工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
複数の企業や部門など、大人数のメンバで構成されるプロジェクトになると、工程表の変更が多方面に影響を与え、情報共有も困難となります。
どこが変更されたかわからない、誰が変更したかわからない、いつ変更されたかわからない、なぜ変更されたかわからない……。
さらには変更前に戻りたい、もう変更されたくないといったニーズへの対応も求められます。そこで今回のコラムでは、後から柔軟に変更できる工程表の管理方法や、変更箇所を全員に周知し、混乱を防止できる仕組みについて、具体策をご紹介します。
外的あるいは内的な要因から、工程表には変更がつきもの。Excelで綺麗な工程表を作ることができても、変更が入ると、急に面倒になります。
数人規模のプロジェクトなら、放置しておいてもあうんの呼吸でカバーできますが、これが大規模になると、変更箇所や履歴を共有しなければなりません。かといって各部署や個人が勝手に変更するのは混乱の元になります。
確実な変更管理の仕組みがないと、混乱が混乱を呼び、プロジェクトは炎上してしまいます。
まず問題になるのが、どこが変わったかわからなくなること。工程表を見ても、従来とどこがどう変わったのかわからないと、対応に困ります。
見逃していては、大変な事態になりかねません。変わった箇所を目立たせて表示する仕組みが必要です。
たとえ変わった場所がわかったとしても、それをいつ誰が変えたかが重要となります。これがわからなければ、その変更が妥当なのか判断できません。さらには、なぜ変えたのかも把握できなければなりません。変更の度に担当に確認していては、大変な手間になります。
変更できるだけでは十分ではありません。プロジェクトを巡る環境が二転三転し、様々な変更が加えられると、過去の工程表と今の工程表を比較しなければならないというシーンも発生します。その場合、工程表をある時点の工程表(過去の工程表)に戻すことになります。
ところがその変更前のデータが残っていなければ、比較もできません。履歴を一覧できるだけではなく、変更時点に戻すことができる仕組みもあれば便利です。
変更できることは大切な機能ですが、この逆もあります。変更できないようにすること。全体を調整し関係者と共有・合意した日程を勝手に変更はできません。そのため、工程表の変更をできないようにするという仕組みも重要になります。
各担当者が履歴が残るからと言って変更され続けては困るのです。
PMBOKにも示されているように、プロジェクトマネジメントにおいて、変更管理は必須項目となっています。
この変更管理に対応する工程管理システムが「SynViz S2」です。スナップショットをはじめ、履歴、コメント、確定などの機能が用意されており、大規模プロジェクトの小さな変更も柔軟に管理できます。
スナップショットは、その時点の工程表に名前を付けて保存することができる機能です。
スナップショットを保存する際には、変更の時期、担当者、変更理由をコメントとして残しておくことができます(例：部材の遅れ、お客様からの指示など)。これにより、誰がいつ、何の理由で変更したのかがわかり、妥当性を判断できるようになります。
さらに、スナップショットは複数保存することもできるので、まるで工程表のタイムマシンです。そのため、複数あるスナップショットの中から1つを選択して、その時点に戻ることもできます。
上記のスナップショットを活用して変更箇所を表示することができます。ある時点のスナップショットと今の工程表を比較し、どこがどう変わったのかを可視化(変更部分の強調表示)できます。これにより、どこが変更されたかを簡単に特定でき、影響が及ぶ範囲の調整がしやすくなります。強調表示は、他とは異なる色で表示しますし、この色も指定できます。
スナップショットは複数保存ができるので、スナップショット一覧にて変更履歴を一覧表示が可能です。その一覧からスナップショットを選んで、その時点の工程表を確認できます。また、その工程表を編集し、それを最新計画として差し替えることもできます。
一覧をExcelにコピーして、特定の担当者を抽出したり、日付や担当者で並べ替えたり、さまざまな方面から分析することも可能となります。
一定の調整後、プロジェクト内でこれ以上の変更を認めない場合は工程表を「確定」することができます。権限を持つマネージャー以外は変更できなくなります。もちろん、マネージャーが確定を解除することで、変更が可能となり、再度確定することもできます。
このように、工程管理システム「SynViz S2」では、誰が、いつ、どこを、どのような理由で工程表を変更したのか？を柔軟に管理できます。
Excelのファイルを複数持つ必要もありません。
※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
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