お客様から急な追加注文が入った、注文の内容が変更された、納期が縮まった……など、お客様事情による変更ばかりではありません。内部にも要因はあります。設備が壊れて修理に入った、要員に異動があった、体調を壊して入院した……。
こういった場合にこそ、計画変更をきちんと行うことが必要です。
計画変更をきちんと行うには、リソース(要員や設備)がどのようなタスクを抱えているかを把握する必要があります。
加えて、過度な作業による残業の増加や、遊休要員・資産の稼動状況も把握する必要があります。
計画に変更が発生した際、もっとも時間がかかるのは、リソース(要員や設備)がどのようなタスクを抱えているかを把握すること。
例えば、要員が一人や二人ならいいのですが、人数が増えるに従って、把握が困難になります。
同じオフィスならいいのですが、遠隔地であったり、別プロジェクトに所属して、複数のタスクを抱えている場合もあります。
メールではリアルタイムな把握が困難です。
いざとなったら残業。このようにしてこなしてきたかもしれませんが、ワークスタイルの変革が叫ばれている今、残業を強いるのは簡単ではありません。残業廃止による、経費カットも厳しく要請され、残業は会社も認めてくれません。たとえ会社が許しても労働基準局が許しません。
ブラックのレッテルを貼られては、人材の獲得も困難になります。
計画に変更が発生してもいいように、リソース(要員や設備)に余力を持っていることも必要です。
しかし、過度な余力は無駄な経費になりかねません。ギリギリの経費で生産性をアップしないと、厳しい受注競争に勝つことはできません。
作業を効率的に割り当て、持てる能力を最大限に引き出すことが重要です。
計画の変更に必要不可欠となるリソースの状況。設備や要員がどのようなタスクを抱えているのか、負荷はどれぐらいなのか把握できなければなりません。このため、工程管理システム「SynViz S2」には「リソース別ガントチャート」と「リソースグラフ」の2つの機能を用意しました。
工程管理システム「SynViz S2」の最大の特長は、このリソース視点を持っていることにあります。
ガントチャートというと、通常はタスク別に横棒(アクティビティ)で作成します。縦軸にタスク名が並び、横軸がスケジュール。タスク別に開始日と終了日がわかり、タスクを配置していくことで計画を立案します。これが「タスク別ガントチャート」です。
工程管理システム「SynViz S2」では、タスク名を入力したら、後はドラッグ＆ドロップで配置していくことができます。もちろん、その修正も簡単、これもドラッグ＆ドロップ。進捗状況もビジュアルに把握できます。
ここまでは一般のプロジェクトマネジメントツールに見られる機能ですが、工程管理システム「SynViz S2」は「リソース別ガントチャート」画面を実装しています。要員や設備などリソース別にタスクを割り当てて計画を立案していくことができます。
これにより、要員が現在どのようなタスクを持っており、その進捗状況はどうなのかを一目で把握できます。
さらに、タスク別ガントチャートとリソース別ガントチャートを上下に表示し、タスク別ガントチャートのアクティビティを選択すると、担当している要員も連動してハイライト表示されます。1つのタスクに複数の要員が割り当てられている場合は、その複数担当者が選択されます。
タスクの遅れを発見したら、要員の進捗状況を確認し、ボトルネックを見つけ、適切な対策を打つことが可能となります。
リソース別ガントチャートでは、要員が抱えているタスクをすべて表示できます。1つのタスクにかかっている要員もいますし、複数のプロジェクトに参加している要員もいます。従来、他のプロジェクトの状況までは把握が困難でしたが、工程管理システム「SynViz S2」では、プロジェクト間連携により、許可された範囲ですべて表示できるようになりました。
また、リソース別ガントチャートに「保有資格」の属性を追加することで、要員のスキルや資格を確認して、新たなタスクを割り当てることもできます。
リソース視点の第2の機能は「リソースグラフ」、要員の負荷の大きさをグラフィカルに表示する機能です。
棒グラフで示され負荷が容量をオーバーしているか、余力があるかを判断できます。オーバーしている場合は手当てしなければなりませんし、余力がある場合は、新たなタスクを割り当てることができます。
これにより、要員あるいは設備の能力を最大限に引き出した、生産性の高い計画を立案することができるようになります。
もちろん、負荷過剰になって残業時間の増大や故障の危険性も回避できます。負荷管理により、要員の負荷を平準化した計画立案ができます。
さらに、将来の要員の負荷の見通しも、週単位・月単位でリソースグラフを表示することで、確認することができます。このリソースグラフも、タスク別ガントチャートとリソース別ガントチャートと連動しており、3つの画面を同時に表示できます。
計画の変更が生じた場合、リソースグラフで余力のある要員を見つけ、対応することも可能になります。
このように、リソース別ガントチャートやリソースグラフにより、要員の今のタスクや負荷状況を把握できるようになります。
この結果、計画の変更が発生しても、効率良くスケジューリングと作業割り当てが実現できます。
※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
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