工程管理・プロジェクト管理業務を効率化する
プロジェクト管理システム「SynViz S2」
PMOという言葉はご存じでしょうか？
大規模なプロジェクトを運営していくうえで、PMO、すなわちプロジェクトマネジメントオフィスと呼ばれる組織は、必ず役に立つので覚えておくことをおすすめします。プロジェクトの規模が大きくなるほどPM(プロジェクトマネージャー)の負担は大きくなりますが、そんな時にPMOが導入されていれば負担を減らし、且つ効率的なプロジェクトの遂行が期待できるでしょう。
当記事では、PMOの役割や導入するメリットを解説します。今後、大規模なプロジェクトを導入する可能性がある企業や、まさに現在進行形でプロジェクトの進行に悩んでいるPMなどは、ぜひ参考にしてみてください。
PMOとは「Project Management Office」の略で、プロジェクトにおける組織内の個々のプロジェクトマネジメントを支援するための部門のことです。大規模なプロジェクトになると、PMだけでは抱えきれない業務も多くなるため、PMOがPMの負担となる業務をすることでPMの意思決定を支援します。
PMとPMOは共にプロジェクトを進めるパートナーと言えるでしょう。プロジェクトの規模が大きくなってPMが対応しきれない場合にPMOは必要とされるため、小規模のプロジェクトなどではPMのみでマネジメントするケースも少なくありません。
つまり、PMOはプロジェクトに絶対に必要な組織というわけではなく、規模やPMの裁量によって必要かどうかが左右されます。
PMOとPMは基本的にセットで考えられることが多いですが、各々の役割は全く違います。PMはプロジェクトマネージャーと言って、プロジェクトの方向性を明確に示す役割を持っており、プロジェクトで発生する問題・課題・業務に対する意思決定をスピーディーに行うことが求められます。
一方でPMOは、PMのためになる業務に取り組むことが求められます。PMOは託された業務を通じて、現場で起こっていることを可視化後、情報をまとめてPMへ報告します。そうすることでPMの意思決定をサポートして、プロジェクト全体が円滑に進むように努めます。
PMOの役割は具体的に分けると3種類あります。
【 PMOの3種類の役割 】
PMOは基本的にPMのサポートに徹しますが、PMが求めることによって役割が変化します。時には情報収集など事務的な業務を行ったり、PMOメンバー内でPM的な立ち位置を執ったりして、PMのサポートとなることを全般的に行います。そのため、PMOはプロフェッショナルであることが求められる役職とも言えるでしょう。
PMOアドミニストレータは、プロジェクトの情報を取りまとめてプロジェクトチームやクライアントに共有したり、コストや経費の管理をしたりと事務的な役割を持ちます。そのためPMOアドミニストレータは、プロジェクトに関わる社内のプロセスを円滑に遂行できるように努めることが求められるでしょう。
具体的な仕事内容は以下の通りです。
【 仕事内容の例 】
プロジェクトに関わる事務的な処理に携わり、チームの管理や情報・データの収集・管理に取り組むのがPMOアドミニストレータです。
大規模なプロジェクトほど増えるPMの事務的な負担も、PMOアドミニストレータが担えばスムーズなプロジェクト遂行が可能となるでしょう。
PMOエキスパートは、プロジェクトにおける業務や作業プロセスのルール策定を行い、プロジェクト全体の標準化を図ります。
これにより、複数のプロジェクトがあっても品質を保持することが可能です。新規のプロジェクトが多い企業ほど、PMOエキスパートの役割は重要となってくるでしょう。
具体的な仕事内容は以下の通りです。
【 仕事内容の例 】
基本的にプロジェクトの標準化を図るための業務であれば、全て取り組むのがPMOエキスパートです。そのため、書類関係の標準化はもちろんのこと、プロジェクトのルールに則った業務を遂行できる人材を教育するのもPMOエキスパートの仕事になります。
PMOマネージャーは、PMOメンバーのマネジメント業務全般を行います。組織戦略や計画から始まり、PMO全体の管理や教育まで取り組むため、PMOメンバーにおけるPM的な立ち位置の存在と言えるでしょう。状況によっては複数のプロジェクトを統括する立場になることもあり、経営層とPMの間に立ってプロジェクトのスムーズな遂行が可能となるように努めます。
具体的な仕事内容は以下の通りです。
【 仕事内容の例 】
