デジタル化と業務効率化プラットフォーム「AppSQUARE」
業務効率化は業種問わず、あらゆる企業が目標にする取り組みです。近年では「働き方改革」が謳われるようになり、「業務効率化」や「生産性向上」などの言葉を耳にする機会も増えたのではないでしょうか。昔のように寝る間も惜しんで仕事に励むというスタイルを好まない人が増えている中で、業務効率化は企業が取り組むべき重要項目とも言えます。
当記事では業務効率化の基本と取り組む手順・ポイントを解説します。
業務効率化とは、業務を進行していくうえで無駄となる業務を減らし、全体の生産性を高める取り組みのことを指します。業務効率化に取り組むとことで工数や業務時間を最適化でき、注力すべき業務に時間を費やせるようになります。そうすることで、自然に利益の向上が図れるようになり、企業にとって大きなメリットをもたらします。
業務効率化の具体的な取り組み内容は、業務のプロセスに隠れた「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して改善を続けることです。
「ムリ・ムダ・ムラ」の詳細は以下の通りです。
業務効率化と一緒に使われる言葉に「生産性向上」があります。生産性向上とは資源を最大限に有効活用し、最小限の投資で最大の成果を生み出すことです。
つまり、業務効率化は生産性を向上するための「手段」の一つということです。生産性向上は「成果」に重きを置いた言葉で、利益に関係する会議などで使われることが多いです。もし、業務効率化と生産性向上の違いが分からなくなった場合は、「生産性を高める為」に「業務効率化を図る」という関係性を覚えておきましょう。
業務効率化には下記のような3つのメリットがあります。
【業務効率化を図るメリット】
業務効率化に取り組むことで作業時間や経費を削減できます。また、無駄な作業を減らすと自然と従業員が暇を持て余す時間が減って、効率的な動きが出来るようになるため、利益率の向上にもつながります。
最も業務効率が向上するとされているのが作業の機械化(自動化)で、機械化(自動化)によってヒューマンエラーが減り業務の進行もスムーズになります。また、機械化(自動化)により作業時間を短縮すれば、削減した時間を別の業務にあてることも可能になり、生産性の向上が期待できます。
作業時間が短縮できれば残業時間を減らすことができ、結果として人件費を削減できます。また、ムダな会議などを減らすことで会議の中で必要となる資料などのコストも削減できるでしょう。
業務効率化によって得られる「利益の向上」には、作業時間の短縮による売り上げの増加だけでなく、コストの削減も重要です。減らせる部分は減らして、増やすメリットがある部分は増やしていけば自然と利益は向上していきます。
業務効率化は、従業員のモチベーション増加にも繋がります。いくら無駄のない仕組みが作られても、従業員のモチベーションが低ければ結果として生産性は向上しません。
そのため業務効率化では、従業員の働きやすい環境を構築することも取り組みの一つとして考えられています。ムダな時間が減り、働きやすい環境になることで、本来やるべき業務に集中できるようになるでしょう。
業務効率化は作業時間や経費の削減による利益の向上が図れる一方で、デメリットもあります。
【業務効率化を図るデメリット】
経営者側からすると残業時間が減って経費削減になるメリットがある反面、従業員側の人々は残業代が減少することで収入の減少に繋がるデメリットがあります。収入が減れば日々の生活へのダメージは避けられないため、経営者は業務効率化に伴うデメリットを必ず把握しておかなくてはいけません。
業務効率化が進むと、従業員の就業時間が減らせる反面、時給計算の社員の給与が減額する可能性があります。経営者には人件費となる残業代のコストを減少させたいという考えがありますが、従業員にとっては残業代も収入源になるため効率化によって作業時間が短縮することを喜べない場合もあるのが現実です。
プライベートを重視する社員にとっては給与よりも時間が取れて喜ばしいことではあるかもしれませんが、家庭があって少しでも多くのお金を稼がなくてはいけない人にとっては効率化がモチベーションを落とすきっかけにもなる場合もあります。経営者はその点を踏まえて効率化により利益が向上した場合は、なるべく従業員に還元する形で対応することが求められるでしょう。
