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工程表は、上長やお客様にわかりやすく伝えるために、柔軟に見せ方を変更したいシーンがあります。
たとえば、下記のようなシーンです。

(1) 長いスパンのプロジェクトを、長期休暇を非表示にして、工程表をコンパクトに見せたい
(2) 日単位・週単位・月単位のように時間単位を変えて見せたい。

さらに、お客様に提出する際や、工程表を資料として保管する際にも、改ページ位置の指定はもちろん、白黒でもわかりやすく印刷したいなど、きちんとした書式で印刷しなければならないことがあります。
しかしながらこういったことを柔軟に対応するのはとても手間がかかり、大変な業務になります。では、こういった業務を効率よく行う方法はないのでしょうか？今回のコラムでは、工程表の柔軟な見せ方の変更や、印刷の設定についてご紹介します。

プロジェクト関係者全員が求める工程表・日程表とは

工程表は多くの関係者に共有されなければなりません。 現場に配布され、それに従ってメンバーは作業を開始します。
そのため、見づらい・わかりづらいというのは現場担当者の不満の元となります。現場担当者だけではありません。
経営層も確認して、プロジェクトの予定や進捗状況を確認します。

工程表・日程表が長すぎる！

「配布される工程表が長すぎる」という声をよく耳にします。スケジュールに影響しない余計な日数が含まれているのです。
代表的なものが土日や祭日、お盆休みや正月休みなどの休日です。これらの休日の情報は、必要なときと必要でないときがあるため、表示・非表示を自由に切り替えられるようにしなければなりません。

工程表・日程表のタイムスケールを変更したい……

これも長すぎる工程表への不満。現場には日単位で、当日の作業内容まで入った詳細なスケジュール確認が必要ですが、管理職や役員レベルになると、詳細な予定は不要で、週次や月次の工程表に変更し、プロジェクト全体の日程・工程が見えるようにしなければなりません。
このように日別、週別、月別のようなタイムスケールを、相手によって柔軟に変更し、その都度、Excelで再作成していると手間と時間がかかります。これは、プロジェクト遂行にあたり、雑務の増大につながります。

工程表・日程表の印刷に手間がかかりすぎる？

画面上で見やすく仕上げた工程表も、印刷にはもう一手間が必要になります。どうやって1枚に収めるのか、縦使いか横使いか、どこでページを区切るとわかりやすいか……。さらには、カラーの工程表をそのまま白黒印刷すると、判別しにくくなることもよくあります。

工程表・日程表の表現を統一したい！

マネージャーが作成した工程表を元に、チームリーダーが個々のメンバー単位で作業を割り振ってチーム用の工程表を作成する場合があります。
そのリーダーごとに、表現の異なる工程表が配布されると、誤解の要因となります。チームが移動した際に理解に時間がかかりますし、チームごとの比較も面倒です。とりわけ、Excelで工程管理を行っている場合は、作成者の個性が大きく反映されがちです。
プロジェクト単位、または社内で統一した表現が求められます。

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「見える化」から「見せる化」へ、「SynViz S2」の工程表・日程表

プロジェクトの予定を「見える化」する工程表。その工程表が見づらい、わかりにくい、扱いづらいでは本来の目的を達成できません。
多くの関係者にどうやって工程表を「見せる化」するか、しかも短時間で。そのため工程管理システム「SynViz S2」では、さまざまな工夫を盛りこみました。

1.工程表・日程表の休日表示・非表示

公的な休日や祝日、さらには個々のメンバー単位の休日を登録して、工程表上では非表示にすることができるため、冗長な工程表をスッキリと見せることが可能となります。また、工程表の修正の際も、休日を気にすることなく、ドラッグ＆ドロップでスケジュールを変更できます。

2.工程表・日程表の印刷

グラフィカルな工程表で課題となるのが印刷の設定。用紙のサイズ、向き、改ページ位置、印刷期間、拡大率……。これら詳細な印刷設定が「SynViz S2」では可能となっています。また、白黒印刷を指定することで、同濃度の色の違いを自動調整し、はっきり見せることもできます。
柔軟な印刷設定で、凝った表現の工程表を紙面に忠実に再現します。

3.工程表・日程表の表示設定インポート

大規模なプロジェクトにおいて、担当者ごとに個性的な工程表を作成されては混乱の元になります。混乱は品質低下や納期遅れの原因となります。そこで工程管理システム「SynViz S2」では、アイコンや色調、文字サイズなどの初期設定を取り決め、共有できるようにしました。
また、プロジェクト単位で設定を保存し、そのインポートも可能。図・記号・強調表示などの表現方法を統一し、メンバー間の認識を共通化できます。

工程管理システム「SynViz S2」の詳細

このように、工程管理システム「SynViz S2」では、休日の表示・非表示や時間単位の変更、柔軟な印刷設定、表示方法の統一化が実現できます。これにより、さらにわかりやすくて見やすい工程表・日程表を実現することができるのではないでしょうか？

※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

次回のコラム

• 第7回 工程管理の手法「PMOの業務を効率化する方法とは」

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