PMOマネージャーは重要なポジションに立つことが多いため、スキルやキャリアなどが優れている優秀な人材が求められる傾向にあります。
PMOはプロジェクトの規模が大きくなるほど重要な役割を担います。ただ、PMですべて解決できる場合には導入の必要が無いともいえるでしょう。そこで、以下ではPMOを導入するメリットをご紹介します。PMOを導入するメリットを知っておけば、導入する必要性が認識できるため、PMだけで済むのか、それともPMOも導入すべきなのか的確な判断ができるようになるでしょう。
PMOを導入すれば、PMの負担が軽減されます。大規模なプロジェクトになると、PMだけではプロジェクト管理や品質管理など全て負いきれません。ですが、PMOが導入されればより円滑にプロジェクトを成功へと導けるでしょう。
PMのようにすべてを統括する人は、基本的にキャパシティがギリギリ、もしくはキャパシティを超えた業務を請け負うことはおすすめできません。なぜならPM自身に余裕がないと、プロジェクトの進展に関わる重要な局面で、適切な判断や決定ができなくなってしまうからです。
その点、PMOが導入されていればPMの負担が大幅に減るため、PMの正確かつスピーディーな決断に繋がります。プロジェクト全体を円滑に進めるためにもPMOとPMが協力することは、大規模なプロジェクトになるほど必要不可欠です。
PMOが導入されれば、各チームの情報を全て一元管理できます。プロジェクトが大きくなるほど、PM一人では管理がしづらくなるだけでなく、メンバーが増えてチームも細分化されるため、情報を管理しづらくなるでしょう。しかし、PMOを導入すればメンバーの管理をしてくれるだけでなく、ルールや書面の標準化も進めてくれるため、情報を一元管理しやすくなります。
プロジェクトにおいて、情報の一元管理は必須事項と言えます。最終的にはクライアントに対してプロジェクトの成果を報告する必要があり、その際に、情報が一元管理できていなければ効率的に資料をまとめたり報告事項をまとめたりできないでしょう。
プロジェクトを円滑に進めるためだけでなく、最後のクライアントへの報告までの全てにおいて情報の一元化は重要とされているので、PMOの導入はできる限り前向きに検討すべきです。
PMOは、PMが意思決定や管理業務を円滑に遂行できるように、客観的な立場で支援します。支援をするにあたって、PMOは経営陣・部門長がプロジェクト全貌を適切かつ素早く把握できるように取り纏めます。この際、プロジェクトの内容を表や資料を利用してまとめることで、全貌を可視化することが可能です。
プロジェクトの可視化は、PMや経営層の人がプロジェクトの現状を把握するために欠かせない項目になります。そのため、「SynViz S2」のようなツールを活用して効率よく可視化していくことが大切です。
「SynViz S2」は、プロジェクト管理業務を効率化するツールです。特長に「Excelのような使いやすさ」があり、現在Excelを使ってプロジェクト管理をしている場合でも、導入に対する抵抗を最小限に抑えつつ取り入れられます。さらに、既存の社内システムとの連携も柔軟にできるため、自社の管理業務を停止させることなく、効率よく導入が実現するでしょう。
PMOの導入はプロジェクトを円滑に遂行する上で、重要な役割を持つとされていますが、デメリットと考えられているポイントもあります。
以下で紹介するデメリットを確認して、PMOを導入する際の注意点としても活用してください。
【 PMOを導入するデメリット 】
PMOが担う役割は大きいため、PMと同等の仕事をすることもあり、PMとの線引きが曖昧になることがあります。
他にも、PMOは基本的に優秀な人材が取りまとめる場合が多く、メンバーに対して強気に出てしまうなどして衝突する可能性もあります。
優秀であるがゆえに発生するデメリットでもありますが、プロジェクト全体を円滑に進めるためにはPMとPMOだけでは不可能なので、デメリットをうまく改善していく努力が必要となるでしょう。
基本的にPMOとプロジェクトメンバー間に上下関係はないのですが、PMOの立場上、どうしても高圧的な発言として受け取られやすいです。
プロジェクトを適切に管理していくことがPMOの業務であるため、「メンバーを管理する」という業務が高圧的なものになりやすくなってしまうのでしょう。
PMOとプロジェクトメンバー間で衝突が起きてしまっては、円滑にプロジェクトを進めるための管理が機能しなくなってしまうため本末転倒です。現場との衝突を起こさないためには、日頃からPMOが積極的にプロジェクトメンバーとコミュニケーションをとるようにして、業務に対する意思疎通が図れるようにしておく必要があるでしょう。
