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■ 工程管理・プロジェクト管理コラムメニュー

IT企業や製造業はもちろん、流通業やサービス業など、多くの企業で作業を「プロジェクト」単位で進めています。
そのプロジェクトが小規模な場合であれば、管理や確認に手間取ることはありません。しかし大規模になり、さらに複数のプロジェクトが社内で同時平行で進められるようになると、自部門のプロジェクトのみならず、関連する他のプロジェクトの進捗状況の確認が求められます。
今回はこの関連する他プロジェクトの「工程表のチェック」に関してご紹介します。チェックにかかる手間と時間、そして正確性。これらの課題と解決策を紹介しましょう。

関連プロジェクトの工程表・日程表を確認する際の課題

規模の大きなプロジェクトになると、大工程から部門工程まで、階層化やブロック化が進みます。部門に与えられたプロジェクトはその一部であり、多くの場合は他部門のプロジェクトとの併走が求められ、単独での勝手な進行はできません。
例えば、多機能なデバイスを量産する場合、製品企画があって、本体となる基板と共通部品を作成し、それに機能個々のパーツとソフトウェアを追加していきます。企画が遅れると、その後の工程すべてに影響しますし、共通部品の支給がないと、機能ごとのパーツ製作に入ることができません。基盤となるソフトウェアが完成していないと個々のソフトウェアとの連携も確認できません。
このように複数のプロジェクトは有機的に関連しあっているのです。そのような状況下では、工程の依存関係が発生し、様々な課題が発生します。

課題1「他プロジェクトの進捗状況が見えない！」

プロジェクトの新工程に着手する場合、気を付けなければならないのが関連する他プロジェクトの進捗状況です。
パーツの組立であれば、別行程でつくっている共通部品が必要になり、そのスケジュールに左右され、手が空いてしまうことがあります。自分の工程が他のプロジェクトに影響する場合は、遅延を発生させてはいけません。

課題2「大日程の計画変更をリアルタイムに確認したい！」

チームの部門別工程表を作成する場合、大日程に従って具体化していかなければなりません。
面倒なのは、この大日程に変更が発生した場合の対処です。変更をリアルタイムに把握できればいいのですが、メールで新日程が送られてきたり、会議の席で告げられても、正確性に不安が残ります。さらに大日程から中日程、中日程から小日程のように、転記も重なれば、手入力によるミスの危険性があり、どの工程表が最新かもわからなくなります。関連する他部門との調整も大変です。
このような状態では、プロジェクトの生産性にも影響します。

脱・人海戦術！「SynViz S2」を活用した工程管理

表計算ソフトなどによる人海戦術では、複雑に関連しあった工程表の作成に限界があります。工程管理システムを導入しても、他のプロジェクト変更を反映できる機能がなければ、工程表の修正が煩雑になりすぎて、やがて使われなくなります。
こういった課題の解決を支援するために、工程管理システム「SynViz S2」には、多段ガントチャートとシャドウ機能が実装されています。工程管理システム「SynViz S2」を特長付けているユニークな機能です。

複数の工程表を同時に表示「多段ガントチャート」

工程管理システム「SynViz S2」には自部門の日程と合わせて、3段までの多段表示が可能です。
例えば上部に大日程を表示、中央に自部門の日程、下部に関連部署の日程を表示して、整合性を確認しながら、日程調整ができます。

このため、大日程の納期に合わせて、詳細な日程計画を立案できます。さらに、自プロジェクトに影響を与える他プロジェクトの工程表も同時に表示できますので、他プロジェクトの工程表を見ながら、自プロジェクトの日程を調整することが可能です。

自部門の工程表に他部門の工程を貼り付ける「シャドウ機能」

工程管理システム「SynViz S2」の詳細

このように、工程管理システム「SynViz S2」では、関連プロジェクトの計画変更をタイムリーに把握する機能が実装されています。
これにより、大規模プロジェクトでも、プロジェクトの依存関係を俯瞰しながら、自プロジェクトを効率よく管理できます。

次回のコラム

• 第9回 工程管理の手法「工程表の変更管理の具体策、いつ誰がなぜ変更したのか？を把握する方法」

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