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いくつかのプロジェクトを担当するうちに「これは以前やったものと同じだ」「隣のチームで同じようなプロジェクトをやっていた」ということがよくあります。
このような時、過去のプロジェクトをテンプレートとして流用できれば便利です。
テンプレートとはひな形のこと。
似たようなプロジェクトの工程表を素早く正確につくることが可能となります。

また、工程表を構成する部品をパターン化して登録する機能があれば、プロジェクト全体または全社で工程表の見た目を統一し、誰がつくっても理解しやすい体裁で工程表を作成できます。

そこで、ここでは、過去のプロジェクトの工程表を流用し、体裁を統一する方法について、詳しくご紹介します。

現場から聞こえてくる工程表・日程表作成の課題

工程表・日程表を素早く作成したい!

工程表をプロジェクトごとにゼロから作成するのはマネージャの負荷になります。
過去の似たようなプロジェクトの工程表を流用するなど、効率的な工程表の作成が求められます。

ノウハウを残したい、活用したい!

工程表にはマネジメントのノウハウが盛りこまれています。
ポイントとなるタスク、失敗しやすいタスク、並行処理できるタスクなどを考慮して作成します。
これら案件のノウハウを残すことが必要です。
そして、残されたノウハウを引き継いで、さらに改良を加え、組織全体のノウハウにしていく活動が求められます。

見た目が統一されていないと理解しづらい…

工程表はエクセルでも作成することができます。
自由なフォーマット上にさまざまな部品を配置して、工夫を凝らした工程表を完成させることが可能です。
しかし、自由度が高すぎて「チーフやマネージャごとに工程表が違って理解に時間がかかる」という現場の声があるのも事実。
プロジェクト内、さらには全社で統一した表現が理想です。

テンプレート化で素早く正確で見やすい工程表・日程表に!

そこで、工程管理システム「SynViz S2」では、このような課題を解決するために、見やすい表現を追求しています。
工程表をつくるマネージャの負荷を軽減し、同時にそれを見るメンバーの見やすさを考慮する。
このために用意したのが、プロジェクトテンプレート機能とパターン機能です。

1. プロジェクトテンプレート機能

工程管理システム「SynViz S2」は過去に作成した工程表をテンプレート化して、流用することができます。
その手順も簡単。工程表をテンプレートとして、ファイル名を付けて保存。
新たに作成する時はそのテンプレートを検索して、必要な項目、例えば「開始日」「終了日」などいくつかを入力して開くだけとなります。

他の人が作成したテンプレートも利用可能。
入力した開始日と終了日に合わせて、工程表も工程管理システム「SynViz S2」が自動的に引き直します。
後は必要な項目を再設定してできあがり。
忙しいマネージャにはとても便利な機能です。

プロジェクトテンプレートにできるのは、以下の項目です。

  • タスク
  • アクティビティ
  • マイルストーン
  • 関連線
  • リソース割当(ローカルリソースおよびチーム)
  • チェックポイント、チェック項目
  • 注釈/図形
  • カスタム属性

テンプレートからプロジェクトを作成

2. パターン機能

工程表に使用される部品をパターン化して登録する機能です。
例えばタスクをビジュアル化するアクティビティ(横棒)。
形や完了や継続中の色を登録することで、後はドラッグ&ドロップで同じパターンのアクティビティを配置できるようになります。
マネージャはスピーディに工程表を作成できますし、メンバーは統一された表現で正確に理解することができます。

パターンを登録したラクラク活用

このように、過去のプロジェクトの工程表を流用できるだけでなく、さらに、パターン機能により、体裁も統一できるようになります。
工程管理システム「SynViz S2」で工程表作成がより効率よくできるようになります。

工程管理システム「SynViz S2」の詳細については、下記のページにて画面イメージや機能概要をまとめた資料をダウンロードできますので、ぜひお気軽にお申し込みください。

工程管理システム「SynViz S2」の事例や画面イメージがよくわかる概要資料のダウンロード

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