工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
プロジェクトマネジメントツールの開発会社は自社のツールをどのように使っているのだろうか？
すでにシステム開発の現場では不可欠となったプロジェクトマネジメントツール。とりわけ『SynViz S2』は製造現場の幅広い作業に使われています。では、この「SynViz S2」を開発したエンジニアは日頃どのように『SynViz S2』を使っているのか？
このページでは、SynViz S2を開発・販売している弊社の自社活用事例をインタビュー形式でご紹介します。『SynViz S2』の開発メンバーと、SynViz S2をお客様に販売しシステム構築を行なっている開発部門・SE部門、2部門のSynViz S2の社内活用事例についてご紹介します。
【写真左】事業戦略統括本部 ビジネスインキュベーション部 部長 佐藤 俊也
【写真左から2番目】ビジネスソリューション本部 Vizソリューション部 第二グループ 主任技師 石川 裕之
【写真左から3番目】開発本部 第一パッケージ開発部 第一グループ 技師 崔 冲（さいちゅう）
【写真右】ビジネスソリューション本部 Vizソリューション部 第二グループ 長谷川 奈保
【写真右から2番目】ビジネスソリューション本部 Vizソリューション部 第二グループ 遠藤 むつみ
【写真右から3番目】開発本部 第一パッケージ開発部 第一グループ 太田 卓也
弊社は宮城県仙台市に本社を置くシステムインテグレーターです。名称に東日本とあるように、拠点は東日本が中心ですが、東日本にこだわらず、日本国内はもちろん、ひろくワールドワイドに事業を展開しています。
創業は1984年5月。当時はコンピューターや通信機器など箱物の販売が中心だった時代に、「ソフトウェアの開発」をかかげる異色のSE集団でした。1987年にAI分野のソフトウェア開発を開始、1990年に顧客情報システム開発事業に着手、自社製品第1号の「生産計画システム」をリリースしたのは1994年のことです。
--佐藤「『SynViz S2』の前身となる設計・製造向けの工程管理システムを2006年にリリースしてから、改善を繰り返し2013年に現在の名称である『SynViz S2』となりました」
最初に、『SynViz S2』を開発している開発本部が、どのようにSynViz S2活用しているかをご紹介します。
--太田「週に1回工程会議がありますが、担当者ごとに進捗状況を確認しています。『SynViz S2』はWebシステムなので、ログインすれば常に最新の情報を確認できるところが便利です。Excelですと、何が最新なのかがわかりません。 開発リーダーとしては、実際にプロジェクトがキックオフした際、この要員で確実に納期に間に合うかを確認できます。リソースグラフでは、個人が持てる時間にタスクが割り当てられ、それが負荷になっていないかがビジュアルで確認でき、荷重となっている要員のタスクを他の要員に割り振ることが容易にできます」。
リソースグラフにより完了済み／未完了も一目瞭然で確認できます。過去のデータを見ることで過重労働も一目でわかります。
同じく開発部門に籍を置いている崔 冲にも確認しました。日立ソリューションズ東日本は中国に開発の一部を委託しており、彼女はそのブリッジSEとして作業しています。
--崔「設計や開発、テストまで、全工程を『SynViz S2』で管理しています。発注先の中国の担当者もプロジェクト全体の進捗状況を確認しながら作業しています。例えばテスト担当者は単体テストに向けて準備を始めますが、前工程が遅れているのであれば、他のテスト作業の準備に時間を当てます。結合テストでは、その前段階となる実装工程が遅れているとわかれば、それに対処できます。自分の作業を『点』ではなくプロジェクトの『線』として、リアルタイムに把握できるところがいいと思います。これらを口頭やメールでコミュニケーションすることは不可能です」と説明します。
ブリッジSEとして崔が作業を割り振ることもあれば、その逆もあるようです。
--崔「プロジェクトのメンバーは他の人の予定を『SynViz S2』で確認できます。中国と日本では休日が異なり、日本は休日が多い。それも『SynViz S2』で確認し、作業を配分します。休日以外にグレーの帯は、私が不在の時間で作業ができないことを意味しています。休んでいるわけではなく、会社の研修の時間で、日立ソリューションズ東日本は教育が大変多い」（笑）。
--石川「作業の順番を把握できることで、生産性を向上できます。これがわからないと、まだやらなくていいものを先にやって、やるべきものが後回しになったりします。作業の山谷ができあがって、結果的に残業が増えたりします」と、補足します。
