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工程管理・進捗管理では、現在の進捗状況をタイムリーに確認・把握することができず、計画の遅れの発見が遅くなることがあります。
そこでこのページでは、進捗状況をタイムリーに把握する方法についてご紹介しています。

工程管理の手法「計画の遅れ対策を効率化する進捗管理の方法とは」

 工程管理を行う際、最新の進捗状況を把握・管理することは非常に困難です。
なぜなら、内外問わず、関係者の進捗状況を確認し集約することが非常に手間のかかる業務だからです。
さらに複数のプロジェクト・案件の工程管理を行なっている場合、その業務はより複雑化します。

 進捗管理が複雑化すると、「進捗の遅れや計画と実績の差に気がつかない」「進捗率の悪い工程に気がつかない」「工程毎の納期管理・納期調整に手間取る」「ボトルネックが発生し他の工程に影響を与える」などの事態が発生します。

 このような事態を防ぐには、タイムリーで確実な「進捗状況の確認」が重要になります。
そこで今回のコラムでは、工程管理における「進捗状況の確認」に焦点を当て、その課題と具体的な解決策をご紹介します。

工程管理における進捗管理の難しさ

 そもそも、なぜ進捗管理が複雑化するのでしょうか?
 その理由は大きく3つあると考えられます。

理由1:進捗の遅れや進み具合をタイムリーに確認・把握できない

 進捗状況を確認するには、プロジェクトメンバーの最新の進捗状況を確認しなければなりません。
しかし、進捗の報告フォーマットがバラバラだったり、報告が遅れたりすると、タイムリーな状況把握ができません。

理由2:複数プロジェクトの工程を一括して管理できない

 複数プロジェクトのある工程の進捗を確認する際、関連する別プロジェクト(大日程や中日程など)の進捗状況を把握しなければなりません。しかし、プロジェクトの数が多くなればなるほど、その依存関係は複雑化し、把握が難しくなります。

理由3:お客様・外注先など外部のメンバーとの進捗状況を共有できない

 外部メンバーにはお客様や外注先・調達先など様々なメンバーがいます。そのため、最新の進捗状況を確認する報告書の形式・内容が異なります。その結果、報告書の内容やテンプレートが複数存在し、そのぶん手間がかかります。

工程管理における進捗管理の現状

 このような課題のある進捗管理ですが、一般的な企業では、どのように進捗を管理しているのでしょうか?
代表的な方法としては、エクセルなどの表計算ソフトを活用し、工程表・日程表上にイナズマ線をひいて進捗を管理されているでしょう。

イナズマ線を使って進捗状況を確認する

 イナズマ線とは、工程表・日程表上に進捗具合に合わせて線を引き、どこの工程が遅れているかを可視化する仕組みです。
エクセルを使ってイナズマ線を実現する場合、「図形」の「線」を描画する機能を使ってイナズマ線を実現しますが、工程数・プロジェクト数が多くなると非常に手間がかかります。

 さらに、実績入力が間違っていたら線の引き直しなども発生し、さらに手間は増加します。
加えて、日程の変更が発生すれば、過去のイナズマ線も全て引き直しになり、非常に大きな工数がかかります。

 イナズマ線は完成すれば、情報共有には便利な仕組みですが、完成させるまでが大変なのです。

複数のエクセルファイル・シートをたくさん開いて管理

 さらに、複数プロジェクトの工程管理を行う場合は、複数のエクセルファイルやシートを開いて、画面を切り替えながら、管理されていると思います。
画面が多くなればなるほど、確認・集計の手間も増え人的ミスも発生するでしょう。

 せっかく集計したのに、間違った工程表・日程表を見ていたなどがあれば、また集計のし直しになり、手間が増大します。

外部メンバー向けに様々な形式の報告書を作成し印刷

 進捗状況を外部メンバーと共有するためには、イナズマ線、複数プロジェクトの工程の管理を行いながら、報告書を作成しなければなりません。
報告書は社内メンバーと外部メンバーによって見せたい情報が異なるため、外部メンバーに合わせたフォーマットで報告書を作成されていると思います。これもとても手間がかかります。