システムやツールを導入するためにはコストがかかります。ツールによっては何十万、何百万とかかる事もあるため、企業の規模に合わせて導入可能なものを選択する必要が出てくるでしょう。
また、システムやツールを導入した直後は使用方法に慣れるまで、一時的にコストが増加する可能性も考えられます。それを防ぐためにも導入する際は、事前にマニュアルなどで従業員に周知させ、導入直後から効率よく活用することが求められます。
業務効率化を推奨するあまり行動を平準化し、優秀な従業員の自由な発想や意見に対し受け入れにくい状況を生む可能性もあります。
企業が発展するうえで、自由な発想や意見を取り入れることは欠かせません。だからこそ、企業は自由な意見に対して柔軟に対応することや、従業員が意見しやすい環境を作ることが求められます。
業務効率化は一度実施したからといって完成するものではなく、何年もかけて実践と改善を繰り返しながら完成形へ導きます。
具体的な方法は以下の通りです。
【業務効率化の手順】
業務効率化を進めるために、まずは現状の業務プロセスを可視化します。業務プロセスの可視化ができれば、効率が悪い部分を洗い出しやすくなるため、その後の効率化作業がスムーズに進みます。
可視化するコツはタスクを正確に区分することです。業務プロセスはタスクがいくつも繋がって出来上がる業務の流れであるため、タスクを正確に区分できなければ業務プロセスを正しく可視化することができません。実際に業務に携わっている人を交えれば、より正確に可視化しやすくなるでしょう。
業務プロセスを可視化したら、効率化すべき業務を明確にします。その際、以下のような業務に焦点を当てて効率化を進めていくことをおすすめします。なぜなら、以下で挙げる業務は効率化の余地が残されていることが多く、効率化自体も進めやすいからです。
次に効率化の具体的な方法を検討します。効率化の方法は業務によって様々ですが、基本事項として「改善の4原則」を意識して決めていくと高い効果が見込めるでしょう。改善の4原則とは以下の通りです。
最後に、業務の見直しによって効率化できたかどうかの検証を行います。実際に効果検証してみないと効果を正しく把握することはできませんPDCAサイクルを回すことで、より高い成果をあげる改善案が出てくるでしょう。
業務効率化は企業だけが取り組むことではありません。個人でも取り組める業務効率化は多く存在します。効率化が進めば自身の評価を上げることや、業務の負担を減らすことに直接的に繋がるため、個人でできる方法を把握しておくことをおすすめします。
【個人で取り組む業務効率化】
「AppSQUARE」は、業務効率化の推進を支援するソリューションです。さまざまな業務プロセスをアプリケーションとしてノンプログラミングで開発でき、業務プロセスの可視化と改善が柔軟に行えます。
下記のサンプルワークフロー図のように、ワークフローの分岐や並列プロセスの定義も可能です。並列プロセスとは、複数の部門・担当者が並行で業務を進めるプロセスのことです。下記サンプル図では、開発部、設計部、サポート部の3つの部門が回答承認を並列で進めています。こういった並列プロセスにも柔軟に対応できます。
このようにさまざまな業務プロセスを可視化し、そして改善につなげていくことができるのがAppSQUAREです。
業務効率化とは、既存の業務プロセスに潜む「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、より仕事を効率的に最適化することを指します。日々の業務プロセスの中には多くのムリ・ムダ・ムラが潜んでおり、それらを改善するために業務プロセスの可視化や課題・改善点の洗い出しを行います。
業務効率化は一度取り組んで終わりではなく、継続的に何度も課題の洗い出しと改善を実施することに意味があります。そのため、新たな案件が増えると業務効率化を検討する対象が増えてしまうため、業務効率化に取り組む従業員の負担が大きくなってしまうでしょう。
負担を減らすためには、必要に応じてITツールやシステムを活用するのが効果的です。「AppSQUARE」など利用価値のあるものは最大限活用して、負担を減らしつつも業務効率化の効果を最大限発揮できるように取り組みましょう。
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