工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
工程管理・進捗管理を適切に行っているつもりでも、計画の遅れの発見が遅くなることがあります。なぜこのようなことが発生するのでしょうか？その主な理由は、下記の3つです。
理由1：進捗の遅れや進み具合をタイムリーに確認・把握すること自体が難しい
理由2：複数プロジェクトの工程を一括して管理できない
理由3：お客様・外注先など外部のメンバーとの進捗状況を共有できない
上記の3つ以外にも、工程の計画が遅延する理由はあると思いますが、このページではこの3つの理由に焦点を当て、その解決策・対応策をご紹介します。そして、進捗状況をタイムリーに把握し、遅れを未然に検知する方法についてご紹介します。
工程管理を行う際、最新の進捗状況を把握し、適切に管理することは非常に困難だと感じる方は多いと思います。なぜなら、社内外問わず、関係者それぞれの進捗状況を確認し、集約することが非常に手間のかかる業務だからです。
複数のプロジェクト・案件の工程管理を行なっている場合、その業務はより複雑化します。多くの場合、現場から上がってきた報告を、そのまま進捗表に反映することで精一杯ではないでしょうか。
進捗管理が複雑化すると、「進捗の遅れや計画と実績の差に気がつかない」「進捗率の悪い工程に気がつかない」「工程毎の納期管理・納期調整に手間取る」「ボトルネックが発生し他の工程に影響を与える」などの事態が発生します。
このような事態を防ぐには、タイムリーで適切な「進捗状況の確認」が必要です。そこで今回のコラムでは、工程管理における「進捗状況の確認」に焦点を当て、その課題と具体的な解決策をご紹介します。
そもそも、なぜ進捗管理が複雑化するのでしょうか？その理由は大きく3つあると考えられます。
進捗状況を確認するには、プロジェクトメンバーの最新の進捗状況を確認しなければなりません。
しかし、進捗の報告フォーマットや、報告のタイミングがバラバラだったりすると、タイムリーな状況把握ができません。
複数の関連するプロジェクトの進捗を確認する際、プロジェクト毎に大日程や中日程などの進捗状況を把握しなければなりません。
しかし、関連するプロジェクトの数が多くなればなるほど、その依存関係は複雑化し、把握が難しくなります。
お客様や外注先・調達先など、社外のメンバーがプロジェクトに関係することもあります。
多くの場合、各会社によって進捗状況を報告する書式や書き方が異なります。その結果、集計まとめに手間がかかります。
このような課題のある進捗管理ですが、一般的にはExcelなどの表計算ソフトを活用し、工程表・日程表上にイナズマ線をひいて進捗を管理されていると思います。
イナズマ線とは、工程表・日程表上に進捗具合に合わせて線を引き、どこの工程が遅れているかを可視化する仕組みです。Excelを使ってイナズマ線を実現する場合、「図形」の「線」を描画する機能を使ってイナズマ線を実現しますが、工程数・プロジェクト数が多くなると非常に手間がかかります。
さらに、実績入力が間違っていたら線の引き直しなども発生し、さらに手間は増加します。加えて、日程の変更が発生すれば、過去のイナズマ線も全て引き直しになり、非常に大きな工数がかかります。イナズマ線は完成すれば、情報共有には便利な仕組みですが、完成させるまでが非常に大変です。
さらに、複数プロジェクトの工程管理を行う場合は、複数のExcelファイルやシートを開いて、画面を切り替えながら、管理されていると思います。画面が多くなればなるほど、確認・集計の手間も増え人的ミスも発生するでしょう。
せっかく集計したのに、間違った工程表・日程表を見ていたなどがあれば、また集計のし直しになり、手間が増大します。
進捗状況を外部メンバーと共有するためには、イナズマ線、複数プロジェクトの工程の管理を行いながら、報告書を作成しなければなりません。
報告書は社内メンバーと外部メンバーによって見せたい情報が異なるため、外部メンバーに合わせたフォーマットで報告書を作成されていると思います。これもとても手間がかかります。このように、イナズマ線やExcelの機能を活用しても、進捗状況の把握は手間がかかります。
工程管理における進捗管理の難しさをまとめると下記のようになります。
これら4つの課題を、工程管理システム「SynViz S2」が解決します。工程管理システム「SynViz S2」は、工程管理・プロジェクト管理をWebベースの仕組みで実現するツールです。最大の特長の1つに、まるでExcelのような画面イメージと操作性があります。
そのため、ITリテラシーの低い担当者でも難なく活用することができます。この工程管理システム「SynViz S2」では、進捗管理の様々な課題を解決する仕組みを持っています。
Excelのような操作性・画面イメージをもちながら、仕組み自体はWebベースです。そのため、プロジェクトメンバー全員で同じ工程表・日程表を共有できます。実績を入力したらすぐに反映されます。確認・収集・集計をする必要はありません。
工程管理システム「SynViz S2」には、シャドウ機能と呼ばれる独自機能があります。
シャドウ機能は、関連するプロジェクト(大日程・中日程や依存関係にあるプロジェクト)の工程を自プロジェクトの「影(シャドウ)」として表示でき、依存関係を可視化できます。その結果、シャドウからの影響(日程変更など)も一発で把握・確認できます。
工程管理システム「SynViz S2」には外部メンバーと連携するための仕組みが用意されています。外部メンバー向けのExcelフォーマットを用いて、そのフォーマットを工程管理システム「SynViz S2」に読み込ませれば、実績の反映はすぐに完了します。
進捗状況を可視化するイナズマ線も、ボタン1つで簡単に作成できます。
しかも過去のイナズマ線も残すこともできますので、進捗率がどのように変化しているのかも簡単に把握できます。
工程管理システム「SynViz S2」には報告書・レポートをExcelで出力する機能があります。
工程表・日程表を自動的にExcelに出力するだけでなく、表示させたい項目を自由に選択し、様々な形式の報告書・レポートを作成できます。
このように、工程管理システム「SynViz S2」なら、進捗管理の様々な課題に応えることができます。
※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
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