 このように、イナズマ線やエクセルの機能を活用しても、進捗状況の把握は手間がかかります。

進捗管理の課題を解決できるSynViz S2

 工程管理における進捗管理の難しさをまとめると下記のようになります。

(1)複数プロジェクトがある中で、社内や社外のメンバーから最新状況を収集し、それをメンバー別の報告書にまとめ、社内や社外のメンバーに展開し共有することが難しい
(2)イナズマ線を完成させる・イナズマ線を管理するのが難しい
(3)エクセルのシートを大量に開いて一括管理するとミスにつながる
(4)複数フォーマットの報告書を印刷して共有するのは大変

 この4つの課題を解決する方法こそが、工程管理システム「SynViz S2」です。
工程管理システム「SynViz S2」は、工程管理・プロジェクト管理をWEBベースの仕組みで実現するツールです。
最大の特長の1つに、まるでエクセルのような画面イメージと操作性があります。
そのため、ITリテラシーの低い担当者でも難なく活用することができます。

 この工程管理システム「SynViz S2」では、進捗管理の様々な課題を解決する仕組みを持っています。

(1)WEBベースだから情報収集が早い

 エクセルのような操作性・画面イメージをもちながら、仕組み自体はWEBベースです。
そのため、プロジェクトメンバー全員で同じ工程表・日程表を共有できます。
実績を入力したらすぐに反映されます。確認・収集・集計をする必要はありません。

SynVizS2の工程表・日程表・工程表の画面イメージ

(2)独自のシャドウ機能で関連プロジェクトが一括管理できる

 工程管理システム「SynViz S2」には、シャドウ機能と呼ばれる独自機能があります。
シャドウ機能は、関連するプロジェクト(大日程・中日程や依存関係にあるプロジェクト)の工程を自プロジェクトの「影(シャドウ)」として表示でき、依存関係を可視化できます。
その結果、シャドウからの影響(日程変更など)も一発で把握・確認できます。

SynVizS2のシャドウ機能

(3)フォーマットを読み込むだけで外部メンバーの進捗把握ができる

 工程管理システム「SynViz S2」には外部メンバーと連携するための仕組みが用意されています。
外部メンバー向けのエクセルフォーマットを用いて、そのフォーマットを工程管理システム「SynViz S2」に読み込ませれば、実績の反映はすぐに完了します。

SynVizS2による外部メンバーの進捗把握方法

(4)イナズマ線が自動で管理できる

 進捗状況を可視化するイナズマ線も、ボタン1つで簡単に作成できます。
しかも過去のイナズマ線も残すこともできますので、進捗率がどのように変化しているのかも簡単に把握できます。

SynVizS2のイナズマ線

(5)様々な形式に対応した報告書の作成ができる

 工程管理システム「SynViz S2」には報告書・レポートをエクセルで出力する機能があります。
工程表・日程表を自動的にエクセルに出力するだけでなく、表示させたい項目を自由に選択し、様々な形式の報告書・レポートを作成できます。

SynVizS2のエクセル出力「工程表・日程表ビューワー」

 このように、工程管理システム「SynViz S2」なら、進捗管理の様々な課題に応えることができます。

工程管理システム「SynViz S2」ってどんな画面で操作するのか?

 では、実際に、工程管理システム「SynViz S2」はどのような画面で工程管理を行うのでしょうか?

 工程管理システム「SynViz S2」の画面イメージについては、工程表・日程表の表現力や日程調整、実績入力などの画面サンプルをご紹介しているPDF資料がございますので、下記よりお申し込みください。

 また、下記のページでも、機能別の画面一覧をご用意しておりますので、合わせてご確認ください。

工程管理システム「SynViz S2」の製品概要

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