『SynViz S2』でスケジュールを確認することで、やるべき順番がわかり、必要な時に必要な作業にとりかかることができるようになります。
社内も社外も『SynViz S2』で把握でき、進捗管理を一元的に確認できます。メンバーはどのタイミングで更新しているのでしょうか。
--崔「日単位、毎日です。これにより、リアルタイムに進捗状況を把握できます」。
『SynViz S2』にはRedmineとの連携機能がありますが、どのように使っていますか？
--太田「Redmineには優れた懸案管理機能があります。これを『SynViz S2』に連携させることで、日程に懸案項目を登録することができます。Redmineのチケット管理機能が利用できるのです。懸案管理や構成管理などのツール連携も『SynViz S2』の魅力だと思います」。
『SynViz S2』はガントチャートの作成ができるほか、さらにそれを補う各種のOSS等との連携で制作現場を支援することも可能です。この連携機能はオプションとして提供されています。『SynViz S2』には多くの要望が寄せられており、開発側では、これをRedmineと『SynViz S2』を連携させたシステムです。
開発側に続き、SE部門はいかがでしょうか。
--遠藤「お客様のシステム構築は、プロジェクトによって数カ月のものや、数年に及ぶものがあります。これらの開発を『SynViz S2』のテンプレートを用意してそれを元にスケジュールを立案しています。
スケジュール立案というのはボリュームのある仕事で、けっこう大変です。ここに『案件テンプレート』を流用することで、スケジュール作成の効率化を進めています。
テンプレートの作業日程（アクティビティ）をマウスで変更するだけの操作でスケジュールが作成できるので、立案の負荷を大幅に軽減できます。効率的ですし漏れもありません。非常に役立っています」。
このテンプレート機能も『SynViz S2』に標準でついているものなのでしょうか？
--遠藤「はい。標準で用意されています」。
これが実際のテンプレート画面の例です。これにプロジェクト特有の作業、特にやらなければならないタスクを行として足していき、誰が担当するのかを指定していきます。進行中のタスク行を横に見ると、青い部分が終了したタスク、黄色いのが未完了の部分。ここに名前が出て来ている方が担当です。
例えばこの日の進捗会議で、日中に終わらせておかなければならないタスクをここに一覧できます。
プロジェクトメンバーが全員集まって1人を選択。その担当の今日までのタスクが示されますが、まだ終わってない、あるいは何％まで終わったかということを皆で確認できる仕組みとなっています。
--長谷川「やるべきタスクや残っているタスクを把握して、進捗会議で判断できます。特定の人にタスクが積まれて、キャパを超えている場合は、タスクが終わっている人に作業をスライドさせます。他の人の負荷も自分の負荷もガラス張りになっているので、調整しやすくなります。これが見えないと特定の人に集中しがちになってしまいます。」
報告用の状態もつくることができます。
--遠藤「この画面はお客様に報告用としても使うことができます。イナズマ線を表示させて、進捗状況を確認することもよく行います。報告したいその日のタイミングでイナズマ線を表示させることができます。特別に用意することなく簡単に報告書にすることができます」。
現場では詳細なレベルでの工程を作成していますが、お客様には、大日程や中日程など、階層の粒度が上がった進捗状況を報告することになります。この進捗表をPDF1枚に出力してお客様に送ったりしています。
印刷画面
--石川「10年前はExcelでした。体感的な数字ですが、『SynViz S2』を使っていないころと比べると、倍の仕事量をこなせるようになっています。理由が『SynViz S2』だけではないにしても、同じ要員で倍のプロジェクト数を回しているわけです」。
--長谷川「私は前の部署がプロジェクトマネジメントツールを使っていませんでした。すべてExcelで、しかも高度にマクロを組んでいました。例えばお客様に報告書をつくる場合、今では10～15分でつくれるのですが、当時はバーやイナズマ線までマクロでつくっていましたから、3時間ほどかかっていました。しかも山積みもこんなにきれいにはできず、感覚的に理解できません。数字だけの場合もあり、強調したいところは自分で朱字にしたりしていました。報告のタイミングも月次になって、問題の発見も1カ月ずれることがありました。1年前の業務と比べると大変楽になりました」と、『SynViz S2』を評価します。
時間の削減効果が大きいことから、本業に集中でき、生産性が確実に上がっているようです。
