工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
みなさんは、「進捗管理」できていますか？個々で仕事を行う機会が増えている昨今、プロジェクトをスムーズに進めていくには、必要なポイントを押さえることが欠かせません。この記事では、進捗管理の具体的な方法を紹介していきます。
管理項目やノウハウを学ぶことで生産性を上げ、ミスが減る可能性が高まります。仕事の効率化はもちろん、プロジェクトを成功に導きたい社員やマネージャーの方は、ぜひ参考にして下さい。
進捗管理とは、簡単にいうと、プロジェクトの作業状況を把握・管理することです。事前に立てた計画とのずれを比較し、問題が生じていたら対処する必要があります。進捗管理の目的は、スケジュールの遅れの早期発見です。
また、具体的な目標が可視化されるので、チームでプロジェクト成功までの道筋を共有しやすくするという目的もあります。ゴールを明確にするのは、複数人で行う仕事にとって必要不可欠です。
この章では、進捗管理を行うメリットを3つ紹介します。
プロジェクトを進めるにあたり、スケジュールを把握することは重要です。もし、プロジェクトの進行の遅延が把握されていなければ、最悪の場合、納期が遅れてしまう事態が発生します。今まで築いてきた取引先との信頼関係が崩れ、会社に悪影響が出てしまうかもしれません。
適切に進捗管理をすると、納期が明確になり、仕事に余裕が生まれます。もし、作業に遅れが生じていた場合には優先順位を見直すなどの管理することで、先手の行動を打つことができるでしょう。
進捗管理は、問題の早期発見にも役立ちます。プロジェクトを行うにあたり、スケジュールの遅れや思わぬアクシデントが起こることがあります。問題をそのままにしておくと、後に深刻な事態を引き起こす可能性があります。
目標や進捗状況をチームで共有することによって、問題に早く気がつくことができ、即座に対応できます。早めに課題を発見することにより、余裕を持って丁寧に対応ができるので、進捗管理は重要です。
チームで行うプロジェクトの場合、メンバーのやる気も大切なポイントです。日々の仕事や目標が明確になると、達成できたかどうかが可視化されます。よって漠然とした仕事の取り組み方ではなく、自然と責任感が芽生え、高いモチベーションを維持できるでしょう。
結果的に生産性が向上したり、納期に余裕を持って完了したりとプラスの方向に働きます。人が集まって仕事をするときには、いかにモチベーションを維持させるかも考慮しましょう。
ここでは、進捗管理を失敗してしまう原因を4つ紹介します。
いま行うべき仕事が何かを正しく認識していないと、仕事の精度が落ちていきます。タスクやタスクの関連を把握していなければ、優先順位をつけることも困難です。精度を欠いた仕事が続けば、やがてプロジェクト全体にも影響が出てしまいます。
また、作業量の見積りにも正確な情報が必要です。見積りを正確に行っていないとプロジェクトを進めていくうちに、想定よりも多くの作業が必要な場合があります。対処が遅れると、仕事の質が落ちたり、納期に間に合わなくなったり、他のタスクに影響を及ぼすかもしれません。
タスクやタスクの関連を正確に把握することは、このような事態を事前に防ぐ手段になります。
プロジェクトの成功(＝ゴール)が見えていない状態に陥ると、団結して1つのことに取り組むことは難しいです。ゴールに向かうための道筋も見えなくなってしまいます。全員がバラバラに目標を立てて進んでしまうと、プロジェクト成功の可能性を下げることにつながります。
まずは、チームで達成目標や最終的なゴールを共有することが大切です。日頃から意思疎通を図り、自分たちが目指すべきものを共通の認識にしましょう。
コミュニケーション不足も、プロジェクト成功への大きな障害となります。認識のずれや重複した仕事をしてしまうと、作業効率が低下する事態を招きます。これは単に上司とのコミュニケーションだけに限らず、メンバー間でも同じことがいえます。
怒られることが怖くて相談できない、このくらいは報告しなくても大丈夫といった状態は、コミュニケーション不足です。進捗管理の精度を高めるためには、日頃から頻繁な意見交換や報告をしましょう。
最後に「そもそも無理な計画を立ててしまう」ことも進捗管理が失敗する要因です。プロジェクトのスケジュールを立案する際、「このくらいの期間でできるだろう」と安直に決めてしまうことで、実作業時間との差異が発生し、計画が遅れてしまうことにつながります。
このような場合、いくら綿密に進捗管理していても、計画の遅れという失敗に繋がってしまいます。
次に、進捗管理を行う際に大切なキーワードを4つ紹介します。
ガントチャートは、視覚的に作業計画やスケジュールを確認しやすくするツールです。メンバー間の業務や予定把握に役立ちます。
ガントチャートは、右と左の2つのブロックに分かれているのが特徴です。左側は必要な作業のリスト、右側はカレンダーになっており、棒グラフを記入していきます。棒グラフを用いることで、視覚的に作業状況を確認することができるので、作業の漏れや遅れを防ぐ手段として有効です。
また、メンバーの情報を見ることで、全体の進捗状況も共有できます。
WBS(作業分解構成図)とは、その名の通り、作業を分解して構造化する方法です。
まず、プロジェクト全体を大きな固まりとし、そこからさらにタスクごとに小さくしていき、ツリーのような構造を作ります。徐々に細かくしていくことによって、作業の漏れがなく、洗い出しができます。チーム全体でWBSを共有することで、タスクの変更や追加も視覚的にわかりやすくなるのもメリットです。それぞれのタスクの担当者を明確にしたり、ガントチャートを併用したりすることで、効果を高められます。
