デジタル化と業務効率化プラットフォーム「AppSQUARE」
新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐために、テレワークを導入する企業が一気に増えました。多くの人が在宅勤務となり、テレワークはスタンダードな働き方になっています。このテレワークを推進するために、情報システム部門では既存システムの運用に加えて、「様々な業務のデジタル化」という、大きな課題が発生しています。
テレワークになる前、社内の業務はどのように進められていたでしょうか。システム化された業務もありますが、紙の帳票やエクセル、メールなどを利用している業務も多く存在します。
こういったデジタル化されていない業務はハンコをもらうためだけやFAXを確認するためだけに出社するなど、会社にいかないと進められないことや確認できないことが多発し、業務効率が低下する要因となっています。
テレワークでも効率よく仕事ができるよう、業務フローの見直しやデジタル化が検討されるようになり、情報システム部門には、各部門からシステム化・デジタル化に関する相談が頻繁にくるようになります。場合によっては対応が遅いとクレームになるケースもあります。既存システムの運用でもともと多忙だった情報システム部門は、さらに多忙になっていると言えるでしょう。
各部門から挙がるシステム開発の要望のすべてに、情報システム部門が応えるのは容易ではありません。
もっとも大きな理由は、情報システム部門のリソース不足です。これまでの業務に加えて、新たな業務システムの開発要望が増加する一方、様々なシステムの開発に必要なスキルを持った人材を確保することは簡単ではないため、情報システム部門は、要求に対してリソースが足りないといった状況が発生します。
また、上述したテレワーク化による相談・依頼件数の増加に加え、「既存システムの開発方法がバラバラであること」や「各部門が独自で導入しているシステムを管理することが難しい」などの要因も、「様々な業務のデジタル化」を推進する上での妨げになっていると言えます。
こういった課題の解決を支援できるのが「AppSQUARE(アップスクエア)」です。
AppSQUAREには、主に下記のような特長・機能があるため、テレワーク化で加速するデジタル化を支援する基盤となります。まさにDX(Digital Transformation・スマートなワークスタイル変革)を加速するツール・システム統合基盤と言えます。
《主な特長・機能》
AppSQUAREでなぜこのようなことが実現できるのかをご紹介します。AppSQUAREには、5つの基本機能があり、その機能を活用することで上述したようなことが実現できます。
フォーム管理機能は、業務に必要な画面(フォーム)を自由自在に作成できる機能です。マウス一つで業務情報の入力に必要な項目をレイアウトできます。ドラッグ＆ドロップの簡単な操作なので、誰でも簡単にフォーム作成が可能です。
一つのプロジェクトに複数の部門やメンバーが関わっているのはよくあることです。そういった場合、メンバーごとに参照すべき情報が異なります。AppSQUAREのフォーム管理では、必要な人に必要な情報を表示するため、部門やメンバーごとに異なったフォームを表示することができます。フォームはワークフローと連動でき、メンバーに合った項目の表示・非表示をコントロールすることができます。
ワークフロー管理では直線的でシンプルなフローから、さまざまに分岐した複雑なフロー、さらに同時に複数並列に流せるフローまで簡単に作成できます。もちろん「審査」「承認」「差戻し」や、フォームに添付された資料や成果物をワークフローが完了した時点でドキュメント管理と連携し管理することも可能です。
ドキュメント管理では、ワードやエクセル、パワーポイント、PDFといった成果物のファイルを一元管理できます。他の関連ファイルとの紐づけも簡単にできるので、多数のファイルから目的のものを探す手間を省けます。
ファイルの登録や変更をおこなった場合は、必要なメンバーに通知する機能を使い他のメンバーが「既読」になったかを確認。これにより、メンバー間や部門間の情報共有漏れを防げます。
ワークフローの工程と成果物の紐付けも可能なため、「あの資料はどこにある？最新版はどれ？」とメールなどから探し回る必要もありません。
ポータル管理機能は、メンバー各自がポータル画面を自由に設計できる機能です。自分に依頼された作業として何があるのかなどを把握でき、すぐに欲しい情報にアクセスすることができます。
業務を進めている場合は、「やるべきこと」や「やらなければならないこと」が次々と発生します。全員に向けられたお知らせの確認、自分に宛てられた書類の承認、プロジェクトの進捗状況の確認など、自分を取り巻く状況は刻々と変化します。
ポータル管理画面ではこうした状況が把握できるので、効率的に業務を進められます。
AppSQUAREは、Web APIにより他システムとの業務データの連携が可能です。たとえば、人事情報や受発注情報といった基幹システムへデータを渡すことや，逆に取り込むことも出来ます。
Web APIを提供しているAppSQUAREは、システム間でデータを授受するようなプログラム開発にも柔軟に対応できるので、業務データを有効活用できます。
そのため、社内データの利用が必要な業アプリの開発にも柔軟に対応可能です。
働き方改革など、ただでさえデジタル化で忙しかった情報システム部が、コロナの影響でさらに忙しくなってきています。そういった状況を解決するツールがAppSQUAREです。御社でも、限られた情報システム部のリソースを効果的に活用するために、AppSQUAREで様々な業務をデジタル化してみませんか？
その他、デモ・トライアル・導入相談など、お問い合わせも受け付けております
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