仕事の管理をしている方の中には、「もっと効率よく、わかりやすく管理ができるようにしたい」と思っている方も多いのではないでしょうか。アナログで管理していた時代からデジタル化が進み、さまざまなツールが登場してきたため、何をどんな基準で選べばよいのかと悩んでいる方もいることでしょう。そこでこの記事では、BIツールの機能や導入のメリットについて解説します。
BIとは、「Business Intelligence(ビジネスインテリジェンス)」の略称です。一般的には、企業に蓄積されている膨大なデータを収集・分析・加工して使いやすくし、経営に関する意思決定をサポートすることを指しています。BIツールは、上記のような企業内にあるさまざまなデータを可視化し、データに基づいた意思決定を支援するツールやソフトウェアのことをいいます。
BIツールを使う目的は、「データを活用して売り上げ拡大や業務効率化を行うこと」
これまでは、アナログでデータをまとめて分析している企業もありましたが、デジタルで一括管理をすることで、誰でも見やすくタイムリーにデータを活用することが可能になりました。
BIツールの活用シーンは、多岐にわたります。ここでは、代表的なものを簡単にご紹介します。
これら以外にも、データを活用する事例はまだまだ存在します。企業活動において、データ活用はつきものなので、あらゆるシーンにおいてBIツールは活用されています。
BIツールには多くの種類がありますが、どのようなツールにも基本的に搭載されている機能について紹介します。
BIツールを活用したい目的に合わせて、欲しい機能が充実しているものを選びましょう。ここからは、特に使われることの多い上記2つの機能について、詳しくみていきます。
レポート出力機能とは、その名の通り、データをレポートとして出力する機能です。Web上でのレポート出力はもちろん、Word・Excel・PDF・PowerPoint・CSVなどの各種ファイルにも変換可能です。データを各部署ですぐに共有することもできるため、タイムラグが起こりづらくなります。また、各種ファイルに変換することで、会議やプレゼンなどの資料を作成したいときにも役立つでしょう。
レポートの機能においてよく使われているものに、ダッシュボード機能もあります。ダッシュボードは、データをグラフやチャートなどで表示し、視覚的にわかりやすくデータを確認できるものです。リアルタイムで情報を更新できるものも多く、各部署の状況を瞬時に可視化することが可能です。目標に対しての達成率や重要指標を企業内で共有する際に使われます。
OLAPとは、「Online Analytics Processing(オンライン分析処理)」の略称です。企業内に蓄積されているデータを多様な視点から分析する機能です。アナログでたくさんの解析方法を試すには、膨大な時間がかかります。その際、OLAP分析機能搭載のBIツールを活用すれば、後述するさまざまな解析手法を誰でも簡単な操作で実施することが可能になります。さらに、リアルタイムにデータを処理できることから、現状起きている問題点を改善するのに役立ちます。
解析手法には、いくつかの種類があります。「ドリルダウン」「ドリルアップ」という手法では、データの階層を掘り下げることが可能で、例えば都道府県別で見ていたデータを市町村別に見るというように、階層を変えての分析を瞬時に行うことができます。また、「スライシング」という手法では、多次元のデータをある断面で切り取り、2次元の表にすることができます。例えば、通常表示されているデータが全プロジェクトの地域ごとの進捗具合としましょう。スライシングをすることで、全プロジェクトの中でも、Aというプロジェクトが地域ごとにどれくらい進んでいるのかに絞って確認することができます。
BIツールに搭載されている上位機能について紹介します。
この2つの機能について、詳しくみていきましょう。
シミュレーション機能は、日常のさまざまなデータを分析し、そこから課題や解決策を見つけ出すのに便利な機能です。データを基にして、売り上げや収益なども予想してくれます。エクセルにも多様なシミュレーション機能がついていますが、BIツールを使うことによって、誰でも簡単にシミュレーションすることができます。
また、BIツールを活用したシミュレーションでは、複数のパターンを予測することが可能です。予測した内容もグラフで可視化できるので、プランの比較検討もしやすいメリットがあります。新規事業や大規模な投資案件など、経営の意思決定をする際に非常に役立ちます。
データマイニング機能とは、大量のデータからパターンなどの法則性を発見する機能です。統計学やパターン認識などの技術を用いることにより、人間では発見が難しいことも見つけてくれます。
マーケティング分野で使われることが多く、見つけた法則性から現状の課題解決のためのヒントが見つかることもあります。新たなプロモーションなどの施策を打つ際に、効果的な内容を検討することができます。
BIツールを導入する主なメリットを3つ、紹介していきます。
