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成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ様

環境への配慮や保護は、あらゆる企業と組織に与えられた重大な使命である。環境保全の費用と効果を金額に換算して把握する環境会計を取り入れる企業も増加してきた。これらの活動には各種情報やエビデンスとなるドキュメントの収集管理が不可欠となっており、企業規模が大きくなるとその円滑な推進が大きな課題となる。そこでコニカミノルタ株式会社(以下、コニカミノルタ)様の採用したソリューションが、日立ソリューションズ東日本の提供する成果物管理システム『SynViz/DM』であった。
同社では『SynViz/DM』を利用して環境文書管理ワークフローシステムを構築(社内名称「EDOC(イードック)」)。当初は環境調査書の収集に活用していたが、翌年には環境会計にも使用範囲を拡大した。他部門から「EDOC」を利用した文書管理の相談が来るなど、横展開の検討も進んでいる。

導入のポイント

  • ワークフローによる作成依頼から審査・承認が可能。
  • ワークフローと合わせたバージョン管理やドキュメント間の関連付けが可能。
  • 各拠点や文書種別毎で柔軟に権限コントロールが可能。
  • ユーザのニーズに対応できる機能と柔軟性。

導入の効果

  • 登録や添付、承認フローの手作業をなくし収集業務の精度向上と管理負荷軽減。
  • 収集フローの見える化により収集業務の効率化とスピードアップ。
  • 社内および第三者機関の環境監査に必要な情報の一元管理を実現。
  • 環境調査のほか、環境会計業務にも活用。

成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ様

【写真左】 コニカミノルタ株式会社 社会環境統括部 安全推進部 業務推進グループ
シニアエキスパート 木村 壽彦 氏
【写真中央】コニカミノルタ情報システム株式会社 サービス事業本部 オフィスソリューション部
グループリーダー 長岡 晋作 氏
【写真右】コニカミノルタ株式会社 IT業務改革部 IT企画グループ マネジャー代理 田中 りさ 氏

高度な技術で市場をリードするグローバル企業

成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ長岡様
長岡氏

 コニカミノルタ様の前身は、2003年8月にコニカ株式会社とミノルタ株式会社が経営統合したコニカミノルタホールディングス株式会社である。
既存の価値観からの大転換を迫られる急激な変化が続く経営環境にあって、変化に機敏に対応し、グローバルに力強い成長を続けていくために、コニカミノルタは2013年4月に経営体制を再編した。純粋持株会社であったコニカミノルタホールディングスが、事業会社や共通機能会社などグループ7社を吸収合併して、グループの経営とあわせて直接事業を運営する会社に移行し、「コニカミノルタ株式会社」が誕生した。

グループ売上高の約7割を占めるのが、複合機に代表されるオフィス、プロダクションプリント、産業用インクジェット分野における情報機器事業である。その他、機能材料、光学デバイス、計測機器分野の産業用材料機器事業、医療用画像診断システムなどのヘルスケア事業を展開している。

--「1957年に国産初のプラネタリウムを完成させたのが現在のコニカミノルタで、プラネタリウムの企画・建設・運営も手掛けています。ハードからソフトまでの一切を提供しています」と、コニカミノルタ情報システム株式会社 サービス事業本部 オフィスソリューション部 グループリーダー 長岡 晋作 氏は紹介する。

代表的な施設としては、コニカミノルタプラネタリウム株式会社の直営館となっている、池袋サンシャインシティの「満天」や、東京スカイツリータウン®の「天空」がある。東京の「八王子市こども科学館」にもプラネタリウム機器を納入し、同施設の愛称は「コニカミノルタ サイエンスドーム」となっている。

--「一方で早くからグローバル企業を目指しており、全世界41カ国に拠点を構え、海外売上は70%以上となっています。従業員も単体では約6,600名ですが、連結になると約41,800名に膨らみます」(長岡氏)。

