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社内システムとは？

社内システムとは、情報システム部門が社内のさまざまな業務を効率化するために、独自に開発するものです。一般的に、エクセルなど社員の多くが使い慣れたソフトを活用して開発されています。ただ、システムの種類が多いだけでなく、古いまま使われていることもあるため、「一元管理されていない」「システムの詳細がわからない」など、ブラックボックス化することも多いようです。

社内システムの管理・改修の難しさ

情報システム部の業務のなかで「社内システムがどのような仕組みでできているのかわからない！」と悩むシーンは、意外と多くあるものです。もちろん生産や販売、在庫などの管理、財務や会計といった基幹システムは、一定レベルのスキルを持つ人間なら問題なく使えるようにできています。一方で、情報システム部が業務効率化のため独自に作った社内システムではトラブルが起きがちです。

たとえば、エクセルで作られた社内システム。エクセルでは表計算やグラフ、図表の作成などの基本的なことから、マクロを組んで業務の効率を上げるといった応用的なことまで、さまざまなことができます。社内システムには時間も予算もかけられないことが多いため、情報システム部の担当者がエクセルを活用して作成するのはごく自然なことでしょう。

トラブルはこうした社内システムの管理者が変わったときに起きることがあります。システムが「どんな目的で」「どのように」プログラミングされているのかわからず、必要な改修ができなくなってしまうのです。

それでも作成者や前任者が社内にいれば、使い方や改修方法を聞くことができます。しかし、すでに退職してしまっている場合、そういうわけにはいきません。しっかり仕様書が作られていないことも多いので、担当者がシステム全体を理解してから改修をおこなわなければなりません。これでは業務効率があまりに悪すぎます。

社内システムのトラブルが起きる業務の例

情報システム部が独自に作成した社内システムの問題が露呈しがちな業務として、「IT資産の棚卸」があります。この業務はご存じの通り、パソコンやタブレット、スマートフォン、プリンター、スキャナーなど、会社が抱えるIT資産を定期的にチェックするものです。
フローとしては、以下のような流れが一般的でしょうか。

• 一覧にした資産名をエクセルで作成し各部署にエクセルファイルを送る
• 各部署から入力済ファイルが提出されるのを待つ
• 提出の有無を確認し、提出が無ければ提出を催促する
• 提出されたファイルのデータの入力漏れがないかチェックする
• データの入力漏れがあった場合、各部署に再提出や問い合わせるなどして棚卸を終了する

こうした業務を実施するには、依頼をする情報システム部側やデータ入力する部署側の手間を少しでも軽減する必要があります。チェックや入力の簡易化、入力箇所を間違えないようにするための資産項目の色分け、さらには部署側が入力内容を自己チェックできるようエクセルを作り込むのです。

たとえば、今回の棚卸の資産に「iPad」が追加されて管理項目にiPadの機器番号の入力が必要になった場合、iPadの入力項目を追加する改修を行わなければなりません。

ここがトラブルの起きるポイントです。引き継ぎを受けたときに理解した通りに入力欄を作ったつもりでも、それと関連する別の箇所に不具合が生じることがあります。それだけでなく、不具合が起きた箇所を修正しようとして加えた改修が、さらに別の不具合につながる……という負の連鎖になることも少なくないでしょう。
そうなると結局、システム全体がどのようにできているのかを理解するところからはじめなければならなくなってしまいます。

決められた期限までに棚卸を終了しなければならない状況のなかで、システム全体の理解から業務をスタートするのは想像以上の負担になります。

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AppSQUAREの導入で「社内システムの開発や運用・保守がどう変わる？」

AppSQUAREは、ノンプログラミングで難しいコードや関数を解読することなく、ドラッグ＆ドロップといった感覚的な操作で必要なシステムの作成や改修ができます。そのため、ストレスなくシステムの管理や改修をおこなえるほか、引き継ぎ作業を効率化できます。少し操作に慣れれば、情報システム部の担当者でないユーザー部門の担当者でも使いこなせるよう作られているのが特長です。

先ほど挙げたIT資産の棚卸の例では、システムが動作しないといった心配がなく、最新の資産管理の運用に合わせて改修できます。これだけでもほとんどストレスなく業務を進められるでしょう。

また、集計がスピーディーになる点も見逃せません。エクセルで作ったシステムを使って棚卸をおこなうと、各部署から提出されたデータの集計にどうしも時間がかかります。各データをマクロあるいは手動で合算する必要があるからです。

AppSQUAREを使えば、社員一人ひとりが入力項目や入力内容を迷うことなく入力でき、登録時には入力漏れがないかチェック後、問題ない場合にデータが反映されます。情報システム部は、AppSQUAREの画面で入力状況が瞬時にわかり、未入力者へのフォローも容易にできるのです。

また、データが出そろうのと同時に、集計も完了します。情報システム部の担当者は未提出部署を探し、すべての部署からデータが集まるのを待ってマージする手間と時間を省けるので、効率的に棚卸業務を進められるのです。もちろん、情報システム部だけでなく、部署やグループをまとめる役職にある社員も、進捗状況を確認できるよう設定することもできます。

社内システムは業務の効率化のために作られたもの。しかし、業務を取り巻く状況が変わることで、改修が必要になることはよくあります。その改修がうまく進まず、逆に業務効率の低下につながってしまうことはどんな会社でも起こり得ます。AppSQUAREを使えばこうしたストレスから解放され、情報システム部が本来やるべき業務に集中することができるのです。

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