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工程管理、スケジュール管理を行うことは、業務の効率化、作業のムリ、ムダをなくすことにつながります。
しかし、管理業務は、現場に聞かなければ現状がどのようになっているのか分からないといったことが発生しがちです。

そこで、このページでは、もっとスムーズに工程管理、スケジュール管理を行うための具体策の概要を紹介しましょう。

工程管理・スケジュール管理における、担当者を悩ませる「あるある」課題

 工程管理そのものはそれほど難しい仕組みは不要ですし、エクセルのようなオフィス系ツールを活用しても可能です。しかし、いざ業務で工程管理を行おうとすると、いくつかの障壁に出会うことになります。
代表的な課題を列挙すると、下記のようになります。

 1.メール内や報告書ベースだと、情報が埋もれてしまうことがあり、探し出すのが大変
 2.担当者に状況を聞いて回らないと、進捗が把握できない
 3.報告ベースだと、その時点の状況しか分からない
 4.管理者が忙しすぎで、部下の報告をうのみにする等、状況把握がおろそかになってしまう
 5.担当者ごとに、プロジェクトへのアクセス権限を決められない
 6.遅れている背景やプロジェクトの細かい状況が工程表上に表現できない

 このような課題があるからこそ、工程管理・スケジュール管理に時間が取られます。
では、これらの課題を解決するには、どうすればよいでしょうか?

そのためには、工程管理・スケジュール管理を行うメンバー間での情報共有をスムースにすることが重要です。

工程管理・スケジュール管理を簡単に行うために必要な「情報共有」

 上記のような課題を解決するためには、メンバー間での情報共有が必須です。
最新の情報をいかに効率よく共有できるかが解決の重要なポイントとなるのです。

そのためには、下記のような工程管理・スケジュール管理の仕組みが必要となります。

 1.メンバーが使いやすい仕組みであること
 2.計画を立てるメンバー、進捗を入力するメンバーなど、役割に応じた権限が付与できること
 3.利用環境に制限がなく、社外メンバーも使える仕組みであること


メンバーが使いやすい仕組みであること

 多機能で、高性能な工程管理・スケジュール管理ソフトを活用していても、使いにくければだんだん使われなくなってしまう可能性が高くなります。マニュアルなどを見なくても、直感的な操作で情報の入力、確認ができるような仕組みが理想的です。

計画を立てるメンバー、進捗を入力するメンバーなど、役割に応じた権限が付与できること

 スケジュール管理を行うメンバーには、「スケジュールを閲覧するだけの人」、「スケジュールの変更ができる人」、「プロジェクトを立ち上げ、そのプロジェクト用に新たにスケジュール表を作成・計画できる人」というように、役職や役割に応じた「権限」が必要です。

そのため、役職や役割に応じた権限付与により何ができるかを決められる仕組みが重要となります。

利用環境に制限がなく、社内・社外関係なく使える仕組みであること

 いつでも、どこでも工程管理・スケジュール管理ができる、このような環境を実現する仕組みであれば、たとえ外出先であっても、管理が可能となります。

さらに、工程管理・スケジュール管理のメンバーには、社外メンバーも含まれることがあります。
たとえば、外注先、調達先などです。
こういった社外メンバーにも共通の管理の仕組みを提供できれば、社外メンバーとの情報共有も効率化できます。

工程管理システム「SynViz S2」なら簡単導入、即活用

 工程管理・スケジュール管理のよくある課題を解決するための3つの仕組みをご紹介しましたが、この3つの仕組みを実現する具体策が、工程管理システム「SynViz S2」です。

 SynViz S2は、業務を円滑に進める工程管理システムです。工程管理・スケジュール管理に必要な機能を使いやすくまとめた製品で、下記のような特長を持ちます。

 (1)エクセルのような操作感で直感的な操作が可能
 (2)メンバーの役割に応じた権限付与が可能
 (3)社外メンバーも活用可能

 それでは、上記3つの特長について概要を簡単にご紹介しましょう。

まず、SynViz S2で最初に行う作業は、システム環境の設定を除くと、利用者とプロジェクトの設定になります。この作業は管理者権限を持つユーザーが行います。

キャプション 1.SynVis S2管理メニュー

 上記画面は、プロジェクトを構成するメンバーの設定画面になります。
この画面上から簡単にプロジェクトメンバーの登録と権限設定が行えます。

SynViz S2には、この設定を簡単にするためのエクセルフォームも用意されていますので、このエクセルフォームを利用することで、複数のメンバー情報でも簡単に取り込むことも可能です。

各工程・タスクの割り当ても簡単に実現

 SynViz S2は、プロジェクト内にチームを作成し、個人単位ではなく組織的な作業割り当てを計画・表示することができます。

 計画当初はグループやチーム単位で全体負荷を見ながらいったん作業を割り振り、進捗の途上で担当者の最新の空き状況を見ながら、あらためて作業の割り当てを見直すことも可能です。

 また、複数プロジェクトを横断的に管理対象とすることが可能で、複数プロジェクトからリソースや作業の組み合わせを抽出し、割り当ての変更や実績の更新ができます。

 工程管理の基本となる画面は横軸に日時、縦軸にリソースを配置した分かりやすいガントチャート形式で表示されます。表示形式は縦横自由な縮尺で表示・編集が可能です。スケジュールの書き込み、設定されている情報の変更など、多くの操作はドラッグ&ドロップのような簡単な操作で完了しますので、すぐに使いこなすことができるでしょう。

キャプション 2.SynVis S2 ガントチャート

 画面イメージもエクセルのようなデザインとなっており、エクセルを活用できる方であれば、直感的な操作が可能です。さらに、工程表に、図・吹き出しなども追加できるので、工程が遅れている背景、成果物に関する注意事項などを工程表上に追加することも可能です。

キャプション 3.ガントチャートへ注釈や図形、表を挿入可能

 さらに、SynViz S2は、関連プロジェクトの日程変更をタイムリーに把握できるようアイコンで通知ができます。また、計画情報の追加・変更を「誰が」「いつ」実行したのかなど変更内容の詳細を「変更履歴」として一覧で確認できるだけでなく、一覧表をエクセルにコピーすることも可能です。

 これにより、過去のメールから情報を探し回る必要もなくなりますし、担当者に状況を確認する必要も無くなります。加えて、過去の経緯も変更履歴として残りますので、現時点の状況になった経緯もすべて把握できます。

外部メンバーの情報も共有可能

 さらに、SynViz S2には「実績登録ワークシート(エクセルのワークシート)」が用意されていて、社外メンバーの実績情報もそのワークシートを活用して情報共有が可能です。

キャプション4.実績登録ワークシート

 社外メンバーはSynVizS 2の「実績登録ワークシート」に必要事項(進捗状況など)を記入すると、自動的にSynVizS 2にデータが送付され、実績登録が完了します。

 これにより、セキュリティーの関係上、SynVizS2にアクセスできない環境下でも、このワークシートがあれば、進捗状況の共有は可能となるのです。

 手間のかかる作業をできるだけ簡単に、しかも、必要な機能を過不足なく持つSynViz S2は、貴社が抱えているプロジェクト管理業務が抱える問題を解決する有効なソリューションとしてご利用いただけるでしょう。

次回のコラム

次回は、第2回 工程管理の手法「計画の遅れ対策を効率化する進捗管理の方法とは」を掲載予定です。

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