「ISO 14001環境マネジメントシステムのグループ統合認証」を取得し環境政策を強化

成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ長岡氏

コニカとミノルタそれぞれの企業で行われていたISO 14001環境マネジメントの取得であったが、経営統合後の翌2004年にグループ統合認証を取得している。これにより、各社独自の管理ではなく、グループ全体でのガバナンスの一環として環境への取り組みが求められるようになった。この業務を担ったのがグループ会社の1つコニカミノルタビジネスエキスパート株式会社(当時)であった。

--「コニカミノルタグループの共通機能会社として、管理・間接業務、シェアードサービス、コーポレートガバナンスの浸透・推進など、横断的な業務を担っていました。その一環として環境も重要な業務の1つでした」と、当時在籍していた長岡氏は説明する。

当初、環境情報の収集業務はシステム化されていなかったため、国内各拠点の担当者に記入用のファイルを配布し、いくつかの承認を経て収集し、コニカミノルタビジネスエキスパート側のスタッフが手作業で集計していた。

--「小さな規模なら問題はなかったのかもしれませんが、環境に対する情報収集のドキュメント配布先は30拠点以上に及んでいました。ドキュメントはExcelファイルで作成していましたが、年度毎にフォーマットが少し変わっており、ある拠点では古いフォーマットで作っていたことがありました。これでは管理側の負荷が大きく、収集された情報の精度にも確信が持てません。システム化の必要性を感じ、各社の環境マネジメントシステムを検討するようになりました」と、長岡氏は振り返る。

ここで採用されたのが、日立ソリューションズ東日本の『SynViz/DM』であった。

成果物管理システム『SynViz/DM』に注目し「EDOC」を開発

『SynViz/DM』は成果物管理システムであり、業務の進行上で発生するドキュメントを一元的に蓄積管理ができる。

--「『SynViz/DM』は大発見だと思いました。今までの業務に合わせた、独自の文書管理ワークフローを構築できると確信しました」と、長岡氏は強調する。

こうして2006年、『SynViz/DM』をベースに開発された社内システム「EDOC」が稼働した。

--「『SynViz/DM』は通常のファイル共有やワークフローではできないバージョン管理やドキュメント間の関連付けができるのが魅力でしたね。各拠点や文書種別毎に参照・編集の権限コントロールも柔軟に対応できます」と、長岡氏は評価する。

内外の監査へも対応

成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ田中様
田中氏

それまで環境情報の収集は手作業によりファイルをメールで送受信する方法で行っており、期限どおりに戻ってこない拠点もあった。たとえ現場担当者がスピーディに対応しても、承認の段階で止まっていることもあり、ファイル提出のために、確認やフォローなどの作業が必要だった。これらが『SynViz/DM』により自動化され、スムーズに収集できるようになった。

--「ドキュメントを手元に置くと煩雑ですし、バージョンもわからなくなります。しかし『SynViz/DM』に一括して保管すれば、過去のドキュメントも含めて必要に応じてアクセスできます。異動などで現場の担当者が変わっても『SynViz/DM』にデータが全て登録されています。作業が効率化されたと現場からは好評です」

コニカミノルタ株式会社 IT業務改革部 IT企画グループ マネジャー代理 田中 りさ 氏は効果を語る。
現場の負荷を軽減し、早く正確なデータ収集ができるようになったばかりではない。

--「収集フローの見える化に成功しました。全拠点の収集状況を一覧で表示できます。どの拠点のどの工程で止まっているかもわかります」と、長岡氏は語る。

成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ木村様
木村氏

--「環境調査書は2013年4月にも一斉に各拠点に配布され、問題なく収集することができました。これを元に内部監査を受ける予定です」

コニカミノルタ株式会社 社会環境統括部 安全推進部 業務推進グループ シニアエキスパート 木村 壽彦 氏は語る。

--「『SynViz/DM』にはこの監査に必要となるドキュメントがすべて保管されていますし、ドキュメント間で関連付けもできます。従来の監査時は、必要な文書を入手するために電話やメールなどで拠点個々に問い合わせるなど、大変な作業でした。さらに当社では第三者機関にも環境監査を依頼していますが、その際にも必要な書類が簡単に取り出せ、大変助かっています」(長岡氏)。

