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成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様

コミュニケーションや情報共有に不可欠とされている文書。テキスト/スプレッドシート/図/メールなど、形式はさまざまだが、一様に「文書ファイル」として作成され、承認、集約、閲覧、管理される。この一連の文書管理のスピードと精度がビジネスの効率性を大きく左右する。
とりわけ、ISOなどの国際規格では、膨大な量の文書作成と管理業務が求められる。
そこで、住友商事株式会社様(以下、住友商事様)の環境・CSR部が文書管理のために採用した製品が、日立ソリューションズ東日本の提供する成果物管理システム『SynViz/DM』であった。
ISO14001に必要なワークフロー機能が『SynViz/DM』には標準装備されており、管理業務の効率性を大幅に向上することができた。全社統合認証基盤と連携して、承認者の変更も自動で対応するなど運用負荷も軽減した。
『SynViz/DM』の可能性の大きさに、同社では業務拡大のためのシステムの機能拡張検討も視野に入れている。

導入のポイント

  • パッケージの採用により、今後のOSやブラウザのバージョンアップにも対応できる。
  • 業務要件にあったワークフロー機能を標準搭載している。
  • 分かりやすい画面構成で感覚的に操作できる。
  • 統合認証基盤と容易に連携できる。

導入の効果

  • 環境情報収集の対象業務拡大に対応して文書管理システムを刷新。
  • 統合認証基盤と連携した人事異動情報の自動反映による運用コスト削減。
  • 各部署からの文書提出状況の把握が容易になり、管理業務の負荷軽減。
  • 低い障害の発生率と容易な操作性で運用部門の負荷を軽減。

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様

【写真左】住友商事株式会社 環境・CSR部 内田 真紀 氏
【写真左から2番目】住友商事株式会社 環境・CSR部 環境管理チーム長 桜井 通雄 氏
【写真左から3番目】住友商事株式会社 環境・CSR部 部長 武井 徹 氏
【写真右から3番目】住友商事株式会社 IT企画推進部 ICTインフラ整備第ニチームサブリーダー 石井 光年 氏
【写真右から2番目】SCSK株式会社 SCシステム事業本部 経営情報システムマネジメント部 EISソリューション課 課長代理 村元正臣 氏
【写真右】住友商事株式会社 IT企画推進部 部長付 平野 哲 氏

健全な事業活動を通じて持続可能な社会を実現

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様武井氏
武井氏

 住友商事様は単体で約5200人、グループ全体では約790社、7万2,000人を擁する国内有数の総合商社である。また世界65カ国に140箇所の拠点を持つグローバル企業でもある。400年の歴史を持ち、グループ全体の総合力を強みに、さまざまなビジネスを通じて新たな価値を創造してきている。

環境・CSR部が創設されたのは2008(平成20)年4月のこと。それまであった地球環境部と広報部社会貢献チームが合体して、新組織として誕生した。

--「当社では『健全な事業活動を通じて、豊かさと夢を実現する』を企業使命として掲げ、CSRにおいても、健全な事業活動と社会貢献活動を通じて、社会的課題の解決に取り組んでいます。国を越え、時代を超えて、持続可能な社会の実現を目指しています」と、環境・CSR部長 武井 徹 氏は同社CSRの姿勢を説明する。

環境・CSR部は、グループ全体の環境に係る取り組みおよびCSR活動の母体であり、戦略的推進と情報発信の事務局となっている。

同社では1999(平成11)年に環境マネジメントシステム規格ISO14001を取得し、以降、認証範囲を拡大しながら認証を維持してきた。現在、その対象は同社および国内グループ会社31社、約600部署、1万8,000名の規模に及んでいる。

規模の拡大に対応してシステムを刷新

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様桜井氏
桜井氏

住友商事グループのISO14001に準拠した環境活動では、規程集はもちろん部署単位で定期的に作成する環境文書が定められており、それが600部署にもなると膨大な数となる。
また、人事異動に伴い承認ルートの変更も頻繁にあるため、ISO14001へ対応する文書管理システムとしては、運用の簡素化と使い勝手の向上が望まれていた。

--「2006(平成18)年当時から文書管理システムを導入していましたが、文書管理業務の利便性を向上したいと現場からの声もあがっていました。」と、システム刷新の背景を、環境・CSR部 環境管理チーム長 桜井 通雄 氏は語る。

同社では2010年から内外のソリューションを検討し、秋頃からベンダー各社に提案を求めた。

全社統合認証基盤と連携できる『SynViz/DM』を採用

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様石井氏
石井氏

こうして2011(平成23)年3月、要求を満たす機能、操作性、拡張性、納期、価格等から日立ソリューションズ東日本の提供する成果物管理システム『SynViz/DM』の採用が決定し、決裁が下りた。

システムの戦略企画・全体統括・導入推進をしている同社IT企画推進部 ICTインフラ整備第ニチームサブリーダー 石井 光年 氏は『SynViz/DM』の採用について、次のように語る。

--「当社では全システムでシングルサインオンできるように統合認証基盤を構築しています。日立ソリューションズ東日本の『SynViz/DM』は、この統合認証基盤との連携が可能であったことも、採用された大きな理由の1つです」

