デジタル化と業務効率化プラットフォーム「AppSQUARE」
ペーパーレス化、脱Excel、業務ワークフローのシステム化など、多くの企業がデジタル化を推進し、これらの取り組みは着実に成果を上げてきました。 分散していたファイルや紙媒体は一元管理され、過去のナレッジを再利用できる環境も整いつつあります。
しかし、社内データの迷子は、なぜ今も発生してしまうのでしょうか。
その原因は、デジタル化の成功がもたらした「新たな課題」にあります。業務のシステム化が進んだ結果、蓄積された大量のデータは個々の業務アプリに閉じ込められる、いわゆる「データのサイロ化」が発生しています。
この状況で必要なデータを探すために、利用者には2つの「高度な検索スキル」が求められます。
①：データがどのアプリに格納されているかを把握する
②：そのアプリでデータに対応する正確なキーワードを入力して検索する
これでは、せっかく蓄積したナレッジも「探せなければ、無いのと同じ」になってしまいます。
今、新たに求められているのは、アプリの境界を意識することなく、自然な言葉で社内のあらゆるデータを横断検索できる仕組みです。
「どこにどのようなキーワードで保存したか」ではなく「何を知りたいか」だけを考える。
そのような検索体験が、これからの理想形となってきています。
「AppSQUARE 企業内検索基盤」は、AppSQUARE上の複数アプリケーションに蓄積されたデータを横断して一括検索できるようにするAppSQUAREの拡張機能です。高速検索エンジンによる大量データの即時検索、表記ゆれを吸収した柔軟なキーワードマッチング、生成AIとの連携による自然言語での対話型検索など、「探す」ストレスを軽減する機能を備えています。
蓄積されたナレッジを「探せる資産」へと変え、業務効率の向上を実現します。
条件を以下のように仮定すると、
・従業員：1,000人
・検索回数：5回/日
・検索1回あたりの削減時間：1分
・1カ月の稼働日数：20日間
・従業員の時給：3000円
1カ月当たりの検索時間が1,666時間削減され、金額にすると毎月500万円の削減効果となります。
以下のように、効率的にノウハウを継承していくことが可能です。
①：若手が先輩に聞かずとも、過去の設計書や事例などのノウハウを素早く・簡単に探せるようになります。
②：有識者や先輩の作業を中断させることなく、情報を確認できます。
③：文書を探せるようにすることは、文書の紛失を防ぐことにもつながります。
「AppSQUARE 企業内検索基盤」には企業に蓄積された大量データから素早く簡単に必要なデータを引き出すための4つの特徴をご紹介します。
「AppSQUARE 企業内検索基盤」は、検索エンジンに「Elasticsearch(エラスティックサーチ)」を採用。
Elasticsearchは、オープンソースの検索エンジンで、複数のノードを組み合わせて1つのクラスタを形成し、データの分散処理や高可用性を実現します。これにより、数十TB(テラバイト)以上、数千万以上のファイルなど、大量の情報でも高速に検索することが可能です。
Elastic社が提供するElasticsearchおよび関連ソフトウェアは、世界で50億回以上ダウンロードされています。
機能をさらに拡張することで、AppSQUARE内のデータだけでなく、さまざまなシステムの社内情報を横断的に検索可能になります。
お客さま独自のシステムなどについては、専用のクローラー(コネクター)を新たに開発することで対応可能です。
AppSQUAREで設定したアクセス権限は、検索結果にもそのまま反映されます。ユーザーは参照権限を持つ情報のみ閲覧可能となるため、金融機関や公共分野など機密性の高い環境においても、安全に横断検索・活用することができます。
さらに、AppSQUARE以外の社内情報についても、お客様独自の認証システムと連携することで、所属や役職に応じた権限管理が可能です。
これにより、ユーザーごとに閲覧を許可された文書のみを検索結果に表示する、といった高度なアクセス制御を実現します。
参照権限をチェックし検索結果を表示
従来のキーワード検索では、必要な情報にたどり着くために適切なキーワードを入力する必要があり、検索には一定のスキルが求められていました。それが生成AIと連携することで、日常会話のような自然な言葉で知りたい情報を検索できるようになります。
社内に蓄積された情報を検索・参照し、その根拠に基づいて要約された回答を生成するため、必要な情報を効率的に取得できます。
また、回答内容についてさらに詳しく知りたい場合は、追加の質問を行うことも可能です。
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面倒なファイルのアップロードは不要 |
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共有フォルダやクラウドにある既存の情報をそのまま検索対象にするため、生成AIを利用するためのデータの移行やファイルアップロードの手間は一切かかりません。 |
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セキュアで高精度な回答生成 |
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精度の高い検索によりヒットした「有用な情報だけ」を生成AIで利用して回答を生成します。 |
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根拠の確認と対話による深掘り |
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生成AIの回答の根拠となった社内ファイルを確認できるため、安心して情報活用できます。 |
「AppSQUARE 企業内検索基盤」の特長的な機能を画面イメージ付きでご紹介します。
詳細な機能一覧につきましては、お問い合わせください。
検索窓には過去の検索キーワードを基にサジェストされます。
よく検索されるキーワードやデータも表示されるため、より検索時間を短縮できます。
AppSQUAREの各アプリやデータを格納している複数システムからヒットした情報をまとめて一覧表示します。
日本語の表記ゆれを吸収し、検索の効率化をサポートします。
検索結果画面から、そのままWebブラウザー内にファイルの内容を表示します。
検索でヒットしたキーワードの位置まで遷移し、ハイライト表示されるため、少ない操作で該当箇所を確認できます。
社内システムのFAQ回答や社内ナレッジ検索、資料要約などで利用可能です。
ユーザーが入力した質問文の意味を理解して社内情報を検索し、生成AIが回答を生成します。
チャット形式で追加の不明点や不足情報を容易に引き出すことが可能です。
以下のような活用シーンが想定されます。
その他、業種を問わず幅広く活用可能です。文書検索やナレッジ活用に関する課題をお持ちの場合は、お気軽にご相談ください。
導入の障壁を下げスモールスタートが可能な「限定ライセンス」と、将来的な拡張を見据えた「横断検索ライセンス」の2段階のライセンスモデルがございます。
限定ライセンスでは、AppSQUARE内のデータ検索を低コストで強化でき、横断検索ライセンスへアップグレードすることで、社内イントラや他業務アプリケーションのデータベースなど、AppSQUARE以外の社内の情報資源へと検索対象を広げることが可能です。
詳しくはお問い合わせください。
既存のAppSQUARE環境に拡張機能として追加導入できます。
現在運用中のアプリやデータに影響を与えることなく、検索機能を有効化できます。
シノニム(同義語)辞書の登録や、特定フィールドへの重み付けなど、お客様の業務用語や検索傾向に合わせたチューニングが可能です。
Word、Excel、PowerPoint、PDF、テキストファイルなど主要なオフィス文書に対応しています。
ファイル内の文字情報を抽出し、全文検索の対象とします。
Elasticsearchの分散アーキテクチャにより、数千万ファイル規模でも1秒以内の応答を実現しています。
データ量に応じてノードを追加することでスケールアウトも可能です。
現在、「AppSQUARE 企業内検索基盤」はオンプレミス環境のみに対応しており、SaaS環境での提供は行っておりません。
お客様のデータセンター内に構築することで、機密性の高いデータを社外に出さずにセキュアに運用できます。
回答の根拠となった参照元ドキュメントへのリンクが表示されるため、元の情報を直接確認できます。
その他、デモ・トライアル・導入相談など、お問い合わせも受け付けております
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