環境会計情報の収集にも活用

成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ長岡様

2007年からコニカミノルタホールディングスでは環境会計を導入し、環境活動やその効果を金額に換算して発表することになった。

--「環境会計は拠点ごとではなく、部署ごとの活動報告になります。300カ所ほどが対象となり、作業の繁雑化が予想されました」

長岡氏は振り返る。そこで長岡氏はいくつかのベンダーに独自システムの構築を相談する。

--「ベンダーから提示された高額な見積もりをみて、とても会社から承認を得ることはできないだろうと、あきらめました」(長岡氏)。

こんなときに目に付いたのが『SynViz/DM』であった。
情報収集と保管ならば『SynViz/DM』がそのまま使えるのではないか……。
その期待どおり『SynViz/DM』で新たなワークフローを構築し、300カ所に及ぶ部門からのスムーズな情報収集が可能となっている。

『SynViz/DM』の横展開を目指す

成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ木村氏

ドキュメントは様々な業務で発生し、管理や閲覧・承認を必要とする業務も極めて多い。これもあって、早くから同社では『SynViz/DM』の横展開を模索してきた。これまではグループ会社の1部門が採用したツールであったが、2013年4月にそれまで分散していた主要各社が統合し、新たなコニカミノルタが生まれた。これを機に社内の他システムも見えるようになり、『SynViz/DM』のような文書管理システムを活用できないかとの相談も持ち上がってくるようになったという。

--「ほとんどのニーズには対応できる機能と柔軟性を『SynViz/DM』は持っています。利用場面により不要な機能を隠せるような仕組みがあれば、簡単で分かりやすくなり、各種システムでドキュメント登録のフロントエンドとして採用できるかもしれません」

と、木村氏は期待する。『SynViz/DM』の可能性が改めて注目されている。

お客さまプロフィール

コニカミノルタ株式会社様ロゴ

概要
社名 コニカミノルタ株式会社
設立 1936(昭和11)年12月22日
本社 東京都千代田区丸の内2-7-2 JPタワー
資本金 37,519百万円
従業員数 単体 約6,600名(2013年4月推定)連結 約41,800名(2013年3月現在)
事業内容 複合機(MFP)、プリンター、印刷用機器、ヘルスケア用機器、産業用・医用計測機器、産業用インクジェットヘッド、テキスタイルプリンターなどの開発・製造・販売、並びにそれらの関連消耗品、ソリューション・サービスを提供。さらに、電子材料(TACフィルムなど)、照明光源パネル、機能性フィルム(遮熱フィルムなど)、光学デバイス(レンズユニットなど)の開発・製造・販売などを展開している。

成果物管理システムSynViz/DM導入事例コニカミノルタ様外観

情報機器事業を中核として、産業用材料・機器事業や医療業界のデジタル化に貢献するヘルスケア事業など社会のニーズに応える商品・サービスを提供しています。コミュニケーションメッセージ「Giving Shape to Ideas:革新はあなたのために。」の下、社会の質の向上に貢献する「新しい価値」を創造し続ける企業をめざし、お客様や社会の課題解決に取り組んでいます。2050年をターゲットとする長期環境ビジョン「エコビジョン2050」を策定し、「地球温暖化防止」を最重要テーマと位置づけるとともに、「資源の有効活用と資源循環」「生物多様性の修復と保全」に対して積極的に取り組む姿勢を明示しています。このビジョンに向けたアクションプランとして、重要テーマと具体的な目標を定めているのが、2015年度をターゲットとする「中期環境計画2015」です。さらにその目標達成を支える活動として、”3つのグリーン活動”(「グリーンプロダクツ認定制度」「グリーンファクトリー認定制度」「グリーンマーケティング活動」)をグローバルに展開しています。

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新製品「bizhub C554e」

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