商品情報の一元管理が難しい理由と
その解決策

医薬品や食品・化粧品などの一般市場に出回る商品においては、商品に関する情報の一元管理が必須です。
一つの商品に対し、説明書や箱・ビンに関する情報や使用期限・廃棄処理の方法、更には棚卸しの義務、トレーサビリティの義務など、管理項目は100項目を超えることもざらです。こういった情報は、通常は各専門部署毎に個別に情報を作成・管理していることも多く、一元管理が難しい原因ともなっています。
難しい要因は、主に以下の３つに集約できます。

１　商品情報のデータ形式が様々で作成部門も異なる

商品情報のデータ形式には様々な形式があります。製品写真、パッケージのイラスト、マニュアルや注意事項など多数存在します。しかも、パッケージに記載している情報とマニュアルに記載している情報の文面の量や形式が異なっているなど、同じ情報でも形が変わったりすることもあります。
こういった情報は作成部門も異なっていることもあり、一元管理が難しい要因になっています。

２　管理項目の増減頻度が多く、システムに柔軟性が必要

医薬品や化粧品、食品などは法規制や商品のライフサイクルによってルールや管理項目が増減します。
一元管理システムを構築した場合、項目増減の度に商品情報管理システムの修正変更が必要です。
しかし、その都度ベンダーに見積もり依頼・予算獲得のプロセスを繰り返していては、とてもシステム運用はできません。
そのため、変更の都度タイムリーに、簡単に項目の増減に対応できる必要があります。

３　既存の社内システムとの連携

商品に関する情報は、通常各専門部署毎に作成を行っているものです。
各専門部署では何らかの管理システムが構築され、運用されているケースが殆どです。
新たに商品情報管理システムを構築する場合は、こういった既存の社内システムとの連携が必要になります。
例えば、商品カタログに掲載する商品情報はWEBサイトにも掲載されますが、この場合、WEB管理システムとの連携が必要になります。

商品情報を一元管理しなくてはならない理由とは？

これらを解決する手段がなければ、商品情報が変わるたびに、各専門部署で様々な管理作業が発生し、効率的な商品管理が行えません。製造物責任法が問われる時代、メーカー側では商品情報を一元管理することが大変重要となります。