調達戦略とは、製品やサービス、原材料などを調達する際の計画や方針のことです。調達戦略の目的は、効率的かつ効果的に資源を確保し、コストを最適化し、リスクを最小限に抑えることで、製品やサービスの競争力や収益性を向上することです。そのため、企業は戦略的かつ継続的な調達プロセスの構築と改善に取り組む必要があります。
サプライヤー管理とは、サプライヤーの選定プロセス、品質に関する合意事項、価格交渉経緯、品質や生産能力の評価などを継続的に管理し社内で共有することをいいます。調達戦略では、信頼できるサプライヤーの選定および良好なビジネス関係の構築・維持が極めて重要であるため、サプライヤー管理は調達戦略から見ても重要な業務の1つです。
調達管理システム(Procurement Management System)とは、製品やサービス、原材料、部品などを効率的に調達するために使用するソフトウェアのことです。調達から決済までのプロセス全体を統合し、効率化、コスト削減、リスク管理を行うことを目的とします。購買活動以外にも、在庫や調達コストを最適化するための需要予測、入荷管理、在庫管理なども含まれます。
サプライヤー管理システム(Supplier Relationship Management System)とは、サプライヤーとの良好なビジネス関係を維持するためのソフトウェアのことです。サプライヤーとのコミュニケーション、契約管理、リスク管理、パフォーマンス評価などを行うことで、サプライヤーとの関係を強化します。これには、コミュニケーションの円滑化、信頼の構築、相互の利益を考慮した取引条件の交渉履歴の管理なども含まれます。
購買管理システム(Purchasing Management System)とは、製品やサービス、原材料、部品などを調達するプロセスを効率化し、管理するためのソフトウェアのことです。適切な品質と数量の製品やサービスを適切な価格で調達することを目的とします。具体的な購買活動に焦点を当てており、製品やサービスの調達を効率的に行うための発注処理、入荷管理、在庫管理なども含まれます。
サプライヤー管理の全体図をイメージにすると、下記図のようになります。
図を見ても分かる通り、サプライヤー管理にはさまざまな部門、関係者が登場し、管理の複雑化を招きさらに、DX推進の阻害要因となっています。
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御社内 |
御社内の関係者としては、設計、調達、製造(工事)部門の関係者がサプライヤー管理に関わります。 |
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複数のサプライヤー |
サプライヤーも複数の企業が存在します。複数の企業に対して、サプライヤー選定、品質に関する合意事項、価格交渉経緯、品質や生産能力の評価などを継続的に管理しなければなりません。 |
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サプライヤーごとに |
サプライヤー各社には、複数の「拠点」もあり、拠点別に管理すべき情報が異なることもあります。 |
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サプライヤーごとに |
サプライヤー各社には、営業部門、品質部門、製造部門があり、各部門ごとに共有すべき情報が異なります。 |
サプライヤー管理はこのような状況であるからこそ、さまざまな課題を生み出します。
上記の図のように、サプライヤーとは、メールや電話などを中心としてさまざまなドキュメントやデータをやり取りします。
複数のサプライヤーの複数拠点の担当者とやりとりするため、下記のような問題が発生しやすいです。
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ファイルやり取りの方法が |
サプライヤーとは、見積書、契約書、図面や部品の納入仕様書など、さまざまなファイルをやり取りします。 |
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誰と何の会話をしたのか、 |
似たような多くのサプライヤーとコミュニケーション取るため、どこの誰とどのような会話をしたのか？の把握が難しくなります。そのため、コミュニケーション取る前に過去を振り返らないと会話できないような場面もでてくるでしょう。場合によっては、「言った・言わない」の水掛け論にもつながり、効率的なコミュニケーションを継続することが難しくなります。 |
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最新の情報が |
サプライヤーとはお互いにさまざまな情報をやりとりします。同じファイルでも最新版はどこにあるのか？などわからなくなり、古い情報で業務を進めると手戻りも発生します。 |
こういった問題は、サプライヤーとのコレスポンデンス管理(コレポン管理)がうまくできないという課題につながります。
御社でもこのようなことは発生していないでしょうか？
次に、サプライヤー管理では、図のように、社内の部門連携・部門間共有で課題が発生します。よく発生する課題をまとめると下記表のようになります。
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正確な情報のありかが |
サプライヤーから提供されたさまざまなファイルが、どこにあるのか、誰が管理しているのか、最新版はどれか、などがわからなくなり、最新のファイルがどこにあるのか確認するのに1週間以上かかる場合や、確認に時間がかかるため、古い情報で業務を進めてしまう場合があります。 |
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部門ごとに管理項目が異なる |
同じ部品(部材)の情報でも、調達部門に必要な項目、設計部門に必要な項目という具合に、部門ごと、担当者ごとに管理する項目が異なります。そのため、各部門や担当者ごとで閲覧できる項目には制限が必要です。それがなければ、「管理不要な項目まで見える」こととなり、何かのミスにつながりかねません。 |
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複数部署、同一グループ間で |
