医薬品や食品・化粧品などの一般市場に出回る商品においては、商品に関する情報の一元管理が必須です。一つの商品に対し、説明書や箱・ビンに関する情報や使用期限・廃棄処理の方法、更には棚卸しの義務、トレーサビリティの義務など、管理項目は100項目を超えることもざらです。こういった情報は、通常は各専門部署毎に個別に情報を作成・管理していることも多く、一元管理が難しい原因ともなっています。
商品情報のデータ形式には様々な形式があります。製品写真、パッケージのイラスト、マニュアルや注意事項など多数存在します。しかも、パッケージに記載している情報とマニュアルに記載している情報の文面の量や形式が異なっているなど、同じ情報でも形が変わったりすることもあります。こういった情報は作成部門も異なっていることもあり、一元管理が難しい要因になっています。
医薬品や化粧品、食品などは法規制や商品のライフサイクルによってルールや管理項目が増減します。一元管理システムを構築した場合、項目増減の度に商品情報管理システムの修正変更が必要です。しかし、その都度ベンダーに見積もり依頼・予算獲得のプロセスを繰り返していては、とてもシステム運用はできません。そのため、変更の都度タイムリーに、簡単に項目の増減に対応できる必要があります。
商品に関する情報は、通常各専門部署毎に作成を行っているものです。各専門部署では何らかの管理システムが構築され、運用されているケースが殆どです。新たに商品情報管理システムを構築する場合は、こういった既存の社内システムとの連携が必要になります。例えば、商品カタログに掲載する商品情報はWEBサイトにも掲載されますが、この場合、WEB管理システムとの連携が必要になります。
この3つの理由により、商品情報管理が困難となっていますが、その結果、下記のような弊害が発生します。そのため、効率的な商品情報管理の仕組みづくりが重要となります。
お客様からの製品問い合わせに正確・迅速に回答できない
システムや帳票が点在し、どの情報が正しく、どこに正しい情報があるのかわからず、問い合わせに対する回答に時間がかかるようになります。
製品の最新情報・変更情報が社内に展開されない
誰が、いつ、どのような変更したのかがわからなくなり、最新の情報を社内で共有することができなくなります。
部門ごとにバラバラで管理
商品情報としてどのような項目を管理すべきかが定まらず、部門ごとにバラバラの管理項目で管理し、二重管理といった無駄な管理も発生してしまいます。
では、商品情報管理が困難な「3つの理由」をどう解決すべきでしょうか？その解決策の１つにAppSQUAREがあります。なぜAppSQUAREで3つの理由が解決できるのか、その解決理由をご紹介しましょう。
AppSQUAREには、商品情報管理に関わる各部門や業務で発生した様々なファイル（成果物）を1つのシステムで管理が可能です。さらに、成果物の再利用、版管理、履歴・変更管理、全文検索も可能です。そのため、バラバラなファイルであっても、どこに最新情報があるのか、どういう変更がされたのか、誰が変更したのかなど、すぐに確認することができるようになります。
AppSQUAREには、電子フォームを設計する機能（電紙帳票の設計機能）が実装されています。これを利用することで商品情報管理の各業務や部門に合わせた管理帳票を簡単に作成することができます。さらに、ワークフロー機能と組み合わせることで、既存の管理方式を全てAppSQUARE内に包含することが可能です。フォーム画面で管理する各項目はシステム運用中でも自由に変更することが可能であり、柔軟なシステム運用を実現します。
部門ごとで好きなようにフォームを作成し、データだけを連携させたりすることも可能ですので、二重で同じ項目を管理することもなく、その部門で必要な情報だけを管理することができるようになります。
AppSQUAREには、他のシステムと連携するための「Web API」が実装されています。この「Web API」を活用することで、御社の既存のシステムAppSQUAREを連携させることができ、データの共有なども実現できます。AppSQUAREの商品情報を更新したら社内の様々なシステムに自動連携されますので、情報共有もタイムリーに実現できます。
このように、AppSQUAREを活用すれば、商品情報管理を効率化することができるようになります