現場での使い方を見ましたが、プロジェクトリーダーならではの使い方について確認したところ、
「開発プロジェクトが始まる際にスケジュールを作成しますが、これは多くの場合、既存製品のバージョンアップになり、前回とほぼ同じ工程となます。このため、前回のスケジュールを参照し、調整することで、時間短縮を図っている」と太田は言います。さらに、
--太田「進捗の報告会議ではフィルター機能をよく使います。例えば未完了のものだけ絞ってそれだけ確認するようにします。終わってないタスクだけを抽出してフォローしています」。
また、日程調整での負荷調整にドラッグ＆ドロップはよく使うそうです。スケジュールを引き直すことがないことから時間短縮になります。
石川はマネージャクラスが使っている管理画面を示して説明します。
--石川「案件は何十件も動いています。これを1つずつ見ていくと大変なことになります。そこで社内では概況報告ツールを使っています。
これはマネージャクラスが使っている管理画面です。ここにお客様の名前と各案件名が一覧され、それぞれに対して、『Q』『C』『D』『R』の評価を『○』『△』『×』で確認できます。
『Q』が品質、『C』がコスト、『D』が納期、『R』が人を示します。『○』は予定通り推移している、『△』が状況が悪くなりかけている、『×』はフォローが必要になっている状況です。
これを毎週1回、各リーダーからの報告で更新しています。すべて確認することはできないので、悪くなりかけているものやすでに悪くなっているものを確認します」。
管理画面は『AppSQUARE』で作成しており、『D』と『R』を詳細に確認する場合は『SynViz S2』で確認します。マネージャが『SynViz S2』のガントチャートをその場で開いて確認したり、リーダーに話を聞いたりします。順調に進んでいればマネージャが介入する必要はありません。
--石川「『SynViz S2』を開くとリアルタイムに状況を確認でき、早めの対策を講ずることができるようになります」。
話題はお客様からのリクエストに及びます。とりわけ、ビジネスソリューション本部はSEという立場から、お客様から直接ご要望を伺うことが多い。それらは個々に対応することもできますが、開発側にフィードバックして製品として標準化して欲しいものも多いといいます。
--遠藤「例えば、アラート機能があれば助かります。現状では見に行かなければわかりません。メール通知など、アドオンやカスタマイズで作り込んでしまえばいいのですが、標準であれば助かります。
また、リソースの負荷状況を山積みで見ることはできますが、作業量という切り口で見たいというお客様がいらっしゃいます。月単位でやるべき作業ボリュームはどれくらいか見たいという、リソースの山積みとはちょっと違う視点での見方を希望しています。これを見て、社内でこなせるのか、外注が必要かの判断材料にすることができます」。
--石川「懸案1個ずつのひも付けがもう少しシームレスにできるといい。『SynViz S2』でスケジューリングしたら、自動的にRedmineまでできあがるとか、todoの管理までできるとか。構成管理との連携も簡単にできると便利ですね。ここに現状ではワンクッション入ります。後はコスト情報と連携してみると便利だと思っています。連携機能ですね」。
--佐藤「確かに『SynViz S2』の工程管理の基本機能はほぼできあがっているレベルと考えられます。今出てきたのは要望がどんどん高度化してきて、人間によるワンクッションあった手作業を減らしていきたいということです。これに我々は答えていかなければなりません。これが、ここ1～2年の状況です」。
見えるだけではなく、見えているなら、システム側から解決策を提案して欲しいといわれています。
例えば人の割り振りがうまくいっていないのであれば、システム側で自動的に判定して、1日8時間の稼働時間内で能動的に調整してくれるなど。AI機能を組み込んで、その辺を提案して欲しいという要望です。
見ればわかることなので、機械ができないわけがありません。
AIに関しては、『過去のプロジェクトの失敗要因をAIで探す』というのがあり、チャレンジしているところです。過去の失敗を繰り返さないようにしたいという取り組みです。
『SynViz S2』には工程管理のデータが蓄積されており、これがあって分析が可能となります。
『SynViz S2』は多くのお客様から支えられて完成度を高めてきた製品です。お客様とともに成長してきました。これからもご要望を吸い上げ、お客様の期待に応えて進化させてまいります。今後とも多くの支援の声をいただければと思います。
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