あるサプライヤーから同じ部品を調達するにあたり、社内の複数部門や別グループが、同じやりとりを重複して行っていることもあります。同じ業務なので無駄になってしまいます。 |
最後の課題は、サプライヤー別の情報の出しわけ管理です。上記図のように、サプライヤー管理を行う際、サプライヤーにはさまざまな「状態」「状況」が発生します。その「状態」「状況」に合わせてどこまで情報をサプライヤーに提供して良いかのだしわけが非常に難しいケースがあります。
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技術文書などを海外と |
サプライヤーが海外企業である場合、輸出管理の関連で、技術情報を出していいかどうかの判断が必要なケースがあります。毎回、責任者にメールやチャットなどで確認するのは大変です。そもそも誰に聞いていいのかもわからないようなこともあるでしょう。 |
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複数のサプライヤーから |
複数の企業の中からサプライヤーとして選定する場合、どの企業にどこまでの情報を提供しているのか、どんな情報をもらっているのかを管理しなければなりません。万が一にも、NDAも締結していない企業に機密情報などが展開されてしまうことはあってはなりません。 |
このように、サプライヤー管理では、複数サプライヤー、複数拠点、複数担当者、複数部門が複雑に絡み合い、
解決が困難な情報管理の課題を生み出していると言えます。
この課題を解決する仕組みとして、弊社では、appSQUARE DXをご提案しています。
AppSQUAREシリーズとは、社内DXや社外DXを推進するITシステムのことで、社内DXを推進する「AppSQUARE」と社外DXを推進する「appSQUARE DX」からなります。調達やサプライヤー管理業務での位置付けは下記のとおりです。
「AppSQUARE」とは、ノンプログラミングで社内のさまざまな業務システム・アプリを開発できる業務アプリケーションの構築プラットフォームです。
社内システムの開発・運用・保守の効率化を実現し、業務効率化と社内DXの推進を支援します。調達業務・サプライヤー管理業務では、主に「設計」「調達」「工事」「製造」などの関連部門の各種業務のDX推進を支援します。
「appSQUARE DX」は、社外DXを推進するDX支援ツールです。社内のDXを推進するさまざまなDXツールと連携し、社外(子会社・グループ会社や仕入れ先、その他業者など)も含めたDXを実現します。
調達業務・サプライヤー管理業務では、主に外部のサプライヤー企業との購買や仕入れに関連する各種業務のDX推進を支援します。
AppSQUAREシリーズでは、すべてのサプライヤーとのコレスポンデンスをappSQUARE DXで一元管理(下記図参照)することができます。
そしてすべての情報は変更履歴も含めて管理されるため、「サプライヤーごとのやりとりの経緯」「最新の情報の確認」「次にやるべきタスク」などをすべてappSQUARE DX上で管理できます。
appSQUARE DXは、社外DXを推進するツールですので、サプライヤー(国内、海外)であっても、セキュアな環境でDXを推進することができます。さらに、外部企業であっても、ワークフローを組むこともできますので、業務プロセスの標準化も可能です。
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ファイルやり取りの方法が |
すべてのサプライヤーとのファイルやり取りはappSQUARE DXで行えます。そのため、「あのファイルどこいった？」「あのファイルもらったのか？」などのような抜け漏れなどがなくなります。 |
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誰と何の会話をしたのか、 |
appSQUARE DXでは、サプライヤーとのやりとりを履歴として管理可能です。 |
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最新の情報が |
上述したとおり、appSQUARE DXでは、ファイルの変更履歴を管理できます。そのため、最新のファイルがどれなのか？を探し回る必要がありません。 |
社内DXを推進する「AppSQUARE」を活用することで、社内の情報共有や業務効率化を実現できます。
下記図のように、調達やサプライヤー管理に関連する社内の関係部門、関係者をAppSQUAREにアカウント登録し、AppSQUARE上ですべてのファイルや情報のやり取りを行います。当然、ワークフローを組むこともできますので、業務プロセスの標準化も可能です。
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正確な情報のありかが |
AppSQUAREは、ファイルの履歴管理や関係者とのやりとりの履歴を管理することができます。 |
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部門ごとに管理項目が異なる |
AppSQUAREは、アカウントや部門ごとに「閲覧できる項目」をマスタ情報として細かく権限設定できます。
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複数部署、同一グループ間で |
AppSQUAREでは、過去のワークフローを検索することができますので、同じやりとりがあれば、それを参照し、重複を避けることができます。これにより、同じような業務を何度も繰り返し行うといった無駄が削減できます。 |
「appSQUARE DX」では、社外のサプライヤーとの業務プロセスをワークフロー化できます。そして、複雑な分岐フローにも対応しています。
このため、サプライヤーとのやりとりにおいて、分岐フローを工夫することで、下記図のようにサプライヤーごとの情報の出しわけが可能になります。下記はNDA締結したかどうか？や輸出管理は問題ないか？の分岐フローで、YESかNOかを判別し、その後、各担当者が対応するというワークフローの例となります。
このような仕組みを実装できますので、「NDA締結していないサプライヤーへの機密情報の送付」や「輸出管理で規制されている国への技術情報の開示」などを未然に防止することができます。分岐は複雑な分岐にも対応しておりますので、御社独自の「情報の出し分け基準」に合わせて、分岐フローを構築できます。
