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プロジェクト管理システムSynVizS2事例インタビュー

ものづくりにプロジェクト管理は不可欠である。プロジェクト管理といえば、システム開発や製造業向けというイメージが強いが、ものづくりはこれら業種に限ったことではない。出版業では書籍の作成があり、教育業では教材の作成がある。広告代理店や広告プロダクションではプロジェクト単位で広告制作が進められている。この他、一般企業における新規ビジネスの立ち上げ、業務改善、イベント・行事、各種プロモーションも進捗管理が必要だ。
通信教育の成長企業フォーサイト様でも、教材の作成が数百本に及び、そのスケジュール管理が大きな課題となっていた。そこで同社が導入したのが、日立ソリューションズ東日本の提供する工程管理・プロジェクト管理ツール『SynViz S2』であった。業種を限定しない汎用性と柔軟性、さらに幅広い業務工程を吸収できるSEの優れた技術力を評価しての採用であった。フォーサイト様では資格取得のみならず、大学受験対策講座を展開しており、それら教材の種類は膨大な数になる。同社の事業拡大に『SynViz S2』は不可欠なツールとなっている。

導入のポイント

  • 非製造業にもフィットする『SynViz S2』の汎用性と柔軟性を評価
  • 「表計算ソフトによる入力」と「分析可能な帳票出力」をアドオン
  • 「スケジュール管理」「リスケジュール」「実績の評価」の3フェーズで導入

導入の効果

  • 現場では、「点」で行っていたスケジュール管理を一連の「線」で確認
  • マネージャ層は、関連するスケジュールを抽出・一覧して部門間で調整
  • 経営層は、全社の教材作成スケジュールの進捗状況を一目で把握
  • プロジェクトの情報を共有しスタッフのレベルを向上

お話を伺った方

株式会社フォーサイト 代表取締役社長 山田浩司氏
株式会社フォーサイト コーポレート部ビジネスマネジメント課 荒生浩二氏
株式会社フォーサイト AI×Personal事業部 部長 窪田義幸氏
株式会社フォーサイト AI×Personal事業部 ラーニングクリエイト1課 課長 五十嵐康光氏
株式会社フォーサイト AI×Personal事業部 メディア開発課 田中玖実氏
株式会社フォーサイト コーポレート部コーポレートコミュニケーション課 千葉勇吾氏

自社内で作成した教材で合格率アップ

フォーサイト様インタビュー山田様
山田氏

フォーサイト様の設立は1993年4月、企業研修専門会社としてスタートしている。その後2004年から、行政書士、社会保険労務士、宅地建物取引士など資格取得のための通信教育事業をスタートさせた。

以来、資格取得の「高い合格率」を目指し、この合格率が同社最大の特長となっている。2017年度の同社受講生の合格率は、宅地建物取引士では全国平均の4倍以上、社会保険労務士では3倍以上を誇る。

--「この合格率は自社制作による優れたクオリティの教材によるものです。テキスト執筆、編集、撮影まで社内のスタッフで行っており、そのための撮影スタジオも持っています。ここまで社内制作している通信教育事業者は世界でも珍しいでしょう」と、代表取締役社長 山田浩司氏は強調する。教材は紙媒体もあるし、Webからの提供もある。CD・DVDでも配布している。

2016年には、大学受験対策講座を新設した。大学受験指導の経験豊かな講師が作成したテキストや講義、現役東大生が担当した過去問題の解説ほか、講座内容すべてをeラーニングで提供している。

数千に及ぶ教材開発プロジェクト

フォーサイト様インタビュー荒生様
荒生氏

同社の資格取得講座は13講座。これらを構成する科目は数百に及び、その教材作成と改版作業は、大学受験対策講座も含めると数千の単位になる。

--「表計算ソフトでスケジュール管理をしていましたが、この数になると、人手の限界を超えています。このため、2016年のころからシステム化の検討を開始しました」と山田氏は経緯を語る。

1つの科目でも教材は数種類になる。それら教材は法律改正があり、同社では社内制作の強みを生かして、リアルタイムに改版を重ねてきた。講座開始時に配布された教材が途中で変わることも珍しくない。もちろん、品質改善のために改版することも多い。教材開発の担当者も同時並行で多数の改版作業を抱え、綱渡りの状況であった。

--「表計算ソフトでは多くのファイルを開かなければなりません。担当者は現状を把握できない、管理職はどのプロジェクトが遅れているかがわからない状況でした」と、同社の課題をコーポレート部 ビジネスマネジメント課 荒生浩二氏は説明する。

汎用性と柔軟性で『SynViz S2』を選択

フォーサイト様インタビュー窪田様
窪田氏

--「スケジュール管理の課題を解消するため、プロジェクト管理ツールを探しました。その数は5~6社ほどになります。しかし、どれもシステム開発や製造業に特化しており、当社では使い物になりませんでした」と、山田氏は振り返る。

これらベンダーは口をそろえて「カスタマイズには応じられません。業務をパッケージに合わせてください」という。だが、製造業向けのパッケージには、とても合わせることはできなかった。

さらに、登録できるプロジェクトの数に制限がある。せいぜい数百が限界で、それ以上は対応できない。たとえ登録できても、そのようなケースを想定していないことから一覧性はないし、欲しいスケジュールの抽出もできない。