PMOはPMの負担を軽減するために様々な業務を行います。その結果、経営層とPMとの間を取り持ったりする中で、PMを差し置いてプロジェクトの管理全般をPMOが担ってしまう場合があるようです。PMはプロジェクトを統括する意思決定権を持ったポジションの人であるため、PMOがPMよりも強い権限を持つことは基本的にありません。
お互いの役割があり、それぞれ分担をして業務にあたるからこそプロジェクトが円滑に進みます。そのことを踏まえて、お互いがどのようにプロジェクトに関わるか、明確にしておく必要があるでしょう。
PMOを導入する方法は、「社内にPMOを設置するケース」と「PMOコンサルに依頼するケース」の2通りがあります。
プロジェクトの量や企業の運営形態に合わせて、最適な方法を選択するのがおすすめです。
以下で示すそれぞれの方法のメリットとデメリットを確認して、自社に最適な方法はどちらか決める際の検討材料として役立ててください。
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メリット |
デメリット |
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|---|---|---|
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社内にPMOを設置する |
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PMOコンサルに依頼する |
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コンサルに依頼した方が即効性もあり、自社にはない専門的な知識でプロジェクトに関わってもらうことができるでしょう。
しかし、自社の社員とのコミュニケーションが取れていないといった問題点もあります。
単発的なプロジェクトであれば外部コンサルでもうまくやっていける可能性は高いですが、長期的となるとコスト的にも高くなりやすいのであまりおすすめはできません。そのため、複数のプロジェクトが定期的に新規で行われる場合には、社内でPMOを設置しておく方が長期的に見ればコスパも良くなるでしょう。
社内にPMOを設置する場合は、社内に一つPMOを設置する方法と、プロジェクトごとにPMOを設置する2つの方法があります。
社内に1つPMOを設置するケースは、複数のプロジェクトを並行して同時に行う企業におすすめです。これにより全体のプロジェクトの管理が容易となり、最小限の労力でPMの効率的なサポートができるでしょう。
一方で、プロジェクトごとにPMOを設置するケースは、「プロジェクトの量が全体的に多くない」、「プロジェクトが継続的に発生しない」といった場合におすすめの方法です。プロジェクトごとに配置することで、そのプロジェクトが完了したらPMOを解体することになるため、無駄なくPMOが配置できるメリットがあります。また、プロジェクトに設置することで、他のプロジェクトに意識を持っていかれる心配もなくなるため、強固なPMの補助が可能となるでしょう。
外部に依頼するよりも社内に設置する方が、プロジェクトに関わるメンバー間のコミュニケーションがとりやすく、PMOの業務を果たしやすくなる強みがあります。ただ、経験が積めていないと外部ほどのクオリティで業務にあたれない可能性もあるため注意が必要です。
社内にPMOを設置する方法がある一方で、PMOコンサルに依頼するという方法もあります。PMOコンサルは専門的な知識を持ち合わせているだけでなく、多業種のコンサルも請けていることから経験も豊富です。そのため、プロジェクトに対して「どのように動くべきか」という点において最適な答えを出せる可能性が高いでしょう。
社内人材だけではPMOを設置することができなかったり、社内の人材をPMOのために育成しているが間に合っていなかったりする場合には、コンサルに依頼してみてはどうでしょうか。外部への依頼は即戦力に期待できるだけでなく、社内人材だけでは考えが及ばないような課題の解決を提案してくれたりもします。
PMOはPMをサポートするうえで最も重要な役割を持っているため、適切な人材を配置しないと逆にPMの負担が増えるなどして逆効果を生み出すケースもあります。そのため、PMOには向いている人が就くようにしないといけません。