BIツールを導入するメリットは、何といっても短時間でデータの集約・分析ができることです。多くのチームが同時に動いているプロジェクトの場合、それぞれでデータを作成していると、集約するのに手間がかかります。また、アナログでデータを集約した場合、漏れやミスが生じることがあるかもしれません。
しかし、BIツールにデータを連携させることで、集約作業もすぐに終わります。また、BIツールは難しい操作が不要のため、クリックするだけですぐにデータの分析が可能です。
2つ目のメリットは、現状を可視化できるという点です。複雑な情報や多数の部署の情報は、データだけで見ると把握がしづらいです。Excelなどのツールで可視化しようとすれば、その前にデータの入力も必要になってきます。
しかし、データの集約からBIツールを活用して行うことで、瞬時に可視化することが可能です。円グラフや棒グラフなどで表示するなど、BIツールには可視化できる方法が多数存在しています。また、現状を可視化することで、同時に進行しているプロジェクトの進捗状況も把握することができます。例えば、遅れがあるところには作業員を増やす、配置を見直すなど、内部ではわかりづらい課題も発見できるのが強みです。さらなる業務の最適化を目指すには、BIツールは有効に働くでしょう。
3つ目のメリットは、問題を早期に発見できることです。BIツールの多くは、リアルタイムで情報を反映し、共有することができる機能が備わっています。これにより、計画を変更したときもすぐに修正することができるようになります。問題点も重大なミスにつながる前に発見できます。
BIツールを導入するデメリットについても紹介していきましょう。ここでは、以下2つのデメリットについて、解説します。
BIツールの導入には、多くの場合で初期費用が発生します。利用する機能や利用人数によって金額が変わることもあるため、事前に利用目的や利用担当者などを決めて、どのツールを導入するか総合的に判断するとよいでしょう。
また、導入時の初期設定に手間もかかります。もともと使用していたデータなどをBIツールに移す作業は、非常に煩雑です。再度データベースを構築しなおす際にも、同様の手間がかかります。
さらに、BIツールは導入形態によって、かかるコストに差があります。「オンプレミス型」と呼ばれるものは、BIツールを導入するサーバーを自社で用意するもので、「クラウド型」はサービス提供元の会社のサーバーを利用し、利用人数によって料金が変動する形態です。それぞれのメリット・デメリットについては、BIツールの選び方の項目で詳しく説明します。
BIツールのデメリットには、作業効率が悪くなる可能性があることも挙げられます。BIツールは基本的に、誰でも使いやすいように簡単な操作ができるようになっています。しかし、使用感はそれぞれ異なるため、実際に使ってみると使いづらさを感じることもあるでしょう。
また、使用感がよくても、現場で必要な情報をうまく集約・分析できなければ作業効率の低下を招きます。トライアルとして、事前に複数のメンバーに利用してもらい、感想を聞いてみるのがよいでしょう。
BIツールの機能やメリットがわかったところで、次は選び方について紹介していきます。BIツールには、多様な機能が備わっていたり、特定の現場に特化したりするものが存在するため、機能や実績、価格や使いやすさで比較することも重要ですが、それ以外にも下記のような視点で比較すると良いです。
データ分析者の目線で比較する場合は、下記のような項目で比較するとよいでしょう。
このほか、比較に必要な項目を複数リストアップしています。一覧表にまとめてありますので、よろしければご参考にダウンロードしてご活用ください。
資料作成者の目線で比較する場合は、下記のような項目で比較するとよいでしょう。
このほか、比較に必要な項目を複数リストアップしています。一覧表にまとめてありますので、よろしければご参考にダウンロードしてご活用ください。
システム管理者の目線で比較する場合は、下記のような項目で比較するとよいでしょう。
このほか、比較に必要な項目を複数リストアップしています。一覧表にまとめてありますので、よろしければご参考にダウンロードしてご活用ください。
導入支援の内容で比較する場合は、下記のような項目で比較するとよいでしょう。
このほか、比較に必要な項目を複数リストアップしています。一覧表にまとめてありますので、よろしければご参考にダウンロードしてご活用ください。
この記事では、BIツールの機能や特徴、選び方について解説しました。企業活動において、データの有効活用が必要な昨今では、BIツールの活用シーンは多岐にわたっています。BIツールを導入することで、短時間でデータの集約・分析が可能です。正確にデータを集約できるからこそ、現状を可視化して問題点も早期に発見できます。
また、BIツールを導入する際には、導入目的を明確にし、必要な機能・操作性・導入費用・提供形態・サポート体制などから目的を果たせるか、総合的に判断して導入を検討するのがよいでしょう。