CCPM(クリティカルチェーンプロジェクトマネジメント)とは、可能な範囲でプロジェクトの各タスク納期を短縮する管理方法です。
それぞれのタスクを短くすることで、納期に余裕を生むことができます。また、遅延が生じてしまった場合でも、CCPMを取り入れることで、遅れを解消しやすくなるでしょう。タスクの進行を一括管理すると、個々の時間の浪費や仕事の後回しを防げます。各タスクの進行状況も見やすいため、優先順位の判断にも役立つでしょう。
PMBOK(ピンボック)とは、プロジェクトマネジメントに関する知識や手法を体系的にまとめたものを指します。
いわばマネジメントの参考書のようなものです。1987年にアメリカのPMIが発表しました。PMIは、非営利のプロジェクトマネジメント団体で、あらゆる業界でのプロジェクト管理を対象として活動しています。プロジェクト管理に関する国際資格、PMPの認定もPMIの事業活動の一つです。
PMBOKは、プロジェクト管理を5つのプロセスに分け、さらに10種類の知識エリアに細分化して考えています。
プロセスは立ち上げ、計画、実行、監視コントロール、終結の5つです。
まずは、立ち上げでプロジェクトの認可を取ります。予算や目標の設定を決め、修正が必要な場合は再検討しましょう。
次に、計画で具体的なタスクの洗い出しや人員数等を立案します。その後は実際に計画を実行し、タスクを進める段階です。人材の確保や資源の調達を行います。監視コントロールとは、プロジェクトの進捗状況を確認し、調整することです。問題があれば、この段階で変更や介入によって対応します。
最後は、すべてのプロセスが終わったことを確認し、終結させます。次回のプロジェクトのために、結果や情報を整理しておくことも行いましょう。PMBOKでプロジェクトの流れを分けることで、進行状況でのプロセスを順序よく管理することができます。
5つのプロセスに対して、プロジェクト管理に必要な知識を10種類に分けたものが知識エリアです。どれもマネジメントには欠かせない要素になっています。
PMBOKを学ぶメリットとしては、プロジェクトマネジメント全体の流れや知識などのノウハウを習得できる点でしょう。プロジェクト成功までの道筋が見えているのは大きな強みになります。上手に活用して、実際のプロジェクトに反映させていくことが大切です。
最後に、進捗管理を成功させる4つのポイントを紹介します。
まずは、進捗率をしっかりと定めることが必要になります。進捗率とは、プロジェクトの達成を100％とし、現状のタスクがどの程度完了しているかを数値化したものです。この作業が不十分だと、現在の立ち位置が曖昧になってしまいます。
もし定義した進捗から遅れている場合は、人員の増加やペースアップを考慮しなくてはいけません。さらに納期の遅延が想定される場合は、関連するタスクへの対処も考慮しなくてはいけません。プロジェクトの全体像や置かれている状況の正しい認識のために、プロジェクト内で進捗率を定め、共有しましょう。
進捗管理の計画や進行状況は、プロジェクトメンバーで共有することが大切です。
また、朝礼や定例会議のように、定期的にミーティングや情報共有の場を設けるのも効果的です。仕事を進めていくうちに状況は変わっていくので、こまめな情報のすり合わせをしましょう。問題が発生したときも、迅速に対応することが可能になります。実際に会えなければ、チャットやメール、ビデオ通話などで代用する方法も有効です。
職場の良好な雰囲気作りも、プロジェクトを円滑に進めていくためには重要です。
定期的な会議などで体制を整えても、自分の意見や考えを伝えづらい雰囲気では、効果が薄れてしまいます。何か問題が起きてもなかなか言い出せず、後に大問題に発展することにつながるかもしれません。日頃からコミュニケーションを取り、些細なことでも相談できる環境を目指しましょう。例えば、困っている人のフォローや、小さな声かけをしていくだけでも大きな効果があります。
また、ミスをした人に対して頭ごなしに怒ると、萎縮して今後ますます相談しにくくなってしまいます。一緒にミスの原因や具体的な対策を話し合うことで、同じような問題を減らしていきましょう。
いきなりゼロからマネジメントを始めるのは、ハードルが高いかもしれません。
そのような場合は、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。ここまで紹介してきた手順やノウハウを1つのツールとしてまとめたものが、プロジェクト管理ツールになります。プロジェクト管理ツールは、複数のプロジェクトを一括管理し、効率的に仕事を進めることが可能です。
事務処理にあてる時間も少なくなります。
プロジェクト管理ツールの主な機能は、以下のようなものがあります。
プロジェクト管理ツールとして1つご紹介したいのが「SynViz S2」です。SynViz S2はまるでExcelのような画面で進捗管理ができるツールで
(1) 最新の進捗状況を効率よく収集できる
(2) 複数プロジェクトを跨いだ進捗管理が可能
(3) 作業員の負荷を可視化できる(負荷の平準化ができる)
(4) 計画の遅れを早期に発見し対処できる
といった特徴を持つツールです。詳細は以下の「資料請求」にて製品概要をご紹介していますので、ぜひご確認ください。
この記事では、進捗管理の重要性とノウハウについてご説明しました。プロジェクトを成功させるうえで、進捗管理ができているかどうかは大きな鍵になります。これから初めてプロジェクトを担当する人や、より効率的に仕事をしたいという人は、ぜひ参考にして下さい。
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