株式会社日立製作所
情報・通信システム社 様

【写真左】株式会社日立製作所 情報・通信システム社
エンタープライズソリューション事業部 プロジェクトマネジメント本部
プロジェクトマネジメントエンジニアリング部 部長 柳井 秀明 氏
【写真右】株式会社日立製作所 情報・通信システム社
プロジェクトマネジメント統括推進本部 PM/SE推進部 技師 三島 典子 氏

日立製作所は日本最大の総合電機メーカーであり、従業員数は単体で3万人を超え、グループでは30万人を超える。同社ではカンパニー制をとっており、それが電力システム社、インフラシステム社、交通システム社、都市開発システム社、ディフェンスシステム社、情報・通信システム社の6社だ。これらがさらに事業部に分かれる。
今回、情報共有基盤の構築事例を紹介するのは、情報・通信システム社のエンタープライズソリューション事業部である。電機、自動車、化学、医薬、食品などの製造業、小売り、商社、運輸、報道などの流通・サービス業の企業をお客様としている事業部だ。

--「製造業および流通業のお客様向けにソリューションを提供している部門で、システム・インテグレーション事業はもちろん、今後はサービス事業を強化していくミッションを有しています。」と、プロジェクトマネジメント本部 プロジェクトマネジメントエンジニアリング部 部長 柳井 秀明 氏は説明する。

上記の展開を促進させる目的で、エンタープライズソリューション事業部では部署単位等狭い範囲で持っているナレッジを集約することになった。成功事例を増やし、失敗事例は繰り返さないためにも、既存情報を臨機応変に活用出来るよう横展開する必要性は以前から感じていた。

--「お客様は異なってもシステム・インテグレーションに必要となる知識やノウハウは共通するものが多くあります。そこで、2012年暮れから『ソフトウェア開発』という事業特性にマッチし、かつこの規模の事業部単位で使いやすい情報共有システムを導入する検討を始めました。」と、プロジェクトマネジメント統括推進本部 PM/SE推進部 技師 三島 典子 氏は新システム構築の背景を語る。

すでに日立グループの数万人レベルの情報共有システムと、数十人程度の小規模なナレッジ共有システムは稼働していた。しかし、事業部単位での情報共有システムは稼働していなかった。エンタープライズソリューション事業部では、関連する営業や部署のスタッフを加え約2000人のユーザーが対象となる。

SEはプロジェクトチームに配属されて、様々なドキュメントを活用し、ノウハウを身に付けていく。そのドキュメントやノウハウを数万人から収集すると母体数が多すぎて欲しい情報を絞りきれない。一方、数十人では規模が小さすぎ、欲しい情報が見つからないことも多い。

--「そこで主にナレッジ、プロジェクト情報、Know Who情報を共有できる仕組みを構築しようと検討を開始しました。」(三島氏)。

ナレッジとは知識、経験、事例、ノウハウなど。プロジェクト情報とは設計書、議事録、技術資料など。Know Whoには特別な知識やナレッジを持っている個人や部門を登録し探し出して相談できる仕組みである。

--「オープン化やテキスト化ができない情報もあります。しかし、その情報を持っている人を検索し、場合によっては問い合わせできる仕組みを用意することにしました。例えば見積書は『私は鉄鋼業向けの見積書を持っています』とKnow Who情報で登録し、必要な人は本人にコンタクトすることになります。」(三島氏)。

収集情報の検討と同時に、システムを構築できるソリューションの調査を開始。日立ソリューションズ東日本の提供する成果物管理システム『SynViz/DM』の導入を検討したのは2013年2月のこと。3月にはプロトタイプをつくり、採用を決定した。

--「採用を決定した要因は2つ。1つはアクセス権を簡単に変更できること、もう1つは電子フォーム機能です。」と三島氏は語る。

2000人を対象とするシステムだが、情報ごとに公開できる対象が異なる場合が多い。アクセス権の変更が頻繁に発生し、その操作が面倒では使ってもらえない。ITリテラシーの高い人間が使うシステムではあるが、手間のかかる操作では嫌われてしまう。