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様武井氏

--「製品の導入実績も多くあり、それに日立というブランドを信頼し、私たちの要求を確実に吸い上げてくれるだろうと期待しました」と、武井氏も『SynViz/DM』採用の理由を語る。

現場が積極的に参画したスパイラル型のシステム構築

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様村元氏
村元氏

同年4月から構築を開始し、8月には環境・CSR部と対象事業所でテストを開始できるという予定以上のスピード開発であった。

--「プロトタイプを構築しては現場でチェックしていくというスパイラル型の構築手法を採用しました。課題が出るたび、皆で画面を見ながら解決策を探りました。秋からのテスト予定でしたが、これが早まるという珍しいケースとなりました」

構築を担当したSCSK株式会社 SCシステム事業本部 経営情報システムマネジメント部 EISソリューション課 課長代理 村元正臣 氏は振り返る。

--「構築中は日立のプロジェクトメンバーには集中して時間を取っていただき、話し合い、カスタマイズしてもらいました。これも成功の要因でしょう」と、桜井氏は語る。

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様平野氏
平野氏

--「日立ソリューションズ東日本の技術力は素晴らしいと思いました。相談すると対応策を複数提案していただけるなど、我々の要求にスピーディに対応していただきました。細かなことにも親切に対応いただいたことが印象に残っています」

新システム取りまとめを担当する環境・CSR部 内田 真紀 氏は日立ソリューションズ東日本の対応と技術力を評価する。

--「今回のシステム構築に関しては、直接の業務担当者となる環境・CSR部が極めて積極的に参加し、要件をとりまとめてくれました。使いやすいシステムになった理由がここにあると思います」と、IT企画推進部 部長付 平野 哲 氏は環境・CSR部の参画を語る。

柔軟なワークフロー機能と提出状況がひと目で分かる進捗表機能を高く評価

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様内田氏
内田氏

2011(平成23)年9月から新システムは稼働を開始した。

--「リリースして1年近く経ちますが、大きな問題もなく順調に稼働しています。大変助かっています」と、システムの品質の高さに村元氏は満足している。

また内田氏の認めるのが『SynViz/DM』の柔軟なワークフロー機能だ。

--「『SynViz/DM』には標準でワークフロー機能が搭載されていて、文書単位でワークフローを設定することができます。テンプレートとして事前に承認者の定義ができるため、利用者が毎回設定する必要がありません。さらに、統合認証基盤と連携しているため、人事異動などにより上司や部署が変更になった際も、自動的に承認者が変更されます。そのため、運用管理も大変楽になりました」と、語る。

さらに対象部署と文書種別をマトリクス表示して、各部署の提出状況をひと目で確認できる「文書の進捗表機能」も好評である。また、内部環境監査で該当部署の該当文書を即座に画面表示できる「文書検索機能」も、確実に役立っている。

--「画面を見れば誰でも操作できる、やさしい操作性には運用部門も助かっています。詳細なマニュアルや細かな説明も不要です。新システムの説明会も短時間で終えることができました。操作に関する質問や相談もほとんどありませんでした」と、石井氏は語る。

システムの機能拡張も検討へ

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様桜井氏

稼働を開始してからわずかの間であるが、すでにバージョンアップを1度行っている。

--「バージョンアップして『SynViz/DM』の最新機能を使えるようになっています。新ブラウザや他のアプリケーションへの対応など、利便性が向上しています。引き続きこれからも機能の向上をお願いしたいと思います」と、桜井氏は希望を語る。

--「統合認証基盤との連携で承認者の自動更新が可能ですが、複数のチームの兼務者に対しては、現状では、実際の承認者を手動で変更せざるを得ないため、この解決を相談しているところです」と、内田氏は残された課題を口にする。

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様内田氏

『SynViz/DM』の文書単位の柔軟なワークフロー機能は、関係者の間で評判となった。

--「今回はISOの文書管理として利用しましたが、卓越した機能や操作性を持っており、業務要件の拡大による機能拡張にも容易に対応できると期待しています。大変よいシステムを構築していただき、感謝しています。技術力も対応力も高いと感じました」と、石井氏は今後への期待を込めて語った。

お客さまプロフィール

住友商事様ロゴ

概要
社名 住友商事株式会社
設立 1919(大正8)年12月24日
本社 〒104-8610 東京都中央区晴海1-8-11
晴海アイランド トリトンスクエア オフィスタワーY棟
資本金 2,193億円
従業員数 5,185人(連結ベース 72,087人)(2012年3月31日現在)

成果物管理システムSynViz/DM導入事例住友商事様外観

多様な商品・サービスの国内販売、輸出入および三国間取引、さらには国内外における事業投資など、総合力を発揮して、多角的なビジネス活動を展開しています。 2008年4月、環境・CSR部を設置し、社内関連部署や国内外の地域組織・事業会社と連携し、従来以上にCSRに関し積極的な取り組みを進めています。1999年に制定した環境方針をグループ各社で共有し、ISO14001環境マネジメントシステムを活用した環境管理を行い、環境負荷の低減および環境改善への取り組みを推進しています。

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