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PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の役割と業務・仕事内容

日本国内でもPMOの導入が見られるようになってきました。PMOとは、「Project Management Office(プロジェクトマネジメントオフィス)」の略で、組織内における複数のプロジェクト管理を横断的に支援する役割を担います。このため、プロジェクトマネージャーを経験したベテランが就く傾向が多いようです。PMOはいくつも走っているプロジェクトを俯瞰して眺める必要があり、ここに大きな課題があります。
そこで、今回のコラムでは、PMO目線で、工程管理・プロジェクト管理の課題についてご紹介し、その課題の解決策をご説明します。

PMOの業務上の課題とは

PMOの役割には、プロジェクト管理方式の標準化、プロジェクト管理業務の支援、プロジェクト間のリソースやコストの調整、プロジェクト環境の整備などがあります。いずれもプロジェクト管理の現場で起きている課題を発見して、解決していく業務になります。
この課題発見の基本が、工程表を通して、あるいはプロジェクトマネージャーからのヒヤリングで現場を把握することであり、現場の見える化です。ところが、ここに課題を抱えている企業が多いようです。既設のPMO、あるいは新設を検討している企業でも、現場把握の手段を模索しているのです。

PMOの業務課題「現場が見えない！課題発見に時間がかかる！」

PMOの職務の基本はプロジェクトの現場を把握して、素早く課題を発見し、解決を支援していくこと。しかし、この「現場の把握」に時間がかかっている企業が多くあります。PMOは、各プロジェクトの大日程の工程表を受け取り、進捗状況を確認します。
ところが、現場ではPMOへ提出する大日程の作成がスムーズに進まないことが多く、そのため、PMOが現場の状況を把握しようとしても、的確な進捗状況が報告されず、正しい判断やアドバイスができないのです。情報の古い工程表から課題を発見しても、手遅れになったり、解決に時間がかかってしまう危険性があります。

PMOの業務課題「複数プロジェクトのフェーズゲート管理が大変」

PMOは大日程から全体を把握して、危険をはらんでいるプロジェクトを見つける必要があります。
そのために、PMOは、フェーズゲートを設定して、フェーズゲートごとにプロジェクトを進めるか進めないかを判断しなければなりません。
しかし、フェーズゲートはプロジェクト毎に、確認すべき内容やタイミングが異なります。いつ、どのプロジェクトの何を確認しなければならないのかを意識しておくことが、PMOの重要な業務になります。
このようなフェーズゲートを的確に管理するには、工程表から、すぐにフェーズゲートの詳細を確認できれば良いですが、現場から上がってくる工程表には詳細が紐付いていないことが多く、フェーズゲートの管理が困難になります。そのため、フェーズゲートの確認の質が低下し、危険をはらんでいるプロジェクトの発見が遅れるなどの事態が発生します。

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PMOに求められる機能を搭載した工程管理システム「SynViz S2」

PMOに必要とされる進捗状況の把握機能を搭載しているのが工程管理システム「SynViz S2」です。
プロジェクトのおおまかな外観から、プロジェクト個々の詳細までリアルタイムに把握し、スピーディな課題発見と解決を支援できます。

全プロジェクトの工程を俯瞰できる「プログラムチャート」

「プログラムチャート」は、複数走っているプログラムの工程表を1行で示し、全プロジェクトの進捗状況を1つの画面で俯瞰できる機能です。
プログラムチャートにより、各プロジェクトの完了している工程や進捗率、遅れの発生しているプロジェクトを素早く見つけることができます。

例えば、進捗率は数字でも把握できますし、プログラムチャートの帯の色でも確認できます。上図の青帯が完了工程で、黄帯が未着手部分です。
さらに、詳細情報(詳細な工程表)もワンクリックでオープンできます。詳細情報からリソースやドキュメントを確認し、解決策のヒントとすることができます。これらをプロジェクトマネージャーがExcelなどで作成していたら、その手間と時間はおびただしい量になります。
更新にも時間がかかりますし、転記ミスも発生します。「SynViz S2」のプログラムチャートはこれらの手間を一切省き、現場を画面上にビジュアルに再現できます。ビジュアルな表示はPMOはもちろん、経営層にも喜ばれています。

フェーズゲートを確認できる「チェックポイント」

上図のプログラムチャート上に表示される進捗状況を示すアイコンが「チェックポイント」です。
工程ごとに表示される三角マーク(△)で、緑が作業終了、青が進行中、赤が遅延、白は着手する必要のない工程を示しています。マイルストーンの機能はもちろん、フェーズゲートの役割を持たせることもできます。通過に必要な工程上のポイントとして、指定されている条件を満たさないと先に進めることができないように設定できます。
このように、工程管理システム「SynViz S2」の「プログラムチャート」と「チェックポイント」を活用することで、PMOの業務に必要な「全プロジェクトの状況をタイムリーに俯瞰し把握すること」と「フェーズゲートをクリアしているかどうかの課題発見」を効率よく実現することが可能となります。

工程管理システム「SynViz S2」の詳細

このように、工程管理システム「SynViz S2」では、PMOの業務効率の向上を支援する機能を実装しています。
これにより、御社のPMOの質が向上し、プロジェクト管理の質も向上するのではないでしょうか？

※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

次回のコラム

• 第8回 工程管理の手法「関連プロジェクトの進捗や計画変更をリアルタイムにチェックする」

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