また画面作成に使用しているのが、電子フォーム機能である。

--「電子フォーム機能は、比較・検討した他の製品にはない決め手になった機能です。柔軟に画面をつくることの出来る大変便利なツールです。」と、三島氏は『SynViz/DM』を高く評価する。

登録しやすく、検索しやすいシステムとするために、画面づくりに電子フォーム機能は活躍した。
新年度開けの4月から構築を本格化するとともに、管理責任者を選任して利用や運用の講習会を実施していった。

稼働は2013年の7月。きめ細かな説明会や勉強会を繰り返したこともあって、スムーズに受け入れられた。導入後半年経ったが、構築に関わった30人程度のワーキンググループは依然残っており、活用支援を継続している。

--「構築する側で用意したのは箱やツールであり、情報を入れたり活用したりするのはそれぞれの社員になります。使い方のアイディアも自主的に考えてもらっています。特に、業務を円滑にするためのツールの位置づけとして、操作性には気を配りました。」と、柳井氏は強調する。

例えば検索は全文検索機能を利用しキーワードを入力することにより、欲しい情報を慣れた操作性で利用できるようにした。検索を実行するとノウハウやKnow Who情報の概要を紹介するプロフィール画面が表示され、興味を持った場合に、さらに詳細な情報にアクセスできるようにしている。このプロフィール画面には電子フォーム機能が使われている。

--「プロフィール画面にはキーワードに関連した事業部内の情報が一覧されますので、ざっと見ていくだけでもけっこう勉強になります。」(柳井氏)。

導入当初はサンプルとなる情報も入れておいたが、1～2カ月ほどで、業種ごとの事例や提案書などが登録され利用されるようになっていった。登録件数は、5カ月で約4000ファイルに及んでいる。

--「当初、想定していたとおり、プロフィール画面はよく閲覧され、ドキュメントもダウンロードされ使われています。順調に浸透し利用されていると考えています。」と、三島氏は効果を認める。

--「同じ事業部とはいえ、かなりの大所帯になりますので、他の人がどのような仕事をしているのか知ることが困難です。しかし、他の社員の仕事の成果が登録されていますので、ベンチマークとして知識、ノウハウを活用できる点で各自のスキルアップにつながるのではないかと思います。」と、柳井氏も評価する。
その反面、活用はこれからであるとも語る。

--「本格的な活用はこれからです。操作性の改善要望も出てくるようになりました。何しろSE視点で見ているため、厳しい要求が多くなります。言い換えればよく使われている証拠でもありますが。」(三島氏)。

日立ソリューションズ東日本の提供する次世代プロジェクト管理統合プラットフォーム『SynViz S2』も当事業部では利用できる環境にある。
今後は、SynViz S2との連携はもちろん全社情報共有システムとも連携でき、プロジェクトの工程管理情報のみならず、成果物/納入物も活用できることが期待される。一方で管理機能の充実も課題として残っている。利用サイドを重視するのは当然なことではあるが、管理者の負荷軽減も重要となる。

--「ここでの成功事例を元に、社内に広げていくこともできると思います。情報・通信システム社の他事業部にも紹介しており、すでに具体的に話し合いを進めているところです。」と柳井氏は語る。

事業部の幹部クラスが率先して利用を働きかけており、会議情報など、プロジェクト運営に関わる情報の登録にも活用が進んで行くことが考えられるだろう。

--「『SynViz/DM』は柔軟性の高さが魅力で、多方面な使い方ができます。日立ソリューションズ東日本に質問しても、すぐに回答がいただけ、優れた応対に満足しています。」と、三島氏は日立ソリューションズ東日本を評価する。

--「お客様の業界及び、ITベンダ間の競争もより厳しくなっています。当社も各部署でこれまで積み上げ、築いてきた財産であるノウハウや情報を活用して、少しでもお客様の事業に貢献できるよう、競争力を強化したいと考えています。新システムでどのような使い方ができるのか、毎日のように試行錯誤しています。」と、柳井氏は現状を語る。

日立ソリューションズ東日本の提案力も期待されている。