--「大手メーカーに導入していても1部門に導入しているだけで、全社展開はしていないケースがほとんどでした。多くのプロジェクトが走っている当社へ適用はできず、かといって当社には、自社開発するノウハウはありませんでした」(荒生氏)。

あきらめかけていたころ、耳にしたのが日立ソリューションズ東日本の提供する工程管理・プロジェクト管理ツール『SynViz S2』であった。

--「探していたのは、まさにこれだと確信しました。システム自体の汎用性と柔軟性に加えて、SEの要件の引き出し技術がすばらしい。当社の特殊な社内事情に合わせて提案してくれました。さすがにプロだと思いました。値段も聞かずに即決しました」と山田氏は微笑む。

--「使い勝手の良さも重視しました。さらに、入力を効率化するために、全員が使い慣れている表計算ソフトからプロジェクトデータを登録できるようにしています。出力部分も、分析可能なデータを取り出せるようお願いしました」と荒生氏はアドオンした箇所を説明する。

プロジェクト管理を点から線へ、さらに面へ

フォーサイト様インタビュー田中様
田中氏

実際に使っている教材開発の現場ではどうだろうか。

--「すんなりなじむことができました」と田中玖実氏は語る。「現在進めている作業を時間軸で一覧することができるようになりました」(田中氏)。

リーダーを務める五十嵐康光氏もこの効果を認める。

--「それまで『点』で見ていたスケジュールを『線』で見ることができるようになりました。これが最も大きなメリットではないかと思います。私も『線』で同時並行しているプロジェクトを管理できるようになりました」(五十嵐氏)。

これがマネージャレベルでは次のようになる。

--「膨大な数のプロジェクトの中から確認するべきプロジェクトを簡単に抽出して一覧にすることができます。その中から進捗に問題を抱えているものを確認できます。プロジェクトの遅れを部門内で巻き取れるものもありますし、他の部門に相談しなければならないものもあります。この部門間のコミュニケーションツールとして『SynViz S2』は役立ちます。『SynViz S2』の工程表をベースに話し合うことができるのです」(窪田氏)。

フォーサイト様インタビュー五十嵐様
五十嵐氏

『SynViz S2』は膨大な数のプロジェクトを一覧にし、複数部門で共有できる。点が線になり、さらに面になっているといえる。

コーポレート部コーポレートコミュニケーション課 千葉勇吾氏は『SynViz S2』がフォーサイト様に極めて適したソリューションであると認める。

--「当社は成長期であり、受講生も大幅に増加しています。スタッフは限られた人数で膨大な作業量をこなさなければなりません。それには社員一人ひとりのレベルの向上が不可欠であり、『SynViz S2』はこれを可能とします。見える化することで、感覚値でやっていた作業を経験値にすることができます。その経験値を共有することで、組織のノウハウに育て上げることができるようになります」(千葉氏)。

『SynViz S2』の展開 3つのフェーズ

フォーサイト様インタビュー千葉様
千葉氏

フォーサイト様では、3フェーズで『SynViz S2』の展開を構想している。

第1フェーズは導入後の1年間。この1年は「スケジュール管理」を浸透し、社員に『SynViz S2』を慣れさせる期間である。

第2フェーズとなる2年目は「リスケジュール」を可能とする期間とする。組み上げたスケジュールはすべてがそのまま遂行できるわけではない。予定外の事故等により、リセットが必要になることがある。講師の原稿が遅れた、社員やその家族がけがをした、インフルエンザが流行った、設備に異常が発生した……。このような際にも柔軟にリスケジュールできる機能と体制を整備していく。

第3フェーズは『SynViz S2』に蓄積されている実績情報を評価に流用する。さらには目標管理に応用する。

フォーサイト様インタビュー山田様

--「他社のプロジェクト管理ツールでは難しい面もあります。目標管理や評価システムに連携できず、データの重複入力が必要になることがありますが、『SynViz S2』は他システムと連携できるAPIが用意されています」と山田氏は語る。

2018年4月には累計の受講者数が20万人を突破するなど、フォーサイト様の躍進には目覚ましいものがある。資格試験対策に加えて大学受験対策講座を新設し、この新規事業に大きな手応えを得ている。さらに同社では将来的な展望として、高校・中学受験講座および幼児向け講座の開講を目指すと共に、アジア・アメリカでの海外事業展開を視野に入れている。

--「この事業の拡大に『SynViz S2』は極めて重要な位置付けを占めています。作業量は増え、スタッフのレベルの向上も求められます。これを支援するのが『SynViz S2』です」と、山田氏は訴えた。

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お客さまプロフィール

株式会社フォーサイト様ロゴ

概要
社名 株式会社フォーサイト
設立 1993年4月21日
本社 〒113-0033 東京都文京区本郷6-17-9 本郷綱ビル1階
資本金 7,267万円(資本準備金 2,767万円)2018年6月現在
従業員数 275名(パート・アルバイトを含む)2018年6月現在
事業内容 通信教育事業。開講講座は行政書士、社会保険労務士、宅建(宅地建物取引士)、FP(ファイナンシャルプランナー)、簿記、マンション管理士・管理業務主任者、カラーコーディネート、色彩検定、ITパスポート、通関士、旅行業務取扱管理者、診療報酬請求事務能力認定、中小企業診断士、大学受験等。

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