特別な資格が必要ではない役割ではあるものの、PMO自体が及ぼす影響はとても大きいため、以下で示す「向いている人材」と「向いていない人材」の内容を確認して、適した人材を配置するようにしましょう。
【 PMOに向いている人材・向いていない人材 】
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特徴 |
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PMOに向いている人材 |
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PMOに向いていない人材 |
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PMOに向いている人は、メンバーやPMとのコミュニケーションが円滑に取れて、複数のタスクを同時にこなせる柔軟さがある人です。
特にPMを過去に一度でも経験したことがある人は、PMをサポートするうえで非常に有力な人材として認められるでしょう。
PMOの仕事はPMをサポートすることであり、そのためにすべき業務は全てこなす必要があります。
そのため、PMが取り組む業務は全てこなせる必要がありますし、時にはPM以上の業務負担を請け負う必要も出てくるでしょう。
ある意味で過酷ともいえる役割にやりがいを感じられる人が、PMOには最適な人材であると言えます。
一方で、PMOに向いていない人は、管理業務が得意でなかったり、人とのコミュニケーションが得意でなかったりする人が該当します。
向いている人で説明したことができないような人は基本的に向いていない、もしくはあまりおすすめできないため、PMOに選出するのは控えた方が良いでしょう。
プロジェクトを円滑に進めるためには、プロジェクトに関わるメンバー全体を把握して、その都度最適な指示を出したり、意見が衝突しないようにコミュニケーションを深めたりする必要があります。そういった、ある意味で営業マンのように柔軟な立ち回りができる人でないと、PMOには向いていると言えないでしょう。
社内にPMOを設置する際は、ツールを一緒に利用するのがおすすめです。プロジェクト管理に利用するツールの多くは、プロジェクトを管理するために必要な機能が充実しています。そのため、ツールの内容に沿って利用していけば、効率良くPMOの役割を果たすことができるでしょう。
当記事では、数あるプロジェクト管理ツールの中でも「SynViz S2」というツールをおすすめしています。
「SynViz S2」はプロジェクトにおける工程を可視化して、メンバーが請け負う業務の負担を平準化したり、工程の遅れなどをいち早く把握できたりします。また、ツールを導入することで使用するデータやフォーマットが統一されるため、プロジェクト内のあらゆる情報やデータを標準化することにも繋がります。
SynViz S2を活用してPMOの業務を効率化する方法を下記のコラムで詳しく解説しています。あわせてご確認ください。
・工程管理の手法「PMOの業務を効率化する方法とは」
https://www.hitachi-solutions-east.co.jp/products/synviz_s2/column/vol07/
PMOはプロジェクトにおける組織内の、個々のプロジェクトマネジメントを支援するための部門や役割を持つ人々のことを指します。
プロジェクトは大規模になればなるほど、PMだけでは負担が大きくなるため、PMOの役割が重要となってきます。そのため、プロジェクトを円滑かつスピーディーに進めるためには、PMOの導入が必要と言えるでしょう。
PMOはプロジェクトを進めるうえでPMの負担が軽減できるなどのメリットがありますが、立場の性質上、プロジェクトメンバーとの衝突が発生することもあります。ですので、PMOを導入する際には必ずPMOに向いている人材を配置するように努めましょう。
PMOはPMの負担を軽減させて、プロジェクト全体をサポートする役割がありますが、その負担は非常に大きいです。
そのため、「SynViz S2」のようなプロジェクト管理ツールを導入して、少しでも業務効率化を図り、PMOの負担も軽減できるように努めることが企業としては重要となってきます。
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